Kennisbank

Izbira orodja brez obžalovanja se začne pri vrstnem redu

Vprašanje, ki je postavljeno prezgodaj

Kdor želi izbrati orodje, si običajno najprej postavi napačno vprašanje. Ne "katero orodje ustreza nam", temveč "kaj mora to orodje pravzaprav znati, glede na to, kako trenutno potekajo naši podatki". Ta drugi odgovor pogosto še ne obstaja v trenutku, ko se postavi prvo vprašanje. Takrat obstaja seznam ponudnikov, nekaj predstavitev, morda svetovalno poročilo o vodilnih na trgu. Ne obstaja pa odgovor na vprašanje, katera podatkovna točka prihaja iz katerega sistema, kdo je zanjo odgovoren in katera pravila kakovosti bi zanjo morala veljati.

Vrstni red, ki preprečuje obžalovanje, je enostavno formulirati in težko slediti, ker je pritisk, da se nekaj kupi, običajno večji kot mirnost, da se najprej opravi popis. Najprej register podatkovnih točk, sledljivost od vira do poročanja, lastništvo posamezne podatkovne točke. Šele nato orodje, in takrat kot odgovor na zahteve, ki izhajajo iz tega registra. Katere funkcionalne zahteve izhajajo iz vašega lastnega procesa tako ni vprašanje, na katero za vas odgovori ponudnik, temveč vprašanje, na katerega morate imeti odgovor že preden se pogovarjate s ponudnikom.

Kaj stane obraten vrstni red

Orodje, ki je kupljeno preden je proces vzpostavljen, se konfigurira na podlagi predpostavk. Implementacijska ekipa ponudnika sprašuje o pretokih podatkov, ki jih nihče ne more natančno rekonstruirati, in odgovor se potem vnese na podlagi tega, kar je verjetno pravilno. Te predpostavke ne izginejo, temveč postanejo del ureditve. Rezultat je orodje, ki deluje, v smislu, da ustvarja poročila, vendar ta poročila temeljijo na istih ohlapnih koncih kot prej — le da so zdaj skrita za vmesnikom, ki vzbuja zaupanje.

Stroški tega obratnega vrstnega reda niso samo licenca. Gre za čas, ki je potreben, da se čez leto dni ugotovi, da je ključni podatek napačno sestavljen, in da se to razišče v sistemu, ki ni zgrajen za to, da bi to raziskovanje olajšal. Kaj stane orodje nad neurejenim procesom je odvisno od tega, koliko podatkovnih točk obstaja, koliko sistemov je vpletenih in kako dolgo ostane neopaženo — a strošek je resničen, tudi če se pokaže šele pozno.

Zakaj to ni vprašanje priljubljenosti

Mamljivo je vrstni red obravnavati kot vprašanje pristopa, pri čemer ena organizacija raje najprej preizkusi orodje, druga pa raje najprej razišče stanje. To ni res. Orodje lahko funkcionalne zahteve dobro izpolni le, če te zahteve obstajajo, preden je orodje izbrano. Brez registra podatkovnih točk ni zahtev, temveč le želje — hitreje, preglednejše, manj Excela. Želje niso merila za izbiro, so razpoloženjske slike. Ponudnik, ki ustreza razpoloženjskim slikam, ustreza nečemu drugemu kot temu, kar organizacija potrebuje šest mesecev pozneje.

Najprej kupiti orodje ali najprej urediti proces zato ni vprašanje z dvema enakovrednima odgovoroma. Je vprašanje z vrstnim redom, ki ga določa narava problema: podatki, ki niso pregledani, ne morejo biti podani kot zahteva paketu. To velja za vsako organizacijo, ne glede na panogo ali velikost, čeprav se obseg raziskovalnega dela razlikuje. Pri organizaciji, kjer so podatki o trajnosti v gradbeništvu razpršeni po projektnih administracijah, podizvajalcih in posamičnih preglednicah, je to raziskovalno delo večje kot pri organizaciji z nekaj osrednjimi sistemi. Vendar se vrstni red ne spremeni: najprej ugotoviti, kje so podatki in kdo je zanje pristojen, šele nato orodje, ki se na to naveže.

Obžalovanje je običajno odlašanje, ne napačna izbira

Obžalovanje po nakupu orodja je pogosto opisano kot napačna izbira med ponudniki. Običajno gre za nekaj drugega: gre za obžalovanje organizacije, ki je problem premaknila, namesto da bi ga rešila. Orodje deluje natančno tako, kot je bilo kupljeno, in prav to je problem — deluje na podlagi ureditve, ki ni bila nikoli preverjena s dejanskimi pretoki podatkov. Kako izberete orodje brez obžalovanja potem ni odvisno od daljšega ožjega seznama ali obsežnejšega postopka predstavitev, temveč od odgovora na vprašanje, ki je pred nakupom: ali obstaja register podatkovnih točk, sledljivosti in lastništva, glede na katerega je mogoče preveriti orodje. Brez tega registra je vsaka izbira uganjevanje v lepi ovojnini.

Prehod k samemu delu

Izbira orodja na podlagi dobro urejenega procesa je en korak. Drugi korak je vedeti, kateri del dela znotraj tega mora ostati v rokah ljudi in kateri del lahko prevzame avtomatizacija, brez da bi to škodilo zanesljivosti podatkov. To vprašanje je zunaj obsega registra podatkovnih točk, vendar iz njega logično izhaja: šele ko je jasno, katere naloge obstajajo — zbiranje podatkov, validacija, sledenje do vira, poročanje — je mogoče za posamezno nalogo določiti, kateri njen del je mogoče prepustiti umetni inteligenci. Delovni pregled podjetja FTE TO AI to izračuna po posameznih nalogah, kot naslednji korak, ko so podatki in proces urejeni.