On yleensä yksi ihminen, joka tietää mistä CO2-luku on peräisin. Mikä laskentataulukko, mikä välilehti, mikä oletus viime vuoden muuntokertoimesta. Se henkilö ei ole koskaan kirjoittanut sitä ylös, sillä se oli hänen päässään ja se toimi. Kunnes hän lähti lomalle, vaihtoi tehtävää, tai lähti kokonaan. Sitten paljastuu, että datapisterekisteri, joka kyllä oli olemassa, oli luettavissa vain sen tekijälle.
Se ei ole vahinko. Se on seurausta rekisteristä, joka on rakennettu muistiapuna dokumentin sijaan. Solu, jossa on luku, sarake, jossa on lähdeviittaus, joka merkitsee jotain vain sille, joka jo tuntee kontekstin. Tekijälle se riittää. Seuraajalle, tilintarkastajalle tai talousjohtajalle, jonka on puolustettava lukua hallituksessa, se on arvoitus.
Datapisteen omistajuus sekoitetaan usein vastuuseen luvun toimittamisesta. Se ei ole sama asia. Omistajuus tarkoittaa, että on olemassa joku, joka voi selittää mistä luku on peräisin, mitä valintoja siihen sisältyy, ja mitä muuttuu, kun lähde muuttuu. Se on eri rooli kuin täyttäminen. Se on roolissa olevan henkilön kyky vastata kysymykseen tarvitsematta palata kahden vuoden takaiseen sähköpostiin.
Käytännössä tätä roolia ei usein ole osoitettu, tai se on osoitettu henkilölle, jolla on sillä välin toinen tehtävä. Rekisterissä mainitaan nimi, joka ei enää pidä paikkaansa, tai ei nimeä lainkaan. Kun joku tällöin kysyy datapisteestä, hän ei saa vastausta vaan etsintäretken. Siinä vaiheessa selviää, oliko omistajuus koskaan todella kirjattu, vai vain oletettu.
Datapisterekisteri, jonka joku toinen voi ottaa haltuun, kirjaa kolme asiaa, jotka menevät pidemmälle kuin itse luku. Ensinnäkin lähteen: järjestelmän, laskentataulukon tai kollegan, joka toimittaa luvun, ei irrallisena merkintänä vaan osana itse tietuetta. Toiseksi linjan lähteestä raporttiin: mitä käsittelyjä luku on käynyt läpi ennen kuin se päätyy raporttiin, jotta tarkastajan ei tarvitse arvailla, miksi raportin luku poikkeaa lähdejärjestelmän luvusta. Kolmanneksi omistajan: ei nimeä, joka on joskus täytetty, vaan henkilön, jolle voidaan juuri nyt soittaa kysymyksellä tästä nimenomaisesta datapisteestä.
Sitä ei ole vaikea kuvata, mutta sen kirjaaminen on työtä. Kunkin datapisteen erikseen, ei kertaluonteisena harjoituksena vaan asiana, jota pidetään ajan tasalla, kun lähteet tai omistajat muuttuvat. Kysymyksen mistä datapiste jo löytyy tulisi edeltää tätä: rekisterillä on arvoa vain, jos se nojaa lähteeseen, joka todella on olemassa, ei oletukseen siitä, mistä luku joskus oli peräisin.
Luettava rekisteri mahdollistaa siirron. Se ei automaattisesti tee luvuista oikeita. Jos itse taustalla oleva lähde on epäluotettava — mittari, joka on ollut vuosia väärässä, laskentataulukko, jossa on kaavavirhe, jota kukaan ei ole huomannut — rekisteri vain kirjaa tuon virheen entistä tarkemmin. Se on eri kysymys, jota lähestytään paremmin katsomalla, kuinka monella datapisteellänne on lähde, joka on osoitettavissa ja tarkastettavissa.
Rekisteri ei myöskään ratkaise sitä, mikä datapiste itse asiassa on tarpeen. Jotkin organisaatiot kirjaavat kymmeniä datapisteitä aiheesta, johon riittäisi kourallinen, ja käyttävät sitten ylläpitoon aikaa tietoon, jota kukaan ei koskaan tarkista. Se punninta kuuluu kysymykseen, mitkä datapisteet todella tarvitsette, ja se edeltää kysymystä siitä, kenen pitäisi voida lukea rekisteri. Rekisteri, joka on täydellinen väärän aiheen osalta, on edelleen väärä rekisteri.
Eikä rekisteri ratkaise sitä, kuinka paljon aikaa vie saada aihe kuntoon. Se riippuu siitä, kuinka monta lähdettä on, kuinka hajallaan ne ovat, ja kuinka monella niistä on jo omistaja, joka on tavoitettavissa. Sivulla kuinka kauan kestää saada aihe kuntoon on kuvaus siitä, mikä tämän keston määrää, ei lukua, joka olisi sama kaikille organisaatioille.
Datapisterekisterin rakentaminen vie aikaa, ja sitä aikaa vapautetaan harvoin kerralla kaikille aiheille yhtä aikaa. Useimmat organisaatiot aloittavat aiheesta, jossa data on jo hajanaisimpana ja paine kyetä antamaan selitys on suurin. Miksi se on usein CO2, on kuvattu sivulla miksi CO2 on tavallisesti ensimmäinen aihe. Siitä aloittava harjoittelee kirjaamistapaa aiheessa, joka soveltuu siihen hyvin, ennen kuin tapaa sovelletaan muuhun.
Data Readiness Scan, joka kirjaa tämän — datapisterekisterin, alkuperän per datapiste, omistajuuden ja laatusäännöt — on vielä kehitteillä. Nyt ei ole työkalua, jonka voisitte hankkia; ken tästä on kiinnostunut, voi ilmoittautua odotuslistalle ja hänelle ilmoitetaan, kun skanneri on saatavilla.
Osa työstä, joka nyt on sen yhden korvaamattoman henkilön varassa — lähteiden jäljittäminen, raporttiin johtavien linjojen jälleenrakentaminen, omistajien selvittäminen — on toistuvaa ja siksi soveltuu tekoälyn avustukseen. Mikä osa se tarkalleen on, vaihtelee tehtävän ja organisaation mukaan. FTE TO AI laskee tämän tehtäväkohtaisesti työskannerilla, joka näyttää, minkä osan työstä tekoäly voi ottaa hoitaakseen ja mikä osa jää riippuvaiseksi henkilöstä, joka tuntee kontekstin.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.