Kennisbank

Οικοδόμηση lineage προτού προστεθεί ένα εργαλείο

Lineage δεν είναι τίποτα άλλο παρά η διαδρομή που διανύει ένας αριθμός: από το σημείο όπου δημιουργείται έως το σημείο όπου καταλήγει στην αναφορά. Αυτή η διαδρομή υπάρχει και χωρίς εργαλείο. Κάθε φορά που κάποιος παίρνει έναν αριθμό από ένα υπολογιστικό φύλλο, τον προσθέτει σε άλλον αριθμό, τον διαιρεί με έναν αριθμό fte ή τον μετατρέπει σε άλλη μονάδα, αυτό το άτομο διανύει ένα κομμάτι lineage — είτε αυτό καταγράφεται είτε όχι. Το ερώτημα δεν είναι αν αυτή η lineage υπάρχει, αλλά αν κάποιος μπορεί να την επαναδιηγηθεί χωρίς να ανατρέξει στον αρχικό δημιουργό.

Τα βήματα μεταξύ πηγής και αναφοράς

Ένα σημείο δεδομένων σε μια αναφορά βιωσιμότητας έχει σχεδόν πάντα έναν αριθμό βημάτων πίσω του. Πρώτα υπάρχει η πηγή: ένα υπολογιστικό φύλλο με ενεργειακή κατανάλωση ανά εγκατάσταση, μια εξαγωγή από ένα σύστημα HR, ένα τιμολόγιο από έναν προμηθευτή. Στη συνέχεια ακολουθεί μια επεξεργασία: πρόσθεση, μέσος όρος, μετατροπή σε ισοδύναμο CO2, σύνδεση με έναν συντελεστή εκπομπών. Συχνά ακολουθεί μια συνάθροιση: αριθμοί ανά εγκατάσταση γίνονται αριθμοί ανά χώρα, αριθμοί ανά μήνα γίνονται αριθμοί ανά έτος. Τέλος, ο αριθμός καταλήγει στην αναφορά, συχνά μέσω ενός τελευταίου χειροκίνητου στρώματος αντιγραφής ή πληκτρολόγησης.

Για να κατανοήσετε τι σημαίνει η αντιστοίχιση πηγής προς αναφορά όταν η πηγή είναι ένα υπολογιστικό φύλλο, βοηθά να μη βλέπετε αυτά τα βήματα ως ένα σύνολο αλλά ως μια σειρά ξεχωριστών ενεργειών, καθεμία με τη δική της πιθανότητα σφάλματος. Όποιος γνωρίζει μόνο την αρχή και το τέλος της διαδρομής, δεν μπορεί να δει πού στη μέση κάτι πήγε στραβά.

Γιατί κάθε βήμα πρέπει να καταγράφεται

Χωρίς καταγραφή, η lineage υπάρχει μόνο στο μυαλό όποιου δημιούργησε το υπολογιστικό φύλλο. Μόλις αυτό το άτομο πάει διακοπές, αλλάξει θέση ή αποχωρήσει από τον οργανισμό, η γνώση για το τι συνέβη μεταξύ πηγής και αναφοράς εξαφανίζεται. Ένας ελεγκτής που θέλει να επαληθεύσει έναν αριθμό πρέπει τότε να μαντέψει ή να ρωτήσει. Ένα εξωτερικό μέρος που αξιολογεί την αναφορά πρέπει να βασιστεί στην εμπιστοσύνη αντί στην τεκμηρίωση.

Οι επεξεργασίες που βρίσκονται μεταξύ πηγής και αναφοράς έχουν συχνά γίνει αόρατες επειδή είναι κρυμμένες σε φόρμουλες κελιών, μακροεντολές ή στη μνήμη ενός υπαλλήλου. Για να διαπιστώσετε ποιες επεξεργασίες βρίσκονται μεταξύ πηγής και αναφοράς όταν η πηγή είναι ένα υπολογιστικό φύλλο, είναι απαραίτητο να ονομάσετε κάθε φόρμουλα, κάθε χειροκίνητο βήμα και κάθε σύνδεση ξεχωριστά — όχι ως μαύρο κουτί αλλά ως σειρά ξεχωριστών ενεργειών.

