Useiden yksiköiden muodostamassa ryhmässä kestävyysdataa kerätään yleensä toimipaikoittain, maittain tai liiketoimintayksiköittäin. Toimipaikalla joku täyttää laskentataulukon, lähettää sen eteenpäin pääkonttorille, ja siellä kaikki kootaan yhteen raportiksi. Tämä prosessi toimii, kunnes jokin menee pieleen. Sitten paljastuu, että kukaan ei tiedä tarkalleen kuka vastasi väliin jäävästä vaiheesta: raakojen mittarilukemien muuntamisesta päästökertoimeksi, sen valitsemisesta mille tilikaudelle luku kuuluu, kahden yksikön välisen kaksinkertaisen laskennan korjaamisesta.
Kysymys "kuka omistaa tämän prosessin" on eri asia kuin kysymys "kuka toimittaa tämän luvun". Toimittaminen on näkyvää: joku lähettää tiedoston. Prosessin omistajuus on näkymätöntä, kunnes se puuttuu. Kuka päättää mikä määritelmä pätee, jos kaksi yksikköä noudattaa eri lähestymistapaa? Kuka huomaa, että arvo poikkeaa odotetusta vaihteluvälistä, ennen kuin se saavuttaa raportin? Kuka on tavoitettavissa, kun tilintarkastaja kysyy, miten luku on muodostunut?
Yhdessä yksikössä on yleensä yksi henkilö, joka näkee kaiken, vaikka se kokonaiskuva olisikin epämuodollinen. Useiden yksiköiden tilanteessa tämä epämuodollinen kattavuus katoaa. Jokaisella toimipaikalla on oma tapansa työskennellä, omat järjestelmänsä, omat ihmisensä, jotka ovat aina tehneet asiat niin. Pääkonttori näkee lopputuloksen, ei sen taustalla olevaa prosessia. Ilman omistajuuden nimenomaista osoittamista syntyy ryhmä, jossa kaikki luulevat, että joku toinen valvoo siltaa raakadatan ja raportoidun luvun välillä.
Tämä koskee useita tasoja samanaikaisesti. On kysymys siitä, kuka omistaa datapisteen määritelmän: mikä yksikkö määrittää, mitä "scope 2 -kulutus" tarkalleen tarkoittaa, kun energiantoimittaja vaihtelee maittain. On kysymys siitä, kuka omistaa kontrollin: kuka valvoo, että arvo on hyväksytty ennen kuin se etenee eteenpäin. Ja on tämän artikkelin käsittelemä taustalla oleva kysymys: kuka omistaa itse prosessin, lähdejärjestelmästä raporttirivi asti.
Ilman omistajaa prosessista tulee kokoelma tapoja. Joku muokkaa kaavaa laskentataulukossa, koska se tuntui käytännöllisemmältä, ja kukaan ei tarkista, on muutos toteutettu myös muualla. Toimipaikka vaihtaa kirjanpitojärjestelmää, ja uudessa viennissä on eri sarakejärjestys, mitä kukaan ei huomaa, ennen kuin luvut lakkaavat täsmäämästä. Uusi työntekijä ottaa raportoinnin hoitaakseen ja noudattaa edeltäjän ohjeita, joka on sillä välin lähtenyt, tietämättä miksi jokin vaihe on järjestetty juuri niin.
Seuraukset tulevat yleensä näkyviin vasta siinä vaiheessa, kun asiaa tarkastellaan ulkopuolelta: auditoinnissa, valvontaviranomaisen kysymyksessä, ensimmäisellä kerralla kun luku täytyy perustella. Sitten paljastuu, että kukaan ei pysty jäljittämään, miten luku on syntynyt, koska kellään ei ollut sitä vastuuta muodollisesti. Tämä on juuri se aihe, jota käsitellään kohdassa mitä tehdä, kun kukaan ei ole omistaja useiden yksiköiden muodostamassa ryhmässä: ei syyllisyyskysymys, vaan rakenteellinen tyhjiö, joka on syntynyt kasvun, fuusioiden tai yksinkertaisesti ajan kulumisen myötä.
On houkuttelevaa ratkaista tämä ongelma organisaatiokaaviolla: yksi nimi yhden osaston vierelle. Se ei toimi, koska kestävyysdatan alla oleva prosessi ei koostu yhdestä vaiheesta. On lähderekisteröinti, muuntaminen yksiköksi tai kertoimeksi, kelvollisten arvojen tarkistus, yksiköiden yli tapahtuva yhdistäminen ja lopullinen kirjaaminen raporttiin. Jokaisella vaiheella voi olla eri omistaja, kunhan se on nimenomaisesti kirjattu eikä oleteta.
Siinä auttaa epämääräisen tehtävänjaon sijaan konkreettinen rekisteri: kunkin datapisteen kohdalla kysymys siitä, kuka hallinnoi lähdettä, kuka suorittaa muunnoksen, kuka hyväksyy lopputuloksen. Siihen kuuluu myös kysymys siitä, mikä on kelvollinen arvo, sillä ilman yhteistä määritelmää siitä, mikä on kelvollinen arvo, mikään omistaja ei voi tarkistaa, pitääkö luku paikkansa ennen kuin se etenee eteenpäin. Ja ilman tapaa merkitä poikkeavia arvoja, kuten kuvattu kohdassa poikkeamahälytyksen asettaminen, valvonta jää riippuvaiseksi siitä, kuka sattuu tarkistamaan luvun uudelleen.
Kun prosessin omistajuus on kerran osoitettu, kunkin datapisteen ja vaiheen osalta, syntyy toisenlainen näkemys: tarkalleen kuka suorittaa mitä toimenpidettä, kuinka usein ja mihin lähteeseen perustuen. Tämä yleiskuva tekee mahdolliseksi jatkokysymyksen, joka menee pidemmälle kuin kysymys siitä, kuka on vastuussa, nimittäin sen, mikä osa tästä työstä on sen jälkeen siirrettävissä automaation hoidettavaksi. FTE TO AI:n työskannaus laskee tehtäväkohtaisesti, mikä osa työstä on siirrettävissä tekoälyn hoidettavaksi, lähtökohtana tehtävät sellaisina kuin ne ovat tulleet näkyviin omistajuuden osoittamisen jälkeen. Ilman tätä osoittamista ei ole tehtävää skannattavaksi, vain prosessi, jota kukaan ei osaa selittää.
Data Readiness Scan, joka kartoittaa datapisterekisterin, kunkin datapisteen alkuperäketjun ja omistajuuden, on nyt rakenteilla. Se, joka haluaa jonotuslistalle saadakseen pääsyn sitten kun skannaus on käytettävissä, voi ilmoittautua. Nyt ei ole tilattavana työkalua, mutta on paikka, josta saa ensimmäisenä tiedon, kun se on valmis.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.