Väčšinou existuje jedna osoba, ktorá vie, odkiaľ pochádza číslo o CO2. Ktorá tabuľka, ktorá karta, aký predpoklad o prepočítacom faktore z minulého roka. Táto osoba to nikdy nezapísala, pretože to mala v hlave a to fungovalo. Až kým nešla na dovolenku, nezmenila funkciu alebo neodišla. Potom sa ukáže, že register dátových bodov, ktorý existoval, bol čitateľný iba pre svojho tvorcu.
Toto nie je náhoda. Je to dôsledok registra, ktorý bol vybudovaný ako pomôcka na zapamätanie, a nie ako dokument. Bunka s číslom, stĺpec s odkazom na zdroj, ktorý má význam iba pre toho, kto už poznaà kontext. Pre tvorcu to stačí. Pre nástupcu, audítora alebo finančného riaditeľa, ktorý musí toto číslo obhájiť v dozornej rade, je to hádanka.
Vlastníctvo dátového bodu sa často zamieňa so zodpovednosťou za dodanie čísla. To nie je to isté. Vlastníctvo znamená, že existuje osoba, ktorá vie vysvetliť, odkiaľ číslo pochádza, aké rozhodnutia sú v ňom obsiahnuté a čo sa zmení, ak sa zmení zdroj. To je iná úloha než vyplnenie údaja. Je to úloha osoby, ktorá vie odpovedať na otázku bez toho, aby sa musela vracať k e-mailu spred dvoch rokov.
V praxi táto úloha často nie je nikomu pridelená, alebo je pridelená osobe, ktorá už medzitým zastáva inú funkciu. Register uvádza meno, ktoré už nie je správne, alebo neuvádza žiadne meno. Kto sa potom spýta na dátový bod, nedostane odpoveď, ale pátranie. To je moment, keď sa ukáže, či bolo vlastníctvo skutočne niekedy zaznamenané, alebo sa iba predpokladalo.
Register dátových bodov, ktorý môže prevziať iná osoba, zaznamenáva tri veci, ktoré idú nad rámec samotného čísla. Po prvé zdroj: systém, tabuľku alebo kolegu, ktorý číslo dodáva, a to nie ako samostatnú poznámku, ale ako súčasť samotného záznamu. Po druhé cestu od zdroja k správe: aké úpravy číslo prešlo, než sa objavilo v správe, aby kontrolór nemusel hádať, prečo sa číslo v správe líši od čísla v zdrojovom systéme. Po tretie vlastníka: nie meno, ktoré bolo raz vyplnené, ale osobu, ktorej sa možno práve teraz zavolať s otázkou o tomto konkrétnom dátovom bode.
Toto sa nie je zložité popísať, ale je to práca zaznamenať. Pre každý dátový bod samostatne, a nie ako jednorazové cvičenie, ale ako niečo, čo sa udržiava aktuálne, keď sa zmenia zdroje alebo vlastníci. Otázka kde už dátový bod existuje by mala predchádzať tomuto: register má hodnotu iba tak, ak sa opiera o zdroj, ktorý skutočne existuje, a nie o predpoklad o tom, odkiaľ číslo kedysi pochádzalo.
Čitateľný register umožňuje prevzatie. Automaticky nezaisťuje, že čísla sú správne. Ak je samotný podkladový zdroj nespoľahlivý — počítač, ktorý je už roky nesprávne nastavený, tabuľka s chybou vo vzorci, ktorú si nikto nevšimol — register túto chybu len presnejšie zaznamená. To je iná otázka, na ktorú skôr odpovedá pohľad na to, koľko z vašich dátových bodov má zdroj, ktorý je preukázateľný a overiteľný.
Register tiež nerieši, ktorý dátový bod je vlastne potrebný. Niektoré organizácie zaznamenávajú desiatky dátových bodov pre tému, pre ktorú by postačovala hŕstka, a potom venujú údržbu informáciám, ktoré nikto nekonzultuje. Toto zváženie patrí k otázke ktoré dátové body skutočne potrebujete a predchádza otázke, kto musí vedieť register čítať. Register, ktorý je kompletný pre nesprávnu tému, je stále nesprávny register.
A register nerieši, koľko času zaberie dostať tému do poriadku. To závisí od toho, koľko zdrojov existuje, ako sú rozptýlené a koľko z nich už má vlastníka, ktorý je dostupný. Kto chce urobiť odhad, nájde na stránke ako dlho trvá dostať tému do poriadku popis toho, čo túto dobu určuje, a nie číslo, ktoré je pre každú organizáciu rovnaké.
Vybudovanie registra dátových bodov si vyžaduje čas, a tento čas sa zriedka uvoľní naraz pre všetky témy súčasne. Väčšina organizácií začína témou, kde sú údaje už najviac rozptýlené a tlak na schopnosť podať vysvetlenie je najväčší. Prečo je to často CO2, je popísané na stránke o tom, prečo je CO2 zvyčajne prvou témou. Kto tam začne, nacvičí si spôsob zaznamenávania na téme, ktorá sa na to dobre hodí, ešte predtým, ako sa tento spôsob použije na zvyšok.
Data Readiness Scan, ktorý toto zaznamenáva — register dátových bodov, pôvod pre každý dátový bod, vlastníctvo a pravidlá kvality — je stále vo vývoji. Momentálne neexistuje nástroj, ktorý by ste si mohli zakúpiť; kto o to má záujem, môže sa prihlásiť na čakaciu listinu a bude informovaný, hneď ako bude skener k dispozícii.
Časť práce, ktorá momentálne spočíva na tej jednej nenahraditeľnej osobe — vyhľadávanie zdrojov, rekonštrukcia ciest k správe, zisťovanie vlastníkov — je opakujúca sa a preto vhodná na podporu pomocou AI. Ktorá časť to presne je, sa líši podľa úlohy a organizácie. FTE TO AI to vypočítava pre každú úlohu pomocou pracovného skenu, ktorý ukazuje, akú časť práce môže prevziať AI a aká časť zostáva závislá od osoby, ktorá pozná kontext.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.