Lineage nu este altceva decât traseul pe care îl parcurge o cifră: de la locul unde ia naștere până la locul unde apare în raport. Acest traseu există și fără instrument. De fiecare dată când cineva preia o cifră dintr-un spreadsheet, o adună cu o altă cifră, o împarte la un număr de fte-uri sau o convertește într-o altă unitate, acea persoană parcurge o bucată de lineage — fie că este înregistrată, fie că nu. Întrebarea nu este dacă acel lineage există, ci dacă cineva îl poate reconstitui fără a fi nevoie să apeleze la autorul original.
Un punct de date dintr-un raport de sustenabilitate are aproape întotdeauna în urma lui o serie de pași. Mai întâi este sursa: un spreadsheet cu consumul de energie pe locație, un export dintr-un sistem HR, o factură a unui furnizor. Apoi urmează o prelucrare: adunare, mediere, convertire în echivalent CO2, corelare cu un factor de emisie. Adesea urmează o agregare: cifrele pe locație devin cifre pe țară, cifrele pe lună devin cifre pe an. În final, cifra ajunge în raport, de multe ori printr-un ultim strat manual de re-transcriere sau copiere.
Pentru a înțelege ce înseamnă cartografierea de la sursă la raport atunci când sursa este un spreadsheet, ajută să nu vedeți acești pași ca un întreg, ci ca o serie de acțiuni separate, fiecare cu propriul risc de eroare. Cel care cunoaște doar începutul și finalul traseului nu poate vedea unde, pe la mijloc, a apărut o greșeală.
Fără înregistrare, lineage-ul există doar în mintea celui care a creat spreadsheet-ul. Din momentul în care acea persoană este în vacanță, își schimbă funcția sau părăsește organizația, cunoștințele despre ce s-a petrecut între sursă și raport se pierd. Un controlor care dorește să verifice o cifră trebuie apoi să ghicească sau să întrebe. O parte externă care evaluează raportul trebuie să se bazeze pe încredere în loc de documentație.
Prelucrările situate între sursă și raport au devenit adesea invizibile pentru că sunt ascunse în formule de celule, macrocomenzi sau în memoria unui angajat. Pentru a stabili care prelucrări se află între sursă și raport atunci când sursa este un spreadsheet, este necesar să denumiți separat fiecare formulă, fiecare pas manual și fiecare corelare — nu ca o cutie neagră, ci ca o serie de acțiuni distincte.
Aceeași situație se aplică celor două prelucrări care apar cel mai frecvent în datele de sustenabilitate: agregarea și normalizarea. Agregarea — adunarea cifrelor din mai multe surse într-un singur total — necesită înregistrarea surselor incluse și a celor excluse, precum și motivul. Cel care dorește să știe cum se înregistrează agregarea atunci când sursa este un spreadsheet, se confruntă cu necesitatea de a documenta, pentru fiecare sumă, care celule au fost incluse. Normalizarea — reducerea cifrelor brute la o unitate comparabilă — cunoaște o problemă similară: care factor de conversie a fost utilizat, din ce sursă provine acel factor și dacă factorul a rămas neschimbat pe tot parcursul anului. Pentru cei care doresc să înregistreze acest lucru, există o abordare descrisă în cum se înregistrează normalizarea atunci când sursa este un spreadsheet.
O greșeală frecventă este să se creadă că un jurnal de modificări oferă lineage suficient. Un jurnal arată când a fost modificată o celulă și de către cine, dar nu de ce a fost necesară modificarea respectivă sau ce regulă se afla în spatele ei. O pistă de audit care înregistrează doar ce s-a întâmplat, fără logica de bază, lasă neschimbate aceleași întrebări ca și absența unui jurnal. De ce o pistă de audit trebuie să fie mai mult decât un jurnal atunci când sursa este un spreadsheet, se află în diferența dintre înregistrarea unei acțiuni și înregistrarea motivului din spatele ei.
Fără instrument, în practică, aceasta înseamnă: pentru fiecare punct de date, un document fix sau o secțiune fixă în care se indică ce sursă a fost utilizată, ce prelucrări au fost aplicate și în ce ordine, cine a efectuat prelucrarea și pe baza cărei reguli. Acest lucru se poate face într-un registru separat, în câmpuri de comentarii din spreadsheet-ul propriu-zis, sau într-o prezentare separată ținută alături de procesul de raportare. Este mai multă muncă decât a nu înregistra nimic, și mai puțină muncă decât implementarea unui instrument peste un proces care încă nu cunoaște acești pași. Exact acesta este motivul pentru care se parcurg mai întâi acești pași: un instrument aplicat unui proces neorganizat produce un rezultat mai ordonat pentru aceleași cifre imposibil de urmărit. Pentru detaliile acestei abordări, inclusiv formatul în care lineage-ul poate fi ținut la evidență per punct de date, există o dezvoltare a temei cum se construiește lineage fără instrument atunci când sursa este un spreadsheet.
Înregistrarea manuală a fiecărui pas dintre sursă și raport este posibilă atunci când numărul de puncte de date și spreadsheet-uri este limitat. La un număr mai mare de locații, surse sau cicluri de raportare, urmărirea fiecărei prelucrări devine o sarcină care necesită mult timp și este predispusă exact la aceleași erori pe care lineage-ul ar trebui să le scoată la iveală. În momentul în care această limită se profilează, este util să știți ce parte din această muncă de înregistrare se poate repeta conform unei reguli fixe și, prin urmare, poate fi preluată de AI, și ce parte continuă să necesite evaluare. Scanul de lucru al FTE TO AI calculează acest lucru pe sarcină, astfel încât să devină clar unde munca manuală mai este potrivită și unde repetiția necesită altceva.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.