Kennisbank

Wybór narzędzia bez żalu zaczyna się od kolejności

Pytanie, które zadaje się za wcześnie

Kto chce wybrać narzędzie, zazwyczaj najpierw stawia niewłaściwe pytanie. Nie „które narzędzie nam odpowiada”, lecz „co to narzędzie właściwie musi umieć, biorąc pod uwagę to, jak obecnie przebiegają nasze dane”. Ta druga odpowiedź często jeszcze nie istnieje w momencie, gdy zadaje się pierwsze pytanie. Jest wtedy lista dostawców, kilka demo, może raport doradczy o liderach rynku. Nie ma odpowiedzi na pytanie, który punkt danych pochodzi z którego systemu, kto za niego odpowiada i jakie reguły jakości powinny do niego mieć zastosowanie.

Kolejność, która zapobiega żalowi, jest łatwa do sformułowania i trudna do zachowania, ponieważ presja zakupu jest zwykle większa niż spokój potrzebny do wcześniejszej inwentaryzacji. Najpierw rejestr punktów danych, ścieżka od źródła do raportowania (lineage), właścicielstwo dla każdego punktu danych. Dopiero potem narzędzie, i to jako odpowiedź na wymagania wynikające z tego rejestru. Jakie wymagania funkcjonalne wynikają z waszego własnego procesu nie jest więc pytaniem, na które odpowiada dostawca, lecz pytaniem, na które musicie już mieć odpowiedź, zanim rozmawiacie z dostawcą.

Co kosztuje odwrotna kolejność

Narzędzie zakupione przed uporządkowaniem procesu jest konfigurowane na podstawie założeń. Zespół wdrożeniowy dostawcy pyta o przepływy danych, których nikt nie jest w stanie precyzyjnie odtworzyć, a odpowiedź zostaje wtedy uzupełniona na podstawie tego, co prawdopodobnie jest zgodne z prawdą. Te założenia nie znikają, stają się częścią konfiguracji. Wynikiem jest narzędzie, które działa w tym sensie, że generuje raporty, ale te raporty opierają się na tych samych luźnych końcach co wcześniej — tylko teraz skrytych za interfejsem, który wzbudza zaufanie.

Koszty tej odwrotnej kolejności to nie tylko licencja. To czas, który zajmuje odkrycie po roku, że kluczowy wskaźnik został błędnie zbudowany, i wyjaśnienie tego w systemie, który nie został zbudowany, aby ułatwić takie wyjaśnianie. Co kosztuje narzędzie przewyższające niezorganizowany proces zależy od tego, ile jest punktów danych, ile systemów jest w to zaangażowanych i jak długo pozostaje to niezauważone — ale ta pozycja kosztowa jest realna, nawet jeśli staje się widoczna dopiero późno.

Dlaczego to nie jest kwestia preferencji

Kuszące jest postrzeganie tej kolejności jako kwestii podejścia, w którym jedna organizacja woli najpierw przetestować narzędzie, a druga najpierw wolałaby wszystko wyjaśnić. To nie jest tak. Narzędzie może dobrze wypełnić wymagania funkcjonalne tylko wtedy, gdy te wymagania istnieją przed wyborem narzędzia. Bez rejestru punktów danych nie ma wymagań, są tylko życzenia — szybciej, przejrzyściej, mniej Excela. Życzenia nie są kryteriami wyboru, są obrazami nastroju. Dostawca, który spełnia obrazy nastroju, spełnia coś innego niż to, czego organizacja potrzebuje sześć miesięcy później.

Najpierw kupić narzędzie, czy najpierw uporządkować proces nie jest więc pytaniem z dwiema równoważnymi odpowiedziami. To pytanie, w którym kolejność jest wyznaczona przez naturę problemu: dane, które nie zostały zmapowane, nie mogą zostać przekazane pakietowi jako wymaganie. Dotyczy to każdej organizacji, niezależnie od sektora czy wielkości, choć rozmiar pracy wyjaśniającej się różni. W organizacji, w której dane o zrównoważonym rozwoju w budownictwie są rozproszone po administracji projektowej, podwykonawcach i luźnych arkuszach kalkulacyjnych, ta praca wyjaśniająca jest większa niż w organizacji z kilkoma centralnymi systemami. Ale kolejność się nie zmienia: najpierw sprawdzić, gdzie znajdują się dane i kto za nie odpowiada, dopiero potem narzędzie, które do tego pasuje.

Żal to zwykle zwłoka, nie błędny wybór

Żal po zakupie narzędzia jest często opisywany jako błędny wybór między dostawcami. Zazwyczaj jest to coś innego: to żal organizacji, która przeniosła problem, zamiast go rozwiązać. Narzędzie działa dokładnie tak, jak zostało kupione, i to jest właśnie problem — działa na podstawie konfiguracji, która nigdy nie została zweryfikowana z rzeczywistymi przepływami danych. Jak wybrać narzędzie bez żalu nie zależy więc od dłuższej krótkiej listy czy bardziej rozbudowanego procesu demo, lecz od odpowiedzi na pytanie, które poprzedza zakup: czy istnieje rejestr punktów danych, lineage i właścicielstwa, względem którego można zweryfikować narzędzie. Bez tego rejestru każdy wybór jest zgadywanką w ładnym opakowaniu.

Most do samej pracy

Wybór narzędzia na podstawie dobrze uporządkowanego procesu to jeden krok. Drugim krokiem jest wiedza, jaka część pracy w jego ramach musi pozostać wykonywana przez ludzi, a jaka część może zostać przejęta przez automatyzację, bez szkody dla wiarygodności liczb. To pytanie wykracza poza zakres rejestru punktów danych, ale wynika z niego logicznie: tylko gdy jasne jest, jakie są zadania — zbieranie danych, walidacja, odtwarzanie do źródła, raportowanie — można dla każdego zadania określić, jaką jego część można powierzyć AI. Skan pracy (werkscan) FTE TO AI wylicza to dla każdego zadania, jako następny krok po tym, jak dane i proces są uporządkowane.