Kennisbank

Изборът на инструмент без разкаяние започва с реда

Въпросът, който се задава твърде рано

Кой иска да избере инструмент, обикновено задава първо грешния въпрос. Не "кой инструмент ни подхожда", а "какво трябва всъщност да може този инструмент, предвид как в момента протичат нашите данни". Този втори отговор често още не съществува в момента, когато се задава първият въпрос. Тогава има списък с доставчици, няколко демонстрации, може би консултантски доклад за пазарните лидери. Няма отговор на въпроса кой елемент от данните идва от коя система, кой носи отговорност за него и какви правила за качество би трябвало да се прилагат към него.

Редът, който предотвратява разкаянието, е лесен за формулиране и труден за спазване, защото натискът да се купи нещо обикновено е по-голям от спокойствието да се направи първо инвентаризация. Първо регистърът на елементите от данни, проследяването (lineage) от източника до отчета, собствеността за всеки елемент от данните. Чак после инструментът, и то като отговор на изисквания, произтичащи от този регистър. Какви функционални изисквания произтичат от вашия собствен процес не е въпрос, на който доставчик отговаря за вас, а въпрос, на който вие вече трябва да имате отговор, преди да разговаряте с доставчик.

Какво струва обратният ред

Инструмент, който се купува преди процесът да е установен, се конфигурира въз основа на предположения. Екипът по внедряване на доставчика пита за потоци от данни, които никой не може точно да реконструира, и отговорът се попълва въз основа на онова, което вероятно е вярно. Тези предположения не изчезват, те стават част от конфигурацията. Резултатът е инструмент, който работи, в смисъл че произвежда отчети, но тези отчети се крепят на същите разхлабени връзки както преди — само че сега скрити зад интерфейс, който вдъхва доверие.

Разходите от този обратен ред не са само лицензът. Това е времето, което отнема, докато след една година се открие, че основен показател е бил изчислен неправилно, и да се разследва това в система, която не е построена да облекчава такова разследване. Какво струва инструмент над неорганизиран процес зависи от броя на елементите от данни, колко системи са замесени и колко дълго остава незабелязано — но разходната позиция е реална, дори когато се проявява едва по-късно.

Защо това не е въпрос на предпочитание

Лесно е редът да се възприеме като въпрос на подход, при който една организация предпочита първо да изпробва инструмент, а друга предпочита първо да проучи. Не е така. Инструментът може да изпълни добре функционалните изисквания само ако тези изисквания съществуват преди да бъде избран инструментът. Без регистър на елементите от данни няма изисквания, само желания — по-бързо, по-прегледно, по-малко Excel. Желанията не са критерии за избор, те са настроения. Доставчик, който отговаря на настроения, отговаря на нещо различно от онова, от което организацията ще има нужда шест месеца по-късно.

Първо да купите инструмент или първо да изградите процеса следователно не е въпрос с два равностойни отговора. Това е въпрос с ред, определен от природата на самия проблем: данни, които не са картографирани, не могат да се дадат като изискване на пакет. Това важи за всяка организация, независимо от сектор или размер, макар обемът на проучвателната работа да се различава. При организация, където данните за устойчивост в строителството са разпръснати по проектни администрации, подизпълнители и отделни таблици, тази проучвателна работа е по-голяма, отколкото при организация с няколко централни системи. Но редът не се променя: първо да се види къде се намират данните и кой отговаря за тях, чак после инструмент, който се съобразява с това.

Разкаянието обикновено е отлагане, не грешен избор

Разкаянието след покупка на инструмент често се описва като грешен избор между доставчици. Обикновено е нещо друго: това е разкаянието на организация, която е преместила проблем, вместо да го реши. Инструментът работи точно както е закупен, и точно това е проблемът — той работи въз основа на конфигурация, която никога не е била проверена спрямо действителните потоци от данни. Как да изберете инструмент без разкаяние тогава не зависи от по-дълъг шортлист или по-обширен процес на демонстрации, а от отговора на въпрос, който предхожда покупката: съществува ли регистър на елементите от данни, проследяване и собственост, спрямо които инструментът може да бъде проверен. Без такъв регистър всеки избор е залагане с прилично облекло.

Мостът към самата работа

Изборът на инструмент въз основа на добре изграден процес е една стъпка. Другата стъпка е да се знае коя част от работата в рамките на този процес трябва да продължи да се извършва от хора и коя част може да бъде поета от автоматизация, без надеждността на цифрите да пострада от това. Този въпрос е извън обхвата на регистър на елементите от данни, но логично следва от него: чак когато е ясно какви задачи съществуват — събиране на данни, валидиране, проследяване до източника, отчитане — може за всяка задача да се определи каква част от нея може да се остави на изкуствен интелект. Работният анализ (werkscan) на FTE TO AI изчислява това за всяка задача, като следваща стъпка след като данните и процесът са в ред.