Un registru de evidență înregistrează cine a deschis un fișier și când. Este util, dar nu răspunde la întrebarea care se pune cel mai des în cazul datelor de sustenabilitate: cum a fost obținută această cifră. Când sursa este o foaie de calcul, această diferență este mai mare decât în cazul unui sistem, pentru că o foaie de calcul nu impune o structură fixă. Oricine poate modifica o formulă, adăuga un rând sau schimba o unitate de măsură fără să rămână vreo urmă care să depășească un nume de fișier cu o dată în el.
Un registru de evidență vă spune că fișierul „Scope1_2023_v4.xlsx” a fost salvat într-o anumită zi. Nu vă spune ce celulă a fost modificată, din ce motiv, și dacă acea modificare a fost o corecție sau o presupunere nouă. La datele de sustenabilitate, această distincție este relevantă, pentru că o cifră trece de multe ori prin mai multe mâini înainte de a ajunge într-un raport. Cine poate demonstra ce s-a întâmplat între sursă și raport, poate demonstra și de ce o cifră este așa cum este. Cine nu poate face asta, are doar un rezultat, nu și drumul până la el.
Între datele brute dintr-o foaie de calcul și cifra din raport se află de obicei o serie de operațiuni: o unitate de măsură este convertită, o perioadă este consolidată, o valoare aberantă este corectată, un rezultat dintr-un tab este adunat cu un rezultat dintr-un alt tab. Fiecare pas este un moment în care se face o presupunere. Ce operațiuni se află între sursă și raport diferă de la un punct de date la altul și de la o organizație la alta, dar pașii în sine sunt rareori unici. Ei reapar la aproape fiecare cifră compusă din mai multe surse.
Un traseu de audit care arată doar rezultatul final și ultima dată de modificare ratează complet acești pași intermediari. Pentru a putea reconstitui o cifră, trebuie înregistrat ce operațiune a fost aplicată în ce moment, cu ce date de intrare și de către cine. Aceasta este o formă diferită de înregistrare față de ceea ce oferă un registru de evidență: este maparea de la sursă la raport, unde punctul de plecare nu este fișierul, ci punctul de date.
Una dintre operațiunile care rămâne cel mai puțin vizibilă este agregarea: însumarea cifrelor din diferite surse, departamente sau perioade într-un singur număr. Agregarea pare un pas tehnic, dar conține de multe ori alegeri de fond: ce unități de măsură sunt aliniate, ce perioade sunt luate în calcul, ce excepții sunt ținute separat. Modul în care înregistrați agregarea determină dacă cineva poate reconstitui ulterior de ce totalul este așa cum este, sau dacă totalul rămâne o cutie neagră pe care numai autorul ei o poate explica, iar acea explicație nu mai rezistă din momentul în care persoana respectivă nu mai este disponibilă.
Un traseu de audit fără proprietate stabilită înregistrează ce s-a întâmplat, dar nu și cine este responsabil pentru asta. La foile de calcul, acesta este un risc, pentru că un fișier poate fi editat de mai multe persoane fără să fie clar cine a făcut alegerea de fond. A înregistra cine a efectuat o operațiune este altceva decât a înregistra cine deține definiția unui punct de date: unul înregistrează o acțiune, celălalt stabilește cine poate explica de ce un punct de date este definit așa cum este. Ambele sunt necesare pentru ca un traseu de audit să fie util pentru cineva care nu a fost prezent la proces.
În plus, este relevantă distincția dintre cine efectuează o operațiune și cine deține procesul de bază. Un angajat poate fi responsabil pentru completarea unei foi de calcul, în timp ce altcineva este responsabil pentru procesul în care este utilizată acea foaie de calcul. Un traseu de audit care nu face această distincție indică, la o întrebare, ultima persoană care a modificat ceva, nu neapărat pe cel care poate explica efectiv de ce procesul este structurat astfel.
Este posibil să începeți această înregistrare fără să achiziționați un sistem pentru asta. Se începe cu identificarea operațiunilor aplicate unui punct de date, înregistrarea cine execută fiecare pas și descrierea motivului din spatele unei corecții în momentul în care este făcută. Modul în care construiți lineage-ul fără un instrument atunci când sursa este o foaie de calcul, este mai ales o chestiune de disciplină în înregistrare, nu de software. Un instrument poate sprijini apoi acest proces, dar un instrument aplicat peste un proces care nu înregistrează nimic produce doar o foaie de calcul mai ordonată, cu aceleași presupuneri invizibile în ea.
În momentul în care pașii dintre sursă și raport sunt identificați și înregistrați, apare o a doua întrebare: cine execută de fapt acești pași, și ce parte din ei este suficient de repetabilă pentru a fi transferată. Multe dintre operațiunile descrise aici, cum ar fi convertirea unităților de măsură sau consolidarea datelor din surse fixe, sunt sarcini care se pot descompune în pași. [Scanul de muncă al FTE TO AI](https://fte-to-ai.com) calculează, pentru fiecare sarcină, ce parte din acea muncă poate fi preluată de AI, pe baza naturii sarcinii și nu a unei presupuneri generale despre ce poate face automatizarea.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.