Kontrolli on sääntö tai tarkistus, jonka on varmistettava, että datapiste on oikein: täsmäytys kahden lähteen välillä, hyväksyntä ennen kuin luku etenee eteenpäin, tarkistus bandbreedte-arvon suhteen. Paperilla kontrolli on kuvattu prosessidokumentissa tai auditointiraportissa. Mutta kontrolli, jota kukaan ei suorita, ei ole kontrolli. Se on lause dokumentissa.
Ryhmässä, jossa on yksi yksikkö, tämä ongelma on tavallisesti pieni. On yksi talousosasto, yksi controller, yksi henkilö, joka tietää kuka katsoo mitä. Ryhmässä, jossa on useita yksiköitä, tämä itsestäänselvyys katoaa. Jokaisella yksiköllä voi olla oma kirjanpitojärjestelmänsä, oma paikallinen controllerinsa, oma tapansa kirjata energiankulutus tai henkilöstötiedot. Kontrolli, joka on suunniteltu ryhmätasolla, on suoritettava erikseen kussakin yksikössä — tai ei missään.
Kontrollin omistajuus jakautuu kahteen osaan, jotka eivät aina ole samalla henkilöllä. On se, joka on suunnitellut tai hyväksynyt kontrollin — usein ryhmätasolla, sustainability- tai finance-toiminnosta. Ja on se, joka tosiasiassa suorittaa kontrollin kussakin yksikössä — usein paikallinen controller, operatiivinen esimies, henkilö, joka pitää yllä laskentataulukkoa.
Jos näitä kahta roolia ei ole nimenomaisesti osoitettu, tapahtuu jotain ennustettavaa: ryhmä luulee, että kontrolli on olemassa, koska se on suunniteltu, kun taas yksikkötasolla kukaan ei koe olevansa vastuussa sen suorittamisesta. Juuri tätä kuvaa mitä tehdä, kun kukaan ei ole omistaja useasta yksiköstä koostuvassa ryhmässä: kysymys ei ole vain siitä, kenen pitäisi omistaa kontrolli, vaan siitä, mikä menee rakenteellisesti pieleen, kun tämä kysymys jää vastaamatta.
Käyttökelpoinen tapa osoittaa omistajuus ei lähde yksiköstä vaan datapisteestä. Kutakin raportoinnissa toistuvaa datapistettä — CO2-päästöt toimipaikkaa kohden, henkilötyövuosien (fte) määrä, vedenkulutus — varten on olemassa ketju: määritelmä, prosessi, jossa se kirjataan, ja kontrolli, jonka on osoitettava, että se on oikein. Kuka omistaa datapisteen määritelmän määrittää, mitä täsmälleen mitataan ja minkä normin mukaan. Kuka omistaa sen alla olevan prosessin määrittää, kuka datapisteen kirjaa ja toimittaa. Ja niiden yläpuolella on kysymys kuka omistaa kontrollin: kuka tarkistaa, on kyseisen prosessin tulos uskottava ja oikea, ja kuka siitä allekirjoituksensa antaa.
Useasta yksiköstä koostuvassa ryhmässä tämä tarkoittaa, että kukin näistä kolmesta roolista voi vaihdella yksiköittäin, vaikka määritelmän ja kontrollin itsensä olisi ihannetilanteessa syytä olla samat koko ryhmässä. Kontrolli, joka yhdessä yksikössä on manuaalinen täsmäytys ja toisessa automatisoitu tarkistus, tuottaa dataa, joka ei ole vertailukelpoista — vaikka sitä molemmissa yksiköissä kutsuttaisiin "energiankulutuksen kontrolliksi".
Kontrolli on arvokas vasta, kun se tietää, mikä on hyväksyttävä tulos ja mikä ei. Tämä vaatii kaksi asiaa, jotka usein jäävät implisiittisiksi. Ensiksi vastaus kysymykseen mikä on kelvollinen arvo: bandbreedte, yksikkö, formaatti, jonka sisällä syötetty luku on hyväksyttävä. Ilman tätä normia kontrolli voi tarkistaa vain, onko jotain täytetty, ei sitä, onko se oikein. Toiseksi tarvitaan tapa havaita poikkeamat ennen kuin ne päätyvät loppuraporttiin — miten asetetaan signaalipoikkeama käsittelee kynnysarvoja, jotka osoittavat, milloin luku ansaitsee ihmisen katseen, sen sijaan että jokainen kontrolli jokaisessa datapisteessä saisi yhtä paljon huomiota.
Useiden yksiköiden tapauksessa kannattaa määritellä nämä kaksi osatekijää — kelvollinen arvo ja signaalipoikkeama — ryhmätasolla ja antaa niiden suorittaminen paikallisesti. Se estää sitä, että kukin yksikkö noudattaa omaa tulkintaansa siitä, mikä on "normaalia".
Houkutus useasta yksiköstä koostuvassa ryhmässä on hankkia ohjelmistopaketti, joka tekee täsmäytykset automaattisesti ja ilmoittaa poikkeamista. Kyseinen paketti tekee sen, mitä sen kuuluu tehdä, kunhan taustalla oleva kysymys on vastattu: kuka on vastuussa mistä, datapisteittäin, yksiköittäin. Ilman tätä vastausta työkalu ei järjestä mitään — se suorittaa kontrollilogiikkaa datalle, jonka valvonnasta kukaan ei tarkalleen tiedä kenen vastuulla se on.
Kontrollin omistajuus ei siis ole kysymys, joka vastataan jälkikäteen, käyttöönoton yhteydessä. Se on ensimmäinen kysymys, ja kysymys, joka määrittää, seisooko kaikki sen jälkeen tuleva kestävällä pohjalla.
Kun kontrollin omistajuus on kirjattu yksiköittäin ja datapisteittäin, syntyy myös näkymä siihen, mikä tässä työssä on toistettavissa: lukujen täsmäytys, bandbreedte-arvojen tarkistus, poikkeamien ilmoittaminen. Osa näistä vaiheista on riittävän vakiintunut annettavaksi tietokoneen tehtäväksi, toinen osa vaatii arvioinnin, jonka on pysyttävä ihmisellä. FTE TO AI:n työscan laskee tehtäväkohtaisesti, kuinka suuren osan tästä työstä AI voi ottaa hoitaakseen, jotta käy selväksi, missä automatisointi vahvistaa kontrollia ja missä se sitä vastoin murentaisi omistajuutta.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.