Di solito c'è una sola persona che sa da dove viene il dato sulla CO2. Quale foglio di calcolo, quale scheda, quale ipotesi sul fattore di conversione dell'anno scorso. Quella persona non lo ha mai scritto, perché lo aveva in testa e funzionava così. Finché non è andata in vacanza, ha cambiato ruolo, o se ne è andata. Allora risulta che il registro dei punti dati che pure esisteva era leggibile solo da chi lo aveva creato.
Non è un incidente. È la conseguenza di un registro costruito come promemoria invece che come documento. Una cella con un numero, una colonna con un riferimento alla fonte che ha senso solo per chi già conosce il contesto. Per l'autore basta così. Per un successore, un revisore, o il CFO che deve difendere il dato nel consiglio di sorveglianza, è un rebus.
La titolarità di un punto dato viene spesso confusa con la responsabilità di fornire un numero. Non è la stessa cosa. Titolarità significa che c'è qualcuno che può spiegare da dove viene il numero, quali scelte contiene, e cosa cambia se la fonte cambia. È un ruolo diverso dal semplice inserimento dei dati. È il ruolo di chi può rispondere alla domanda senza dover risalire a un'email di due anni fa.
In pratica questo ruolo spesso non è assegnato, oppure è assegnato a qualcuno che nel frattempo ha cambiato funzione. Il registro riporta un nome che non è più corretto, o nessun nome. Chi allora fa una domanda su un punto dato non riceve una risposta ma deve iniziare una ricerca. È in quel momento che si scopre se la titolarità è mai stata davvero stabilita, o solo presunta.
Un registro dei punti dati che un'altra persona può rilevare stabilisce tre cose che vanno oltre il numero in sé. Primo, la fonte: il sistema, il foglio di calcolo, o il collega che fornisce il dato, non come annotazione a parte ma come parte integrante del record stesso. Secondo, il percorso dalla fonte al rapporto: quali elaborazioni ha subito il dato prima di finire nel rapporto, in modo che un revisore non debba indovinare perché il numero nel rapporto differisce dal numero nel sistema di origine. Terzo, il titolare: non un nome inserito una volta, ma qualcuno che in questo momento può essere contattato con una domanda su questo specifico punto dato.
Non è complicato da descrivere, ma è un lavoro da documentare. Per ogni punto dato singolarmente, e non come esercizio unico ma come qualcosa che viene aggiornato quando cambiano fonti o titolari. La domanda dove esiste già un punto dato dovrebbe precedere questo lavoro: un registro ha valore solo se si basa su una fonte che esiste davvero, non su un'ipotesi su da dove venisse il numero in origine.
Un registro leggibile rende possibile il passaggio di consegne. Non rende automaticamente corretti i numeri. Se la fonte sottostante è di per sé inattendibile — un contatore sbagliato da anni, un foglio di calcolo con un errore di formula che nessuno ha notato — allora il registro registra quell'errore solo con maggiore precisione. È una domanda diversa, alla quale si risponde meglio guardando quanti dei suoi punti dati hanno una fonte dimostrabile e verificabile.
Il registro non risolve nemmeno quale punto dato sia effettivamente necessario. Alcune organizzazioni registrano decine di punti dati per un argomento per il quale ne basterebbe una manciata, e poi dedicano manutenzione a informazioni che nessuno consulta. Questa valutazione riguarda la domanda di quali punti dati ha davvero bisogno, e precede la domanda su chi deve poter leggere il registro. Un registro completo sull'argomento sbagliato resta comunque il registro sbagliato.
E il registro non risolve quanto tempo ci vuole per metter in ordine un argomento. Questo dipende da quante fonti ci sono, quanto sono disperse, e quante di esse hanno già un titolare raggiungibile. Chi vuole farsene un'idea trova in quanto tempo ci vuole per mettere in ordine un argomento una descrizione di ciò che determina questa durata, non un numero uguale per ogni organizzazione.
Costruire un registro dei punti dati richiede tempo, e quel tempo raramente viene liberato tutto in una volta per tutti gli argomenti insieme. La maggior parte delle organizzazioni comincia dall'argomento in cui i dati sono già più dispersi e la pressione a poter fornire spiegazioni è maggiore. Il motivo per cui spesso è la CO2 è descritto nella pagina su perché la CO2 è di solito il primo argomento. Chi inizia da lì esercita il metodo di documentazione su un argomento che si presta bene a questo scopo, prima di applicare quel metodo al resto.
La Data Readiness Scan che documenta tutto questo — registro dei punti dati, provenienza per ogni punto dato, titolarità e regole di qualità — è ancora in fase di sviluppo. Al momento non esiste uno strumento acquistabile; chi è interessato può iscriversi alla lista d'attesa e verrà avvisato non appena la scan sarà disponibile.
Una parte del lavoro che ora ricade su quell'unica persona indispensabile — ricercare fonti, ricostruire i percorsi verso il rapporto, individuare i titolari — è ripetitiva e quindi adatta a essere supportata dall'IA. Quale parte esattamente varia per compito e per organizzazione. FTE TO AI lo calcola per ogni compito con una scan del lavoro, che mostra quale parte del lavoro può essere rilevata dall'IA e quale parte resta dipendente da qualcuno che conosce il contesto.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
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