Kennisbank

Lineage veidošana pirms rīka pievienošanas

Lineage nav nekas citāds kā ceļš, ko veic skaitlis: no vietas, kur tas rodas, līdz vietai, kur tas parādās atskaitē. Šis ceļš pastāv arī bez rīka. Ikreiz, kad kāds pārņem skaitli no izklājlapas, saskaita to ar citu skaitli, dala ar fte skaitu vai pārrēķina citā mērvienībā, šī persona veic nelielu lineage daļu — vienalga, vai tas tiek fiksēts vai nē. Jautājums nav, vai šī lineage pastāv, bet vai kāds to var atstāstīt, nepieaicinot sākotnējo autoru.

Soļi starp avotu un atskaiti

Datu punktam ilgtspējas atskaitē gandrīz vienmēr ir vairāki soļi jau aiz muguras. Vispirms ir avots: izklājlapa ar energopatēriņu pa filiālēm, eksports no HR sistēmas, piegādātāja rēķins. Tad seko apstrāde: saskaitīšana, vidēju vērtību noteikšana, pārrēķins uz CO2 ekvivalentu, sasaiste ar emisijas faktoru. Bieži seko agregācija: skaitļi pa filiālēm pārtop skaitļos pa valstīm, skaitļi pa mēnešiem pārtop skaitļos pa gadiem. Beigās skaitlis nokļūst atskaitē, bieži caur pēdējo manuālas pārrakstīšanas vai kopēšanas kārtu.

Lai izprastu, ko nozīmē source-to-report kartēšana, ja avots ir izklājlapa, palīdz šos soļus neskatīt kā vienu veselumu, bet kā virkni atsevišķu darbību, katrai ar savu kļūdas risku. Kurš zina tikai ceļojuma sākumu un beigas, nevar redzēt, kur pa vidu kaut kas noiets greizi.

Kāpēc katrs solis jāfiksē

Bez fiksēšanas lineage eksistē tikai galvā tam, kurš izveidoja izklājlapu. Tiklīdz šī persona dodas atvaļinājumā, mainā funkciju vai pamet organizāciju, zināšanas par to, kas notika starp avotu un atskaiti, pazūd. Kontrolierim, kurš vēlas pārbaudīt skaitli, tad atliek minēt vai apjautāties. Ārējai pusei, kas vērtē atskaiti, jāpaļaujas uz uzticību, nevis uz dokumentāciju.

Apstrādes darbības, kas atrodas starp avotu un atskaiti, bieži ir kļuvušas neredzamas, jo tās ir paslēptas šūnu formulās, makrosos vai darbinieka atmiņā. Lai noskaidrotu, kādas apstrādes darbības atrodas starp avotu un atskaiti, ja avots ir izklājlapa, ir nepieciešams nosaukt katru formulu, katru manuālo soli un katru sasaisti atsevišķi — nevis kā black box, bet kā virkni atsevišķu darbību.

Tas pats attiecas uz divām apstrādes darbībām, kas ilgtspējas datos sastopamas visbiežāk: agregāciju un normalizāciju. Agregācija — skaitļu no vairākiem avotiem saskaitīšana vienā kopsummā — prasa fiksēt, kuri avoti tika iekļauti un kuri nē, un kāpēc. Kurš vēlas zināt, kā fiksēt agregāciju, ja avots ir izklājlapa, saskaras ar nepieciešamību dokumentēt katrai summai, kuras šūnas tika iekļautas. Normalizācijai — jēlskaitļu pārveidošanai salīdzināmā mērvienībā — ir līdzīga problēma: kāds pārrēķina koeficients ir izmantots, no kāda avota šis koeficients nāk, un vai tas visu gadu ir palicis nemainīgs. Tam, kurš vēlas šo fiksēt, ir aprakstīta pieeja kā fiksēt normalizāciju, ja avots ir izklājlapa.

Žurnāls nav pietiekams

Bieži pieļauta kļūda ir domāt, ka izmaiņu žurnāls sniedz pietiekamu lineage. Žurnāls parāda, kad šūna tika mainīta un kurš to darīja, bet ne to, kāpēc šī izmaiņa bija nepieciešama vai kāds noteikums stāvēja aiz tās. Audita pēda, kas fiksē vienīgi to, kas notika, bez pamatojošās loģikas, atstāj neatbildētus tos pašus jautājumus, kas paliktu bez jebkāda žurnāla. Kāpēc audita pēdai jābūt vairāk nekā žurnālam, ja avots ir izklājlapa, slēpjas atšķirībā starp darbības reģistrēšanu un tās pamatojuma fiksēšanu.

Ko nozīmē fiksēšana bez rīka

Bez rīka praksē tas nozīmē: katram datu punktam pastāvīgs dokuments vai pastāvīga sadaļa, kurā norādīts, kurš avots izmantots, kādas apstrādes darbības pielietotas un kādā secībā, kurš šo apstrādi veicis un uz kāda noteikuma pamata. To var veikt atsevišķā reģistrā, komentāru laukos pašā izklājlapā vai atsevišķā pārskatā, kas tiek uzturēts līdzās atskaites procesam. Tas ir vairāk darba nekā nefiksēt nekā, un mazāk darba nekā ieviest rīku virs procesa, kas šos soļus vēl nepazīst. Tieši tas ir iemesls, kāpēc šie soļi vispirms jāizstaigā: rīks, kas tiek uzstādīts virs nesakārtota procesa, sniedz sakoptāku izvadi par tiem pašiem neizsekojamiem skaitļiem. Šīs pieejas detaļām, tostarp formātam, kādā lineage var uzturēt katram datu punktam, ir izklāsts par to, kā lineage tiek veidota bez rīka, ja avots ir izklājlapa.

Kad manuālais darbs sasniedz robežas

Manuāla katras darbības starp avotu un atskaiti fiksēšana ir izpildāma, ja datu punktu un izklājlapu skaits ir ierobežots. Ja filiāļu, avotu vai atskaites ciklu skaits pieaug, katras apstrādes darbības izsekošana pārtop uzdevumā, kas prasa daudz laika un ir jutīgs pret tām pašām kļūdām, kuras lineage tieši ir paredzēta atklāt. Kad šī robeža tuvojas, ir lietderīgi zināt, kura daļa no šī fiksēšanas darba ir atkārtojama pēc fiksēta noteikuma un tāpēc to var pārņemt AI, un kura daļa joprojām prasa vērtējumu. FTE TO AI darba skenēšana (werkscan) to izrēķina pa uzdevumiem, tā skaidri parādot, kur manuālais darbs vēl ir piemērots un kur atkārtošanās prasa kaut ko citu.