Tko čita vaš registar podatkovnih točaka kad vas više nema?

Obično postoji jedna osoba koja zna odakle dolazi podatak o CO2. Koja tablica, koja kartica, koja pretpostavka o faktoru preračunavanja iz prošle godine. Ta osoba to nikad nije zapisala, jer je to imala u glavi i to je funkcioniralo. Sve do trenutka kad je otišla na godišnji odmor, promijenila funkciju, ili otišla iz organizacije. Tada se pokaže da je registar podatkovnih točaka koji je postojao bio razumljiv samo osobi koja ga je izradila.

To nije nesretan slučaj. To je posljedica registra koji je izgrađen kao podsjetnik, a ne kao dokument. Ćelija s brojem, stupac s referencom na izvor koji nešto znači samo onome koji već poznaje kontekst. Za osobu koja ga je izradila to je dovoljno. Za nasljednika, revizora, ili financijskog direktora koji mora obraniti taj podatak pred nadzornim odborom, to je zagonetka.

Što vlasništvo zapravo znači

Vlasništvo nad podatkovnom točkom često se zamjenjuje s odgovornošću za dostavljanje broja. To nije isto. Vlasništvo znači da postoji osoba koja može objasniti odakle broj dolazi, koje se odluke u njemu skrivaju, i što se mijenja ako se izvor promijeni. To je drugačija ulogа od popunjavanja. To je ulogа osobe koja može odgovoriti na pitanje bez potrebe da se vraća na e-mail od prije dvije godine.

U praksi ta uloga često nije dodijeljena, ili je dodijeljena osobi koja u međuvremenu obavlja drugu funkciju. Registar navodi ime koje više nije točno, ili nema ime. Tko onda postavi pitanje o podatkovnoj točki, ne dobiva odgovor nego potragu. To je trenutak u kojem se pokazuje je li vlasništvo ikad zaista bilo utvrđeno, ili je samo pretpostavljeno.

Što čitljiv registar zapravo utvrđuje

Registar podatkovnih točaka koji drugi može preuzeti utvrđuje tri stvari koje idu dalje od samog broja. Prvo, izvor: sustav, tablicu, ili kolegu koji dostavlja podatak, i to ne kao zasebnu bilješku nego kao dio samog zapisa. Drugo, put od izvora do izvještaja: koje je obrade broj prošao prije nego što se pojavio u izvještaju, tako da revizor ne mora pogađati zašto se broj u izvještaju razlikuje od broja u izvornom sustavu. Treće, vlasnika: ne ime koje je jednom upisano, nego osobu koju je u ovom trenutku moguće nazvati s pitanjem o toj konkretnoj podatkovnoj točki.

To nije komplicirano opisati, ali je posao to utvrditi. Za svaku podatkovnu točku zasebno, i ne kao jednokratnu vježbu nego kao nešto što se ažurira kad se izvori ili vlasnici promijene. Pitanje gdje podatkovna točka već postoji trebalo bi prethoditi ovome: registar ima vrijednost samo ako se poziva na izvor koji zaista postoji, a ne na pretpostavku o tome odakle je broj nekad potjecao.

Što ovaj pristup ne rješava

Čitljiv registar omogućuje prijenos. Ne čini brojeve automatski točnima. Ako je temeljni izvor sam po sebi nepouzdan — brojilo koje je godinama netočno postavljeno, tablica s pogreškom u formuli koju nitko nije primijetio — registar tu pogrešku samo preciznije utvrđuje. To je drugo pitanje, na koje se prije odgovara gledanjem koliko vaših podatkovnih točaka ima izvor koji je dokaziv i provjerljiv.

Registar također ne rješava koja je podatkovna točka zapravo potrebna. Neke organizacije utvrđuju desetke podatkovnih točaka za temu za koju bi dovoljna bila šaka njih, i onda ulažu održavanje u informacije koje nitko ne konzultira. Ta se procjena veže na pitanje koje podatkovne točke zaista trebate, i prethodi pitanju tko treba moći čitati registar. Registar koji je potpun za pogrešnu temu i dalje je pogrešan registar.

I registar ne rješava koliko vremena treba da se tema dovede u red. To ovisi o broju izvora, o tome koliko su razasuti, i koliko njih već ima vlasnika koji je dostupan. Tko želi procjenu toga, na stranici koliko dugo traje da se tema dovede u red nalazi opis onoga što određuje to trajanje, a ne broj koji je isti za svaku organizaciju.

Zašto to najčešće počinje s CO2

Izgradnja registra podatkovnih točaka traje, i to vrijeme se rijetko odjednom oslobodi za sve teme istovremeno. Većina organizacija počinje s temom kod koje su podaci već najrazasutiji i pritisak da se objasni podrijetlo najveći. Zašto je to često CO2, opisano je na stranici o zašto je CO2 obično prva tema. Tko tamo počne, uvježbava način utvrđivanja na temi koja se za to dobro uklapa, prije nego se taj način primijeni na ostatak.

Skener je u izradi

Data Readiness Scan koji ovo utvrđuje — registar podatkovnih točaka, podrijetlo po podatkovnoj točki, vlasništvo i pravila kvalitete — još je u razvoju. Trenutno ne postoji alat koji možete nabaviti; tko je za to zainteresiran, može se prijaviti na listu čekanja i bit će obaviješten čim skener postane dostupan.