Obvykle existuje jedna osoba, která ví, odkud pochází číslo CO2. Který excelový soubor, která záložka, jaký předpoklad o přepočtovém koeficientu z minulého roku. Tato osoba to nikdy nezapsala, protože to měla v hlavě a to fungovalo. Dokud nešla na dovolenou, nezměnila funkci nebo neodešla. Pak se ukáže, že registr datových bodů, který skutečně existoval, byl čitelný jen pro svého tvůrce.
To není náhoda. Je to důsledek registru, který byl vybudován jako pomůcka pro paměť, a ne jako dokument. Buňka s číslem, sloupec s odkazem na zdroj, který má smysl jen pro toho, kdo už kontext znal. Pro tvůrce to stačí. Pro nástupce, auditora nebo finančního ředitele, který musí toto číslo obhájit v dozorčí radě, je to hádanka.
Vlastnictví datového bodu se často zaměňuje s odpovědností za dodání čísla. To není totéž. Vlastnictví znamená, že existuje někdo, kdo dokáže vysvětlit, odkud číslo pochází, jaké volby v něm jsou obsaženy a co se změní, když se změní zdroj. To je jiná role než pouhé vyplňování. Je to role někoho, kdo dokáže na otázku odpovědět, aniž by se musel vracet k e-mailu starému dva roky.
V praxi tato role často není přiřazena, nebo je přiřazena někomu, kdo mezitím zastává jinou funkci. Registr uvádí jméno, které už neplatí, nebo žádné jméno. Kdo se pak zeptá na datový bod, nedostane odpověď, ale pátrání. To je okamžik, kdy se ukáže, zda bylo vlastnictví skutečně zavedeno, nebo jen předpokládáno.
Registr datových bodů, který může převzít někdo jiný, zaznamenává tři věci, které přesahují samotné číslo. Za prvé zdroj: systém, tabulku nebo kolegu, který číslo dodává, a to nikoli jako samostatnou poznámku, ale jako součást samotného záznamu. Za druhé linii od zdroje ke zprávě: jaké úpravy číslo prošlo, než se objevilo ve zprávě, aby kontrolor nemusel hádat, proč se číslo ve zprávě liší od čísla ve zdrojovém systému. Za třetí vlastníka: nikoli jméno, které bylo kdysi vyplněno, ale osobu, kterou lze právě teď kontaktovat s otázkou k tomuto konkrétnímu datovému bodu.
To se nepopisuje složitě, ale zaznamenat to je práce. Pro každý datový bod samostatně, a nikoli jako jednorázové cvičení, ale jako něco, co se udržuje aktuální, pokud se změní zdroje nebo vlastníci. Otázka kde datový bod už existuje by měla předcházet tomuto kroku: registr má hodnotu jen tehdy, pokud se opírá o zdroj, který skutečně existuje, a ne o předpoklad, odkud číslo kdysi pocházelo.
Čitelný registr umožňuje předání. Automaticky nezajišťuje, že čísla jsou správná. Pokud je samotný zdroj nespolehlivý — počítadlo, které je už léta nastaveno nesprávně, tabulka s chybou ve vzorci, kterou nikdo nezaznamenal — pak registr tuto chybu jen přesněji zaznamená. To je jiná otázka, na kterou lépe odpoví pohled na kolik z vašich datových bodů má zdroj, který je prokazatelný a ověřitelný.
Registr také neřeší, který datový bod je vlastně potřebný. Některé organizace zaznamenávají desítky datových bodů pro téma, u kterého by stačila hrstka, a pak věnují údržbu informacím, které nikdo nepoužívá. Toto zvážení patří k otázce které datové body skutečně potřebujete a předchází otázce, kdo má registr umět číst. Registr, který je úplný pro nesprávné téma, je stále nesprávný registr.
A registr neřeší, kolik času zabere dostat téma do pořádku. To závisí na tom, kolik zdrojů existuje, jak jsou rozptýlené a kolik z nich už má vlastníka, který je dostupný. Kdo chce odhad, najde na stránce jak dlouho trvá dostat téma do pořádku popis toho, co tuto dobu určuje, nikoli číslo, které je stejné pro každou organizaci.
Vybudování registru datových bodů zabere čas, a tento čas se zřídka uvolní najednou pro všechna témata současně. Většina organizací začíná u tématu, kde jsou data už nejvíce rozptýlená a tlak na schopnost vysvětlit je nejvyšší. Proč je to často CO2, je popsáno na stránce o tom, proč je CO2 obvykle prvním tématem. Kdo tam začne, si vyzkouší způsob zaznamenávání na tématu, které se k tomu dobře hodí, dříve než se tento způsob použije na zbytek.
Data Readiness Scan, který toto zaznamenává — registr datových bodů, původ každého datového bodu, vlastnictví a pravidla kvality — je ještě ve vývoji. Momentálně neexistuje nástroj, který byste si mohli koupit; kdo o to má zájem, může se přihlásit na pořadník a bude informován, jakmile bude skener dostupný.
Část práce, která nyní spočívá na oné jedné nepostradatelné osobě — dohledávání zdrojů, rekonstrukce linek ke zprávě, dohledávání vlastníků — je opakující se, a proto vhodná pro podporu ze strany AI. Která konkrétní část to je, se liší podle úkolu a organizace. FTE TO AI to pro každý úkol vypočítá pomocí pracovního skeneru, který ukáže, jakou část práce může převzít AI a jaká část zůstává závislá na někom, kdo zná kontext.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.