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Ein Tool wählen ohne Reue beginnt bei der Reihenfolge

Die Frage, die zu früh gestellt wird

Wer ein Tool wählen möchte, stellt meistens zuerst die falsche Frage. Nicht „welches Tool passt zu uns“, sondern „was muss dieses Tool eigentlich können, angesichts wie unsere Daten derzeit laufen“. Diese zweite Antwort gibt es oft noch nicht in dem Moment, in dem die erste Frage gestellt wird. Es gibt dann eine Liste mit Anbietern, ein paar Demos, vielleicht einen Beratungsbericht über Marktführer. Es gibt keine Antwort auf die Frage, welcher Datenpunkt aus welchem System stammt, wer dafür verantwortlich ist, und welche Qualitätsregeln darauf angewendet werden sollten.

Die Reihenfolge, die Reue verhindert, lässt sich einfach formulieren und ist schwer zu befolgen, weil der Druck, etwas zu kaufen, meist größer ist als die Ruhe, erst zu inventarisieren. Zuerst das Datenpunktregister, die Lineage von Quelle bis Berichterstattung, das Eigentum je Datenpunkt. Dann erst das Tool, und dann als Antwort auf Anforderungen, die aus diesem Register folgen. Welche funktionalen Anforderungen aus Ihrem eigenen Prozess folgen ist damit keine Frage, die ein Anbieter für Sie beantwortet, sondern eine Frage, die Sie bereits beantwortet haben müssen, bevor Sie mit einem Anbieter sprechen.

Was die umgekehrte Reihenfolge kostet

Ein Tool, das gekauft wird, bevor der Prozess steht, wird auf Basis von Annahmen konfiguriert. Das Implementierungsteam des Anbieters fragt nach Datenströmen, die niemand genau rekonstruieren kann, und die Antwort wird dann anhand dessen ausgefüllt, was wahrscheinlich stimmt. Diese Annahmen verschwinden nicht, sie werden Teil der Einrichtung. Das Ergebnis ist ein Tool, das funktioniert, in dem Sinne, dass es Berichte erstellt, aber diese Berichte stützen sich auf dieselben losen Enden wie zuvor — jetzt nur versteckt hinter einer Oberfläche, die Vertrauen erweckt.

Die Kosten dieser umgekehrten Reihenfolge sind nicht nur die Lizenz. Es ist die Zeit, die es kostet, nach einem Jahr herauszufinden, dass eine Kernzahl falsch aufgebaut ist, und das in einem System herauszufinden, das nicht dafür gebaut ist, diese Aufklärungsarbeit zu erleichtern. Was ein Tool über einen unorganisierten Prozess hinaus kostet hängt davon ab, wie viele Datenpunkte es gibt, wie viele Systeme daran beteiligt sind und wie lange es unbemerkt bleibt — aber der Kostenposten ist real, auch wenn er erst spät sichtbar wird.

Warum dies keine Frage der Vorliebe ist

Es ist verlockend, die Reihenfolge als eine Frage der Herangehensweise zu betrachten, wobei die eine Organisation lieber zuerst ein Tool testet und die andere lieber zuerst untersucht. Das ist es nicht. Ein Tool kann funktionale Anforderungen nur gut erfüllen, wenn diese Anforderungen bestehen, bevor das Tool gewählt wird. Ohne Datenpunktregister gibt es keine Anforderungen, nur Wünsche — schneller, übersichtlicher, weniger Excel. Wünsche sind keine Auswahlkriterien, sie sind Stimmungsbilder. Ein Anbieter, der Stimmungsbildern entspricht, entspricht etwas anderem als dem, was die Organisation sechs Monate später braucht.

Erst ein Tool kaufen oder erst den Prozess einrichten ist daher keine Frage mit zwei gleichwertigen Antworten. Es ist eine Frage mit einer Reihenfolge, die durch die Natur des Problems bestimmt wird: Daten, die nicht erfasst worden sind, können nicht als Anforderung an ein Paket mitgegeben werden. Das gilt für jede Organisation, unabhängig von Branche oder Größe, wenngleich der Umfang der Untersuchungsarbeit sich unterscheidet. Bei einer Organisation, wo die Nachhaltigkeitsdaten im Bauwesen verteilt liegen über Projektverwaltungen, Subunternehmer und einzelne Tabellenblätter, ist diese Untersuchungsarbeit größer als bei einer Organisation mit ein paar zentralen Systemen. Aber die Reihenfolge ändert sich nicht: zuerst sehen, wo die Daten liegen und wer dafür zuständig ist, dann erst ein Tool, das daran anschließt.

Reue ist meistens Aufschub, keine falsche Entscheidung

Reue nach einem Tool-Kauf wird oft als eine falsche Entscheidung zwischen Anbietern beschrieben. Meistens ist es etwas anderes: es ist die Reue einer Organisation, die ein Problem verschoben statt gelöst hat. Das Tool funktioniert genau so, wie es gekauft wurde, und das ist das Problem — es funktioniert auf Basis einer Einrichtung, die nie an den tatsächlichen Datenströmen geprüft wurde. Wie Sie ein Tool ohne Reue wählen hängt dann nicht von einer längeren Shortlist oder einem umfangreicheren Demoprozess ab, sondern von der Antwort auf eine Frage, die dem Kauf vorausgeht: Gibt es ein Register von Datenpunkten, Lineage und Eigentum, an dem das Tool geprüft werden kann. Ohne dieses Register ist jede Entscheidung eine Wette mit einem schicken Anstrich.

Die Brücke zur eigentlichen Arbeit

Ein Tool auf Grundlage eines gut eingerichteten Prozesses zu wählen, ist ein Schritt. Der andere Schritt ist zu wissen, welcher Teil der Arbeit dabei von Menschen erledigt werden muss und welcher Teil von Automatisierung übernommen werden kann, ohne dass die Verlässlichkeit der Zahlen darunter leidet. Diese Frage liegt außerhalb des Umfangs eines Datenpunktregisters, folgt aber logisch daraus: Erst wenn klar ist, welche Aufgaben es gibt — Daten sammeln, validieren, auf die Quelle zurückführen, berichten — kann je Aufgabe bestimmt werden, welcher Teil davon der KI überlassen werden kann. Der Werkscan von FTE TO AI rechnet das je Aufgabe aus, als nächsten Schritt, nachdem die Daten und der Prozess in Ordnung sind.