Kennisbank

At vælge et værktøj uden fortrydelse begynder med rækkefølgen

Spørgsmålet der stilles for tidligt

Den, der vil vælge et værktøj, stiller som regel først det forkerte spørgsmål. Ikke "hvilket værktøj passer til os", men "hvad skal det værktøj egentlig kunne, givet hvordan vores data forløber nu". Det andet svar findes ofte endnu ikke i det øjeblik det første spørgsmål stilles. Der er da en liste med leverandører, et par demoer, måske en rapport om markedsledere. Der er intet svar på spørgsmålet om hvilket datapunkt der kommer fra hvilket system, hvem der er ansvarlig for det, og hvilke kvalitetsregler der bør gælde for det.

Rækkefølgen der forebygger fortrydelse er let at formulere og svær at følge, fordi presset for at købe noget som regel er større end roen til først at kortlægge. Først datapunktregistret, sporingen fra kilde til rapportering, ejerskabet pr. datapunkt. Derefter først værktøjet, og da som svar på krav der følger af det register. Hvilke funktionelle krav følger af jeres eget proces er dermed ikke et spørgsmål en leverandør besvarer for jer, men et spørgsmål I allerede skal have besvaret, før I taler med en leverandør.

Hvad den omvendte rækkefølge koster

Et værktøj der købes før processen står klar, bliver konfigureret på antagelser. Leverandørens implementeringsteam spørger til datastrømme som ingen kan rekonstruere præcist, og svaret bliver da udfyldt baseret på hvad der sandsynligvis stemmer. Disse antagelser forsvinder ikke, de bliver en del af opsætningen. Resultatet er et værktøj der virker, i den forstand at det producerer rapporter, men de rapporter bygger på de samme løse ender som tidligere — nu bare gemt bag en grænseflade der skaber tillid.

Omkostningerne ved denne omvendte rækkefølge er ikke kun licensen. Det er den tid det tager at opdage et år senere, at et kernetal er opbygget forkert, og at finde det ud i et system der ikke er bygget til at gøre den opklaringsopgave lettere. Hvad et værktøj oven på en uorganiseret proces koster afhænger af hvor mange datapunkter der er, hvor mange systemer der er involveret, og hvor lang tid det forbliver ubemærket — men omkostningen er reel, også selvom den først bliver synlig sent.

Hvorfor dette ikke er et spørgsmål om præference

Det er nemt at se rækkefølgen som et spørgsmål om fremgangsmåde, hvor én organisation foretrækker først at teste et værktøj, og en anden foretrækker først at undersøge. Det er det ikke. Et værktøj kan kun udfylde funktionelle krav godt, hvis disse krav findes, før værktøjet vælges. Uden datapunktregister er der ingen krav, kun ønsker — hurtigere, mere overskueligt, mindre Excel. Ønsker er ikke udvælgelseskriterier, de er stemningsbilleder. En leverandør der opfylder stemningsbilleder, opfylder noget andet end det organisationen har brug for seks måneder senere.

Først et værktøj købe eller først processen indrette er derfor ikke et spørgsmål med to ligeværdige svar. Det er et spørgsmål med en rækkefølge der bestemmes af problemets natur: data der ikke er kortlagt, kan ikke gives som krav til en pakke. Det gælder for enhver organisation, uafhængigt af branche eller størrelse, selvom omfanget af udredningsarbejdet varierer. Hos en organisation hvor bæredygtighedsdataene i byggeriet ligger spredt over projektadministrationer, underleverandører og løse regneark, er det udredningsarbejde større end hos en organisation med et par centrale systemer. Men rækkefølgen ændrer sig ikke: først se hvor dataene er og hvem der har ansvaret, derefter først et værktøj der passer til det.

Fortrydelse er som regel udskydelse, ikke et forkert valg

Fortrydelse efter et værktøjskøb beskrives ofte som et forkert valg mellem leverandører. Som regel er det noget andet: det er fortrydelsen hos en organisation der har flyttet et problem i stedet for at løse det. Værktøjet virker præcis som købt, og det er problemet — det fungerer på basis af en opsætning der aldrig er blevet holdt op mod de faktiske datastrømme. Hvordan I vælger et værktøj uden fortrydelse afhænger da ikke af en længere shortliste eller et mere omfattende demoforløb, men af svaret på et spørgsmål der ligger forud for købet: findes der et register over datapunkter, sporing og ejerskab som værktøjet kan holdes op mod. Uden det register er hvert valg et gæt i pænt tøj.

Broen til selve arbejdet

At vælge et værktøj baseret på en velindrettet proces er ét trin. Det andet trin er at vide hvilken del af arbejdet derinden fortsat skal udføres af mennesker, og hvilken del der kan overtages af automatisering, uden at tallenes troværdighed lider under det. Dette spørgsmål ligger uden for et datapunktregisters omfang, men følger dog logisk af det: først når det er klart hvilke opgaver der findes — data indsamle, validere, spore tilbage til kilden, rapportere — kan det for hver opgave afgøres hvilken del af den der kan overlades til AI. Arbejdsscanningen fra FTE TO AI beregner dette pr. opgave, som næste trin efter at data og proces er i orden.