Kennisbank

Bygga upp lineage innan ett verktyg tillkommer

Lineage är inget annat än den väg ett tal färdas: från platsen där det uppstår till platsen där det står i rapporten. Den vägen finns även utan verktyg. Varje gång någon hämtar en siffra från ett kalkylblad, lägger ihop den med en annan siffra, delar med ett antal heltidsanställda eller räknar om till en annan enhet, tillryggalägger den personen en bit lineage — oavsett om det dokumenteras eller inte. Frågan är inte om den lineagen finns, utan om någon kan återge den utan att behöva kontakta den ursprungliga upphovspersonen.

Stegen mellan källa och rapport

En datapunkt i en hållbarhetsrapport har nästan alltid ett antal steg bakom sig. Först finns källan: ett kalkylblad med energiförbrukning per anläggning, en export från ett HR-system, en faktura från en leverantör. Därefter följer en bearbetning: summering, medelvärdesberäkning, omräkning till CO2-ekvivalent, koppling till en emissionsfaktor. Ofta följer en aggregering: siffror per anläggning blir siffror per land, siffror per månad blir siffror per år. Slutligen hamnar siffran i rapporten, ofta via ännu ett sista manuellt kopierings- eller inklistringssteg.

För att förstå vad kartläggning från källa till rapport innebär när källan är ett kalkylblad, hjälper det att inte se dessa steg som en helhet utan som en serie separata handlingar, var och en med sin egen felrisk. Den som bara känner till resans början och slut kan inte se var i mitten något har gått fel.

Varför varje steg måste dokumenteras

Utan dokumentation existerar lineage bara i huvudet hos den som skapade kalkylbladet. Så snart den personen är på semester, byter befattning eller lämnar organisationen, försvinner kunskapen om vad som hänt mellan källa och rapport. En controller som vill verifiera en siffra måste då gissa eller fråga runt. En extern part som bedömer rapporten måste förlita sig på förtroende i stället för dokumentation.

Bearbetningarna mellan källa och rapport har ofta blivit osynliga eftersom de gömmer sig i cellformler, makron eller en medarbetares minne. För att ta reda på vilka bearbetningar som finns mellan källa och rapport när källan är ett kalkylblad, krävs det att varje formel, varje manuellt steg och varje koppling namnges separat — inte som en svart låda utan som en serie separata handlingar.

Detsamma gäller de två bearbetningar som förekommer mest i hållbarhetsdata: aggregering och normalisering. Aggregering — att summera siffror från flera källor till en totalsumma — kräver dokumentation av vilka källor som ingått och vilka som inte gjort det, och varför. Den som vill veta hur aggregering dokumenteras när källan är ett kalkylblad, stöter på nödvändigheten att för varje summering dokumentera vilka celler som ingått. Normalisering — att härleda råa siffror till en jämförbar enhet — har ett liknande problem: vilken omräkningsfaktor har använts, från vilken källa kommer den faktorn, och har faktorn förblivit densamma hela året. För den som vill dokumentera detta finns ett tillvägagångssätt beskrivet i hur normalisering dokumenteras när källan är ett kalkylblad.

En loggbok är inte tillräckligt

Ett vanligt misstag är att tro att en ändringslogg ger tillräcklig lineage. En loggbok visar när en cell har ändrats och av vem, men inte varför ändringen behövdes eller vilken regel som låg bakom. En granskningsspår som endast registrerar vad som hänt, utan den underliggande logiken, lämnar samma frågor obesvarade som ingen loggbok alls. Varför ett granskningsspår måste vara mer än en loggbok när källan är ett kalkylblad, ligger i skillnaden mellan registrering av en handling och dokumentation av skälet bakom den.

Vad dokumentation utan verktyg innebär

Utan verktyg innebär detta i praktiken: för varje datapunkt ett fast dokument eller en fast sektion där det anges vilken källa som använts, vilka bearbetningar som tillämpats i vilken ordning, vem som utfört bearbetningen och utifrån vilken regel. Det kan ske i ett separat register, i kommentarsfält vid själva kalkylbladet, eller i en separat översikt som förs vid sidan av rapporteringsprocessen. Det är mer arbete än att inte dokumentera något, och mindre arbete än att införa ett verktyg ovanpå en process som ännu inte känner till dessa steg. Just det är anledningen att först gå igenom dessa steg: ett verktyg som placeras ovanpå en oorganiserad process ger bara en snyggare utskrift av samma ospårbara siffror. För detaljerna i detta tillvägagångssätt, inklusive formatet i vilket lineage per datapunkt kan föras, finns en utförligare beskrivning av hur lineage byggs upp utan verktyg när källan är ett kalkylblad.

När manuellt arbete når sina gränser

Att manuellt dokumentera varje steg mellan källa och rapport går att göra vid ett begränsat antal datapunkter och kalkylblad. Vid ett större antal anläggningar, källor eller rapporteringscykler blir det att följa varje bearbetning en uppgift som tar mycket tid och är känslig för samma fel som lineage just ska blottlägga. Vid den punkt då den gränsen börjar synas är det nyttigt att veta vilken del av detta dokumenterande arbete som kan upprepas enligt en fast regel och därmed kan tas över av AI, och vilken del som fortfarande kräver bedömning. FTE TO AI:s arbetsscan räknar ut detta per uppgift, så att det blir tydligt var manuellt arbete fortfarande passar och var upprepning kräver något annat.