Kennisbank

Kje pravzaprav že obstaja podatkovna točka?

Preden se številka znajde v poročilu, ima že zgodovino. Prihaja iz računa za energijo, kadrovskega sistema, Excel-datoteke, ki jo nekdo posodablja vsako četrtletje, ali ocene, narejene pred tremi leti in nikoli več revidirane. Vprašanje "kje ta podatkovna točka že obstaja" se zdi enostavno, vendar pri večini organizacij odgovor ni nikjer zapisan. Živi v glavah, v korespondenci od lani, ali nikjer.

Register podatkovnih točk je mesto, kjer ta odgovor dejansko stoji. Ne kot poročilo, temveč kot evidenca: za vsako podatkovno točko je zapisano, od kod izhaja vrednost, kdo je zanjo odgovoren in katerim pravilom mora vrednost ustrezati, preden jo uporabite.

Kaj vsebuje register podatkovnih točk

Register za vsako podatkovno točko vsebuje določen nabor polj. Ime in opredelitev podatkovne točke, da dve osebi ne razumeta istega izraza različno. Sistemi ali dokumenti vira, iz katerih vrednost izhaja. Lastnik: oseba, ki lahko pojasni, od kod izhaja številka, in ki je kontaktna oseba, če ni pravilna. Obdelave, ki se izvedejo med virom in poročanjem, od preračunavanja enot do seštevanja po lokacijah. In pravila kakovosti, ki jim mora vrednost ustrezati, kot je pričakovan razpon ali primerjava s prejšnjim letom.

To ni poročevalski dokument. To je plast pod njim: mesto, kjer lahko preverite, od kod izhaja številka, brez da bi morali koga poklicati.

Kako podatkovna točka pride v register

Register se ne polni samodejno. Začne se s seznamom podatkovnih točk, ki jih potrebujete, in za vsako od njih z vprašanjem: ali to že obstaja nekje, in kje natančno. Za večino podatkovnih točk odgovor ni en vir, temveč zaporedje korakov: izvoz iz sistema, obdelava v preglednici, ročna dopolnitev, in nato končna vrednost. Vsak korak v tem zaporedju bi moral biti zapisan v registru, ne le zadnji.

Poleg tega obstajata dve vprašanji, ki ju ne smete izpustiti. Prvič: kdo je lastnik te podatkovne točke, ne kot formalnost, temveč kot oseba, ki lahko odgovarja za vrednost. Drugič: kaj se zgodi s podatkovno točko, katere vira ni mogoče ugotoviti. To se dogaja pogosteje, kot bi pričakovali, in kaj storite s podatkovno točko brez vira je vprašanje, ki ga ne smete izpustiti z označitvijo kot težavno.

Gradnja tega registra je ločen proces s svojim lastnim vrstnim redom: najprej identifikacija podatkovnih točk, nato sledenje virom, nato določitev lastnikov, nato oblikovanje pravil. Kako vzpostavite register podatkovnih točk opisuje ta vrstni red korak za korakom.

Kdaj je podatkovna točka pravilna

Imeti podatkovno točko v registru ni enako kot imeti podatkovno točko, ki je pravilna. Pravilnost pomeni, da je vir mogoče slediti, da so obdelave med virom in poročevalsko številko znane, in da obstaja pravilo, glede na katero je mogoče preveriti izid. Brez teh treh je številka predpostavka z nalepljeno vrednostjo.

Obdelave so pri tem del, ki najpogosteje manjka. Podatkovna točka redko gre neposredno od vira do poročila; navadno je med njima preračun, združevanje ali popravek. Katere obdelave potekajo med virom in poročilom je zato ločeno vprašanje ob vprašanju, kje se nahaja sam vir, in ti dve vprašanji skupaj tvorita to, kar je znano kot source-to-report mapping: celotna pot od surovega vira do poročevalske številke, zabeležena v celoti.

Drugi problem, ki postane viden šele, ko register izpolnite, je podvajanje: ista podatkovna točka, ki prihaja po dveh poteh, z dvema malce različnima vrednostma. Kako prepoznate podvojeno podatkovno točko potem ni teoretično vprašanje, temveč praktičen preizkus, ki ga izvedete na registru, preden ga označite kot zanesljivega.

In ker register nikoli ni dokončan v enem koraku, obstaja ločeno vprašanje za trenutek, ko lahko prenehate iskati: kdaj je register dokončan opisuje, od česa to je odvisno, namesto da bi navajal fiksno število podatkovnih točk ali rok.

Kaj to ne reši

Register podatkovnih točk vam pove, od kod izhaja podatkovna točka in kdo je zanjo pristojen. Ne pove vam, koliko časa je potrebno za ponovno zbiranje teh podatkov vsako leto, ali kateri del tega zbiranja ostaja ročen in kateri del je mogoče prevzeti. Ko je register vzpostavljen in veste, kateri koraki se ponavljajo, se to vprašanje pojavi samodejno. Delovni sken podjetja FTE TO AI za vsako nalogo izračuna, kateri del dela lahko prevzame AI, in se s tem navezuje prav na točko, kjer se register konča: ne kje se podatki nahajajo, temveč koliko dela je potrebno, da jih vsakič znova pridobimo.