Kennisbank

Opbygning af lineage før der tilføjes et værktøj

Lineage er ikke andet end den vej et tal tilbagelægger: fra det sted hvor det opstår til det sted hvor det står i rapporten. Denne vej findes også uden værktøj. Hver gang nogen tager et tal fra et regnearket, lægger det sammen med et andet tal, dividerer det med et antal årsværk eller omregner det til en anden enhed, tilbagelægger den person et stykke lineage — uanset om det dokumenteres eller ikke. Spørgsmålet er ikke om denne lineage findes, men om nogen kan genfortælle den uden at skulle involvere den oprindelige ophavsmand.

Trinnene mellem kilde og rapport

Et datapunkt i en bæredygtighedsrapport har næsten altid en række trin bag sig. Først er der kilden: et regneark med energiforbrug pr. lokation, en eksport fra et HR-system, en faktura fra en leverandør. Derefter følger en bearbejdning: sammenlægning, gennemsnitsberegning, omregning til CO2-ækvivalent, kobling til en emissionsfaktor. Ofte følger en aggregering: tal pr. lokation bliver tal pr. land, tal pr. måned bliver tal pr. år. Til sidst ender tallet i rapporten, ofte via endnu et sidste manuelt indtastnings- eller kopieringslag.

For at forstå hvad source-to-report-mapping betyder når kilden er et regneark, hjælper det at se disse trin ikke som en helhed, men som en række separate handlinger, hver med sin egen risiko for fejl. Den der kun kender begyndelsen og enden af rejsen, kan ikke se hvor midtvejs noget gik skævt.

Hvorfor hvert trin skal dokumenteres

Uden dokumentation findes lineage kun i hovedet hos den, der har lavet regnearket. Så snart denne person holder ferie, skifter funktion eller forlader organisationen, forsvinder viden om hvad der er sket mellem kilde og rapport. En controller der vil verificere et tal, må da gætte eller spørge sig frem. En ekstern part der vurderer rapporten, må stole på tillid i stedet for dokumentation.

Bearbejdningerne mellem kilde og rapport er ofte blevet usynlige, fordi de er gemt i celleformler, makroer eller en medarbejders hukommelse. For at fastlægge hvilke bearbejdninger der findes mellem kilde og rapport når kilden er et regneark, er det nødvendigt at navngive hver formel, hvert manuelt trin og hver kobling separat — ikke som en black box, men som en række separate handlinger.

Det samme gælder for de to bearbejdninger der forekommer mest i bæredygtighedsdata: aggregering og normalisering. Aggregering — sammenlægning af tal fra flere kilder til én samlet total — kræver dokumentation af hvilke kilder der er medtaget og hvilke ikke, og hvorfor. Den der vil vide hvordan aggregering dokumenteres når kilden er et regneark, møder nødvendigheden af at dokumentere pr. sammenlægning hvilke celler der er medtaget. Normalisering — omregning af rå tal til en sammenlignelig enhed — har et lignende problem: hvilken omregningsfaktor er anvendt, fra hvilken kilde kommer denne faktor, og har denne faktor været den samme hele året. For den der vil dokumentere dette, er der beskrevet en fremgangsmåde i hvordan normalisering dokumenteres når kilden er et regneark.

En logbog er ikke tilstrækkeligt

En ofte gjort fejl er at tro at en logbog over ændringer giver tilstrækkelig lineage. En logbog viser hvornår en celle er blevet ændret og af hvem, men ikke hvorfor denne ændring var nødvendig eller hvilken regel der lå bag. En audit trail der kun registrerer hvad der er sket, uden den underliggende logik, efterlader de samme spørgsmål ubesvarede som ingen logbog. Hvorfor en audit trail skal være mere end en logbog når kilden er et regneark, ligger i forskellen mellem registrering af en handling og dokumentation af grunden bag den.

Hvad dokumentation uden værktøj indebærer

Uden værktøj betyder dette i praksis: for hvert datapunkt et fast dokument eller en fast sektion, hvor det står hvilken kilde der er anvendt, hvilke bearbejdninger der er udført i hvilken rækkefølge, hvem der har udført bearbejdningen og på baggrund af hvilken regel. Det kan være i et separat register, i kommentarfelter ved regnearket selv, eller i en separat oversigt der føres ved siden af rapporteringsprocessen. Det er mere arbejde end ingen dokumentation, og mindre arbejde end at indføre et værktøj over en proces der endnu ikke kender disse trin. Netop det er grunden til først at gennemgå disse trin: et værktøj der sættes på en uorganiseret proces, giver et pænere output over de samme uigennemskuelige tal. For detaljerne i denne fremgangsmåde, inklusive formatet hvori lineage pr. datapunkt kan føres, er der en udredning af hvordan lineage opbygges uden værktøj når kilden er et regneark.

Når håndarbejde når sine grænser

Manuel dokumentation af hvert trin mellem kilde og rapport kan lade sig gøre ved et begrænset antal datapunkter og regneark. Ved et større antal lokationer, kilder eller rapporteringscyklusser bliver det at følge hver bearbejdning en opgave der kræver megen tid og er sårbar for netop de fejl som lineage skal afdække. Når denne grænse kommer i sigte, er det nyttigt at vide hvilken del af dette dokumenterende arbejde kan gentages efter en fast regel og dermed overtages af AI, og hvilken del stadig kræver vurdering. Arbejdsscanen fra FTE TO AI beregner det pr. opgave, så det bliver klart hvor håndarbejde stadig passer og hvor gentagelse kræver noget andet.