Kdo bo prebral vaš register podatkovnih točk, ko vas ne bo več?

Ponavadi obstaja ena oseba, ki ve, od kod prihaja podatek o CO2. Katera preglednica, kateri zavihek, katera predpostavka o pretvorbenem faktorju iz preteklega leta. Ta oseba tega ni nikoli zapisala, ker je bilo v njeni glavi in je delovalo. Do trenutka, ko je šla na dopust, zamenjala funkcijo ali odšla. Takrat se izkaže, da je bil register podatkovnih točk, ki je obstajal, berljiv samo za ustvarjalca.

To ni naključje. Je posledica registra, ki je bil zgrajen kot pripomoček za spomin namesto kot dokument. Celica s številko, stolpec s sklicem na vir, ki ima pomen le za tistega, ki že poznuje kontekst. Za ustvarjalca to zadostuje. Za naslednika, revizorja ali finančnega direktorja, ki mora številko zagovarjati v nadzornem svetu, je to uganka.

Kaj lastništvo pravzaprav pomeni

Lastništvo podatkovne točke se pogosto zamenjuje z odgovornostjo za posredovanje številke. To ni isto. Lastništvo pomeni, da obstaja nekdo, ki lahko razloži, od kod prihaja številka, katere odločitve so vanjo vgrajene in kaj se spremeni, če se vir spremeni. To je drugačna vloga kot izpolnjevanje. Je vloga nekoga, ki lahko odgovori na vprašanje, ne da bi se moral vrniti k e-poštnemu sporočilu izpred dveh let.

V praksi ta vloga pogosto ni dodeljena, ali je dodeljena nekomu, ki ima medtem drugo funkcijo. Register navaja ime, ki ni več pravilno, ali pa nima imena. Kdor takrat postavi vprašanje o podatkovni točki, ne prejme odgovora, temveč iskanje. To je trenutek, ko se izkaže, ali je bilo lastništvo dejansko kdaj zapisano ali le predpostavljeno.

Kaj berljiv register dejansko zapisuje

Register podatkovnih točk, ki ga lahko prevzame nekdo drug, zapisuje tri stvari, ki presegajo samo številko. Prvič, vir: sistem, preglednico ali sodelavca, ki posreduje številko, in ne kot ločeno opombo, temveč kot del samega zapisa. Drugič, pot od vira do poročila: katere obdelave je številka doživela, preden se je znašla v poročilu, tako da revizorju ni treba ugibati, zakaj se številka v poročilu razlikuje od številke v izvornem sistemu. Tretjič, lastnika: ne imena, ki je bilo nekoč vneseno, temveč nekoga, ki ga je trenutno mogoče poklicati z vprašanjem o tej specifični podatkovni točki.

To ni zapleteno za opisati, vendar je delo, da se zapiše. Za vsako podatkovno točko posebej, in ne kot enkratna vaja, temveč kot nekaj, kar se vzdržuje, ko se viri ali lastniki spremenijo. Vprašanje kje podatkovna točka že obstaja bi moralo temu predhodno: register ima vrednost le, če se sklicuje na vir, ki dejansko obstaja, ne na predpostavko o tem, od kod je številka nekoč prišla.

Kaj ta pristop ne rešuje

Berljiv register omogoča prenos. Ne naredi številk samodejno pravilnih. Če je osnovni vir sam nezanesljiv — števec, ki je že leta napačen, preglednica z napako v formuli, ki jo nihče ni opazil — potem register to napako le natančneje zapiše. To je drugo vprašanje, na katerega je prej mogoče odgovoriti, če pogledate koliko vaših podatkovnih točk ima vir, ki je dokazljiv in preverljiv.

Register tudi ne reši, katera podatkovna točka je pravzaprav potrebna. Nekatere organizacije zapisujejo desetine podatkovnih točk za temo, za katero bi zadostovalo peščica, in nato vzdržujejo informacije, ki jih nihče ne uporablja. Ta presoja spada k vprašanju katere podatkovne točke resnično potrebujete in je pred vprašanjem, kdo mora biti zmožen brati register. Register, ki je popoln za napačno temo, je še vedno napačen register.

In register ne reši, koliko časa je potrebno, da se tema uredi. To je odvisno od tega, koliko virov obstaja, kako razpršeni so in koliko od njih že ima lastnika, ki je dosegljiv. Kdor želi to oceniti, na strani koliko časa traja, da se tema uredi najde opis tega, kaj določa to trajanje, ne pa številke, ki bi bila enaka za vsako organizacijo.

Zakaj se to običajno začne pri CO2

Gradnja registra podatkovnih točk zahteva čas, in ta čas redko sprostijo za vse teme naenkrat. Večina organizacij začne pri temi, kjer so podatki že najbolj razpršeni in kjer je pritisk, da je treba znati razložiti, največji. Zakaj je to pogosto CO2, je opisano na strani o zakaj je CO2 običajno prva tema. Kdor začne tam, vadi način zapisovanja na temi, ki je za to primerna, preden se ta način uporabi na preostalih temah.

Skener je v izdelavi

Data Readiness Scan, ki to zapisuje — register podatkovnih točk, izvor po podatkovni točki, lastništvo in pravila kakovosti — je še v razvoju. Trenutno ni orodja, ki bi ga lahko kupili; kdor je za to zainteresiran, se lahko prijavi na čakalni seznam in bo obveščen, ko bo skener na voljo.