Kennisbank

Výběr nástroje bez lítosti začíná u pořadí kroků

Otázka, která se pokládá příliš brzy

Kdo chce vybrat nástroj, položí si obvykle nejprve nesprávnou otázku. Ne „který nástroj se k nám hodí“, ale „co ten nástroj vlastně musí umět, vzhledem k tomu, jak nyní probíhají naše data“. Ta druhá odpověď často ještě neexistuje ve chvíli, kdy se pokládá první otázka. Existuje tehdy seznam dodavatelů, pár demoverzí, možná poradenská zpráva o lídrech trhu. Neexistuje odpověď na otázku, který datový bod pochází z kterého systému, kdo za něj odpovídá a jaká pravidla kvality by na něj měla platit.

Pořadí, které předchází lítosti, se snadno formuluje a těžko dodržuje, protože tlak na nákup bývá obvykle větší než klid potřebný k tomu, aby se nejprve provedla inventarizace. Nejprve rejstřík datových bodů, návaznost (lineage) od zdroje k výkaznictví, vlastnictví jednotlivých datových bodů. Teprve pak nástroj, a to jako odpověď na požadavky, které z toho rejstříku vyplývají. Jaké funkční požadavky vyplývají z vašeho vlastního procesu tak není otázka, na kterou za vás odpoví dodavatel, ale otázka, na kterou už musíte mít odpověď dříve, než s dodavatelem promluvíte.

Co stojí obrácené pořadí

Nástroj, který se koupí dříve, než je proces nastaven, se konfiguruje na základě předpokladů. Implementační tým dodavatele se dotazuje na datové toky, které nikdo nedokáže přesně rekonstruovat, a odpověď se pak vyplní na základě toho, co je pravděpodobně správné. Tyto předpoklady nezmizí, stanou se součástí nastavení. Výsledkem je nástroj, který funguje v tom smyslu, že produkuje výkazy, ale tyto výkazy stojí na stejných nedořešených otázkách jako dříve — jen jsou nyní skryté za rozhraním, které vzbuzuje důvěru.

Náklady tohoto obráceného pořadí nejsou jen licenční poplatek. Je to čas, který zabere zjištění po roce, že klíčové číslo bylo sestaveno nesprávně, a jeho dohledání v systému, který nebyl navržen tak, aby toto dohledávání usnadnil. Kolik stojí nástroj nad neuspořádaným procesem závisí na tom, kolik datových bodů existuje, kolik systémů je do toho zapojeno a jak dlouho to zůstane nepovšimnuto — ale nákladová položka je reálná, i když se projeví až pozdě.

Proč to není otázka preference

Je lákavé vidět toto pořadí jako otázku přístupu, kdy jedna organizace raději nejprve vyzkouší nástroj a druhá raději nejprve vše zmapuje. Tak to ale není. Nástroj může funkční požadavky dobře naplnit pouze tehdy, pokud tyto požadavky existují dříve, než je nástroj vybrán. Bez rejstříku datových bodů neexistují požadavky, jen přání — rychlejší, přehlednější, méně Excelu. Přání nejsou výběrová kritéria, jsou to nálady. Dodavatel, který splní nálady, splní něco jiného, než co organizace potřebuje o šest měsíců později.

Nejprve koupit nástroj, nebo nejprve nastavit proces proto není otázka se dvěma rovnocennými odpověďmi. Je to otázka s pořadím, které je určeno povahou problému: data, která nebyla zmapována, nelze zadat jako požadavek pro balíček. To platí pro každou organizaci, bez ohledu na obor či velikost, ačkoli rozsah dohledávací práce se liší. U organizace, kde se data o udržitelnosti ve stavebnictví nacházejí rozptýlená mezi projektovými administrativami, subdodavateli a jednotlivými tabulkami, je tato dohledávací práce rozsáhlejší než u organizace s několika centrálními systémy. Pořadí se však nemění: nejprve zjistit, kde data jsou a kdo za ně odpovídá, teprve pak nástroj, který na to navazuje.

Lítost je většinou odklad, ne špatná volba

Lítost po nákupu nástroje bývá často popisována jako špatná volba mezi dodavateli. Většinou je to něco jiného: je to lítost organizace, která problém přesunula, místo aby ho vyřešila. Nástroj funguje přesně tak, jak byl zakoupen, a to je právě ten problém — funguje na základě nastavení, které nikdy nebylo ověřeno vůči skutečným datovým tokům. Jak vybrat nástroj bez lítosti pak nezávisí na delším seznamu kandidátů nebo rozsáhlejším demonstračním procesu, ale na odpovědi na otázku, která nákupu předchází: existuje rejstřík datových bodů, návaznosti a vlastnictví, vůči kterému lze nástroj ověřit? Bez tohoto rejstříku je každá volba sázkou v hezkém kabátku.

Most k práci samotné

Výběr nástroje na základě dobře nastaveného procesu je jeden krok. Druhým krokem je vědět, kterou část práce v rámci toho musí i nadále zajišťovat lidé a kterou lze převést na automatizaci, aniž by tím utrpěla spolehlivost čísel. Tato otázka leží mimo rámec rejstříku datových bodů, ale logicky z něj vyplývá: teprve jasně definované úkoly — sběr dat, validace, dohledání ke zdroji, výkaznictví — umožňují u každého úkolu určit, jakou část z něj lze přenechat AI. Werkscan nástroje FTE TO AI to vypočítá pro každý úkol jako další krok poté, co jsou data a proces v pořádku.