Hvem læser Deres datapunktregister, når De ikke længere er der?

Der er som regel én person, der ved, hvor CO2-tallet kommer fra. Hvilket regneark, hvilken fane, hvilken antagelse om omregningsfaktoren fra sidste år. Den person har aldrig skrevet det ned, for det stod i hendes hoved, og det fungerede. Indtil hun holdt ferie, skiftede funktion, eller forlod virksomheden. Så viser det sig, at det datapunktregister, der faktisk fandtes, kun var læsbart for skaberen.

Det er ikke et tilfælde. Det er resultatet af et register, der er opbygget som en hukommelseshjælp i stedet for som et dokument. En celle med et tal, en kolonne med en kildehenvisning, der kun betyder noget for den, der allerede kender konteksten. For skaberen er det tilstrækkeligt. For en efterfølger, en revisor, eller den CFO, der skal forsvare tallet i bestyrelsen, er det en gåde.

Hvad ejerskab egentlig betyder

Ejerskab af et datapunkt forveksles ofte med ansvar for at levere et tal. Det er ikke det samme. Ejerskab betyder, at der er en person, som kan forklare, hvor tallet kommer fra, hvilke valg der ligger i det, og hvad der ændrer sig, hvis kilden ændrer sig. Det er en anden rolle end at udfylde. Det er rollen for en, der kan besvare spørgsmålet uden at skulle gå tilbage til en e-mail fra to år tilbage.

I praksis er den rolle ofte ikke tildelt, eller tildelt en, der i mellemtiden har fået en anden funktion. Registret angiver et navn, der ikke længere er korrekt, eller intet navn. Den, der så stiller et spørgsmål om et datapunkt, får ikke et svar, men en søgeproces. Det er det øjeblik, hvor det viser sig, om ejerskab nogensinde er blevet reelt fastlagt, eller kun er blevet forudsat.

Hvad et læsbart register faktisk fastlægger

Et datapunktregister, som en anden kan tage over, fastlægger tre ting, der går videre end tallet selv. For det første kilden: systemet, regnearket, eller kollegaen, der leverer tallet, og ikke som en løs note, men som en del af selve registreringen. For det andet linjen fra kilde til rapport: hvilke bearbejdninger tallet har været igennem, før det står i rapporten, så en kontrollant ikke skal gætte, hvorfor tallet i rapporten afviger fra tallet i kildesystemet. For det tredje ejeren: ikke et navn, der engang blev udfyldt, men en person, der lige nu kan kontaktes med et spørgsmål om dette specifikke datapunkt.

Det er ikke kompliceret at beskrive, men det er et arbejde at fastlægge. For hvert datapunkt hver for sig, og ikke som en engangsøvelse, men som noget der holdes ved, når kilder eller ejere ændrer sig. Spørgsmålet hvor findes et datapunkt allerede bør gå forud for dette: et register har kun værdi, hvis det henviser til en kilde, der faktisk findes, ikke til en antagelse om, hvor tallet engang kom fra.

Hvad denne fremgangsmåde ikke løser

Et læsbart register gør overdragelse mulig. Det gør ikke automatisk tal korrekte. Hvis den underliggende kilde selv er upålidelig — en måler, der har stået forkert i årevis, et regneark med en formelfejl, som ingen har bemærket — så fastlægger registret blot den fejl mere præcist. Det er et andet spørgsmål, som bedre besvares ved at se på hvor mange af Deres datapunkter der har en kilde, der er dokumenterbar og kontrollerbar.

Registret løser heller ikke, hvilket datapunkt der egentlig er nødvendigt. Nogle organisationer fastlægger dusinvis af datapunkter for et emne, hvor en håndfuld er tilstrækkelig, og bruger derefter vedligeholdelse på information, som ingen slår op. Den vurdering hører til spørgsmålet hvilke datapunkter De egentlig har brug for, og går forud for spørgsmålet om, hvem der skal kunne læse registret. Et register, der er komplet for det forkerte emne, er stadig det forkerte register.

Og registret løser ikke, hvor lang tid det tager at få et emne i orden. Det afhænger af, hvor mange kilder der findes, hvor spredte de er, og hvor mange af dem, der allerede har en ejer, som kan kontaktes. Den, der ønsker et estimat af det, finder på hvor lang tid det tager at få et emne i orden en beskrivelse af, hvad der bestemmer den varighed, ikke et tal, der er ens for alle organisationer.

Hvorfor dette som regel begynder med CO2

At opbygge et datapunktregister tager tid, og den tid frigøres sjældent for alle emner på én gang. De fleste organisationer begynder med det emne, hvor dataene allerede er mest spredte, og presset for at kunne give en forklaring er størst. Hvorfor det ofte er CO2, er beskrevet på siden om hvorfor CO2 som regel er det første emne. Den, der begynder der, øver måden at fastlægge tingene på et emne, der passer godt til det, før den måde anvendes på resten.

Scanningen er under opbygning

Data Readiness Scan, der fastlægger dette — datapunktregister, oprindelse pr. datapunkt, ejerskab og kvalitetsregler — er stadig under udvikling. Der findes i øjeblikket ikke et værktøj, De kan anskaffe; den, der har en interesse heri, kan tilmelde sig ventelisten og vil blive kontaktet, så snart scanningen er tilgængelig.