Kennisbank

Vem äger kontrollen över en hållbarhetsdatapunkt

Bakom varje siffra i en hållbarhetsrapport finns en kontroll: en regel som avgör om en datapunkt är korrekt innan den går vidare. Någon måste förvalta den regeln. Någon måste kontrollera om källan fortfarande stämmer, om definitionen fortfarande gäller, om utfallet fortfarande är logiskt. Frågan "vem äger kontrollen" låter teknisk, men är i praktiken den fråga som oftast förblir obesvarad.

Vad en kontroll egentligen är

En kontroll är ingen rapporteringsrad och ingen bock i en checklista. Det är den överenskommelse som fastställer: denna datapunkt kommer från den källan, beräknas på det sättet, och kontrolleras av den personen eller det systemet innan den betraktas som tillförlitlig. Utan den överenskommelsen är en siffra ett resultat av en process som ingen kan rekonstruera.

I praktiken uppstår kontroller ofta av en slump. Någon inom finans lägger in en formel i ett kalkylblad, någon inom hållbarhet fyller i ett värde, och efter några rapporteringscykler vet ingen längre varför kontrollen sitter just där, eller vem som fortfarande justerar den om källan förändras. Kontrollen finns, men ägarskapet över den har försvunnit på vägen.

Varför ägarskap av kontrollen inte uppstår av sig själv

För finansiella siffror är ägaren av en kontroll oftast tydlig: en controller, en processägare inom finans, ett fastställt ansvar. För hållbarhetsdata är det sällan lika ordnat. Data kommer från flera håll — energiförbrukning från fastighetsförvaltning, personaldata från HR, kedjeinformation från inköp — och varje del har sina egna rutiner kring kontroll, eller inga rutiner alls.

Det leder till en skev fördelning: några datapunkter är hårt kontrollerade eftersom de även är viktiga för andra syften, och en stor del av resten hanteras utan fast kontroll. Rapporten visar dem alla med samma skenbara säkerhet, medan den underliggande kontrollen varierar starkt. I en koncern med flera enheter blir denna skillnad större: vem äger processen bakom i en koncern med flera enheter är en annan fråga än vem som äger kontrollen på koncernnivå, och båda svaren kan strida mot varandra utan att någon märker det.

Vad som händer om ingen äger kontrollen

Om ingen äger kontrollen ersätts kontrollen av vana. Siffran tas över som förra året, formeln kopieras, källan antas vara korrekt eftersom den var korrekt förra året också. Det fungerar tills källan förändras — ett nytt system, en annan leverantör, en ändrad måttenhet — och ingen märker det eftersom ingen hade ansvaret att märka det.

Konsekvenserna syns inte alltid i rapporten själv. Rapporten fortsätter att se prydlig ut. Problemet ligger i vad som händer vid en förfrågan: en revisor, en tillsynsmyndighet eller en internrevisor frågar om en siffras ursprung, och det finns inget svar som går längre än "det står så i systemet". Det är i det ögonblicket som avsaknaden av ägarskap blir synlig, oftast för sent för att göra något åt det för den rapporteringsperioden. Vad man ska göra i det läget är en annan fråga — vad ni gör om ingen är ägare går vidare in på det — men kärnan är att problemet redan uppstod tidigare, vid utformningen av kontrollen.

Att tilldela kontrollen är ingen formalitet

Att tilldela en kontroll till en ägare innebär inte att fylla i ett namn i ett kalkylblad. Det innebär att någon har befogenheten och kunskapen att bedöma om en datapunkt är korrekt, vad som ska göras om den inte är korrekt, och vem som ska informeras om källan förändras. I koncerner med flera enheter tillkommer ytterligare ett lager: samma kontroll kan vara utformad annorlunda på enhetsnivå än på koncernnivå, och vem som äger kontrollen i en koncern med flera enheter är då inte ett svar utan en fördelning som kan skilja sig åt per datapunkt.

Fördelningen mellan finans och hållbarhet spelar också en roll här. Finans har ofta disciplinen kring kontroller, hållbarhet har ofta kunskapen om källan. Båda behövs, och ingen av avdelningarna kan bära kontrollen ensam. Hur den fördelningen fungerar i praktiken beror på hur en organisation fördelar ägarskap mellan finans och hållbarhet — ett val som inte kommer från en mall, utan från hur data faktiskt rör sig genom organisationen.

Vad detta leder till

Frågan om vem som äger kontrollen kan i slutänden inte skiljas från frågan om vilken kontroll en datapunkt egentligen behöver. Vissa datapunkter kräver litet — en fast källa, en enkel beräkningsregel. Andra kräver mycket — uppskattningar, antaganden, känsliga beräkningar som ger en annan bild vid en liten ändring. En organisation som inte gör den distinktionen ägnar lika mycket eller för lite uppmärksamhet åt allt, och det är sällan rätt fördelning.

Att kartlägga detta — vilken kontroll som hör till vilken datapunkt, och vem som tar ansvar för den — är arbete som föregår varje rapportering och varje diskussion om automatisering. Först när det är klart vem som äger vilken kontroll och vilken del av den kontrollen är rutinmässig, blir det synligt vilken del av det arbetet som kan tas över av AI och vilken del som fortfarande kräver bedömning av någon som känner källan och sammanhanget. [Arbetsskanningen från FTE TO AI](/) räknar ut det per uppgift, utifrån arbetet som det faktiskt utförs idag, inte utifrån hur ett rapporteringssystem skulle vilja se det.