Το ίδιο ισχύει για τις δύο επεξεργασίες που εμφανίζονται συχνότερα στα δεδομένα βιωσιμότητας: συνάθροιση και κανονικοποίηση. Η συνάθροιση — η πρόσθεση αριθμών από πολλαπλές πηγές σε ένα σύνολο — απαιτεί καταγραφή του ποιες πηγές συμπεριλήφθηκαν και ποιες όχι, και γιατί. Όποιος θέλει να μάθει πώς καταγράφεται η συνάθροιση όταν η πηγή είναι ένα υπολογιστικό φύλλο, προσκρούει στην ανάγκη να τεκμηριώνει, για κάθε άθροισμα, ποια κελιά συμπεριλήφθηκαν. Η κανονικοποίηση — η αναγωγή ακατέργαστων αριθμών σε συγκρίσιμη μονάδα — αντιμετωπίζει ένα παρόμοιο πρόβλημα: ποιος συντελεστής μετατροπής χρησιμοποιήθηκε, από ποια πηγή προέρχεται αυτός ο συντελεστής, και παρέμεινε ο ίδιος καθ' όλη τη διάρκεια του έτους. Για όποιον θέλει να το καταγράψει, υπάρχει μια προσέγγιση περιγραμμένη στο πώς καταγράφεται η κανονικοποίηση όταν η πηγή είναι ένα υπολογιστικό φύλλο.

Ένα αρχείο καταγραφής δεν αρκεί

Ένα συχνό λάθος είναι να πιστεύετε ότι ένα αρχείο καταγραφής αλλαγών παράγει επαρκή lineage. Ένα αρχείο καταγραφής δείχνει πότε τροποποιήθηκε ένα κελί και από ποιον, αλλά όχι γιατί ήταν αναγκαία αυτή η τροποποίηση ή ποιος κανόνας βρισκόταν πίσω της. Ένα ίχνος ελέγχου που καταγράφει μόνο τι συνέβη, χωρίς την υποκείμενη λογική, αφήνει τα ίδια ερωτήματα αναπάντητα όπως και η απουσία αρχείου καταγραφής. Γιατί ένα ίχνος ελέγχου πρέπει να είναι κάτι περισσότερο από ένα αρχείο καταγραφής όταν η πηγή είναι ένα υπολογιστικό φύλλο, βρίσκεται στη διαφορά μεταξύ καταγραφής μιας ενέργειας και τεκμηρίωσης του λόγου πίσω από αυτήν.

Τι σημαίνει καταγραφή χωρίς εργαλείο

Χωρίς εργαλείο, αυτό στην πράξη σημαίνει: για κάθε σημείο δεδομένων, ένα σταθερό έγγραφο ή σταθερή ενότητα όπου αναφέρεται ποια πηγή χρησιμοποιήθηκε, ποιες επεξεργασίες εφαρμόστηκαν και με ποια σειρά, ποιος εκτέλεσε την επεξεργασία και βάσει ποιου κανόνα. Αυτό μπορεί να γίνει σε ένα ξεχωριστό μητρώο, σε πεδία σχολίων στο ίδιο το υπολογιστικό φύλλο, ή σε μια ξεχωριστή επισκόπηση που διατηρείται παράλληλα με τη διαδικασία αναφοράς. Είναι περισσότερη δουλειά από το να μην καταγράφετε τίποτα, και λιγότερη δουλειά από την εγκατάσταση ενός εργαλείου πάνω σε μια διαδικασία που δεν γνωρίζει ακόμη αυτά τα βήματα. Ακριβώς αυτός είναι ο λόγος να διανύσετε πρώτα αυτά τα βήματα: ένα εργαλείο που τοποθετείται πάνω σε μια αδιάρθρωτη διαδικασία δίνει μια πιο τακτοποιημένη έκβαση πάνω στους ίδιους ανεξιχνίαστους αριθμούς. Για τις λεπτομέρειες αυτής της προσέγγισης, συμπεριλαμβανομένης της μορφής στην οποία μπορεί να διατηρείται η lineage ανά σημείο δεδομένων, υπάρχει μια επεξεργασία του πώς οικοδομείται η lineage χωρίς εργαλείο όταν η πηγή είναι ένα υπολογιστικό φύλλο.

Πότε η χειρωνακτική εργασία φτάνει στα όριά της

Η χειροκίνητη καταγραφή κάθε βήματος μεταξύ πηγής και αναφοράς είναι εφικτή με περιορισμένο αριθμό σημείων δεδομένων και υπολογιστικών φύλλων. Με μεγαλύτερο αριθμό εγκαταστάσεων, πηγών ή κύκλων αναφοράς, η παρακολούθηση κάθε επεξεργασίας γίνεται μια εργασία που απαιτεί πολύ χρόνο και είναι ευάλωτη ακριβώς στα ίδια σφάλματα που η lineage οφείλει να αποκαλύψει. Τη στιγμή που αυτό το όριο έρχεται σε προβολή, είναι χρήσιμο να γνωρίζετε ποιο μέρος αυτής της καταγραφικής εργασίας μπορεί να επαναλαμβάνεται σύμφωνα με σταθερό κανόνα και άρα να αναληφθεί από AI, και ποιο μέρος συνεχίζει να απαιτεί κρίση. Η werkscan της FTE TO AI υπολογίζει αυτό ανά εργασία, ώστε να γίνεται σαφές πού η χειρωνακτική εργασία εξακολουθεί να ταιριάζει και πού η επανάληψη απαιτεί κάτι διαφορετικό.