Kennisbank

Vybudovat lineage dřív, než přibude nástroj

Lineage není nic jiného než cesta, kterou urazí číslo: od místa, kde vzniká, až k místu, kde se objeví v reportu. Tato cesta existuje i bez nástroje. Pokaždé, když někdo převezme číslo z tabulky, sečte ho s jiným číslem, vydělí počtem fte nebo přepočítá na jinou jednotku, urazí tato osoba kousek lineage — ať už je to zaznamenáno, nebo ne. Otázkou není, zda tato lineage existuje, ale zda ji někdo dokáže znovu vylíčit bez toho, aby musel oslovit původního tvůrce.

Kroky mezi zdrojem a reportem

Datový bod v udržitelnostním reportu má téměř vždy za sebou určitý počet kroků. Nejprve je zdroj: tabulka se spotřebou energie po jednotlivých pobočkách, export z HR systému, faktura od dodavatele. Poté následuje úprava: sečtení, zprůměrování, přepočet na CO2-ekvivalent, propojení s emisním faktorem. Často následuje agregace: čísla za pobočku se stávají čísly za zemi, čísla za měsíc se stávají čísly za rok. Nakonec se číslo dostane do reportu, často ještě přes poslední ruční vrstvu přepisu nebo kopírování.

Aby bylo možné pochopit, co znamená mapování od zdroje k reportu, pokud je zdrojem tabulka, pomáhá vnímat tyto kroky nikoli jako jeden celek, ale jako řadu jednotlivých úkonů, každý s vlastní pravděpodobností chyby. Kdo zná jen začátek a konec cesty, nemůže vidět, kde uprostřed se něco pokazilo.

Proč musí být zaznamenán každý krok

Bez zaznamenávání existuje lineage jen v hlavě toho, kdo tabulku vytvořil. Jakmile je tato osoba na dovolené, změní funkci nebo odejde z organizace, znalost o tom, co se stalo mezi zdrojem a reportem, zmizí. Kontrolor, který chce číslo ověřit, se pak musí spoléhat na odhad nebo dotaz. Externí strana, která report posuzuje, musí spoléhat na důvěru místo na dokumentaci.

Úpravy, které se nacházejí mezi zdrojem a reportem, se často staly neviditelnými, protože jsou skryté ve vzorcích buněk, makrech nebo v paměti zaměstnance. Aby bylo možné zjistit, jaké úpravy se nacházejí mezi zdrojem a reportem, pokud je zdrojem tabulka, je nutné pojmenovat každý vzorec, každý ruční krok a každé propojení samostatně — nikoli jako černou skříňku, ale jako řadu jednotlivých úkonů.

Totéž platí pro dvě úpravy, které se v datech o udržitelnosti vyskytují nejčastěji: agregaci a normalizaci. Agregace — sečtení čísel z více zdrojů do jednoho celkového čísla — vyžaduje zaznamenání toho, jaké zdroje byly zahrnuty a jaké nikoli, a proč. Kdo chce zjistit, jak se zaznamenává agregace, pokud je zdrojem tabulka, narazí na nutnost dokumentovat pro každý součet, jaké buňky byly zahrnuty. Normalizace — převod hrubých čísel na srovnatelnou jednotku — má podobný problém: jaký přepočítací koeficient byl použit, z jakého zdroje tento koeficient pochází a zda tento koeficient zůstal po celý rok stejný. Pro toho, kdo to chce zaznamenat, je popsán postup v jak se zaznamenává normalizace, pokud je zdrojem tabulka.

Deník změn nestačí

Častou chybou je myslet si, že deník změn přináší dostatečnou lineage. Deník změn ukazuje, kdy byla buňka upravena a kým, ale ne proč byla tato úprava potřebná nebo jaké pravidlo za ní stálo. Auditní stopa, která zaznamenává pouze to, co se stalo, bez podkladové logiky, zanechává stejné otázky nezodpovězené jako žádný deník. Proč musí auditní stopa být víc než deník změn, pokud je zdrojem tabulka, spočívá v rozdílu mezi zaznamenáním úkonu a zaznamenáním důvodu, který za ním stojí.

Co znamená zaznamenávání bez nástroje

Bez nástroje to v praxi znamená: pro každý datový bod pevný dokument nebo pevnou sekci, kde je uvedeno, jaký zdroj byl použit, jaké úpravy byly použity a v jakém pořadí, kdo úpravu provedl a na základě jakého pravidla. To může být ve samostatném registru, v poznámkových polích u samotné tabulky, nebo v samostatném přehledu, který se vede vedle procesu reportování. Je to více práce než nezaznamenávat nic a méně práce než zavádět nástroj nad procesem, který tyto kroky ještě nezná. Přesně to je důvodem, proč nejprve projít tyto kroky: nástroj, který se nasadí na neuspořádaný proces, poskytuje úhlednější výstup o stejných nedohledatelných číslech. Podrobnosti tohoto přístupu, včetně formátu, ve kterém lze vést lineage po jednotlivých datových bodech, jsou rozpracovány v jak se vytváří lineage bez nástroje, pokud je zdrojem tabulka.

Kdy ruční práce naráží na hranice

Ruční zaznamenávání každého kroku mezi zdrojem a reportem je zvládnutelné u omezeného počtu datových bodů a tabulek. U většího počtu poboček, zdrojů nebo reportovacích cyklů se sledování každé úpravy stává úkolem, který vyžaduje mnoho času a je náchylný ke stejným chybám, které má lineage právě odhalit. Ve chvíli, kdy se tato hranice blíží, je užitečné vědět, jaká část této zaznamenávající práce se dá opakovat podle pevného pravidla a lze ji tedy převzít pomocí AI, a jaká část stále vyžaduje posouzení. Pracovní scan od FTE TO AI toto vypočítá po jednotlivých úkolech, takže je jasné, kde ruční práce ještě sedí a kde opakování vyžaduje něco jiného.