La lineage no es más que el camino que recorre una cifra: desde el lugar donde se origina hasta el lugar donde figura en el informe. Ese camino existe también sin herramienta. Cada vez que alguien toma una cifra de una hoja de cálculo, la suma con otra cifra, la divide por un número de fte o la convierte a otra unidad, esa persona recorre un fragmento de lineage — se documente o no. La pregunta no es si esa lineage existe, sino si alguien puede reconstruirla sin recurrir al autor original.
Un dato en un informe de sostenibilidad casi siempre tiene varios pasos detrás. Primero está la fuente: una hoja de cálculo con consumo energético por sede, una exportación de un sistema de RR. HH., una factura de un proveedor. Después sigue una operación: sumar, promediar, convertir a equivalente de CO2, vincular a un factor de emisión. A menudo sigue una agregación: cifras por sede se convierten en cifras por país, cifras por mes se convierten en cifras por año. Por último, la cifra llega al informe, a menudo a través de una última capa manual de copiado o transcripción.
Para entender qué significa el mapeo de fuente a informe cuando la fuente es una hoja de cálculo, ayuda no ver estos pasos como un todo, sino como una serie de acciones separadas, cada una con su propio riesgo de error. Quien solo conoce el principio y el final del recorrido no puede ver dónde, en el medio, algo ha salido mal.
Sin documentación, la lineage existe solo en la cabeza de quien creó la hoja de cálculo. En cuanto esa persona está de vacaciones, cambia de puesto o deja la organización, desaparece el conocimiento sobre lo que ha ocurrido entre la fuente y el informe. Un controller que quiere verificar una cifra tiene entonces que adivinar o preguntar. Una parte externa que evalúa el informe tiene que confiar en lugar de contar con documentación.
Las operaciones que se sitúan entre la fuente y el informe a menudo se han vuelto invisibles porque están ocultas en fórmulas de celda, macros o en la memoria de un empleado. Para averiguar qué operaciones se sitúan entre fuente e informe cuando la fuente es una hoja de cálculo, es necesario nombrar cada fórmula, cada paso manual y cada vínculo por separado — no como una caja negra, sino como una serie de acciones independientes.
Lo mismo se aplica a las dos operaciones más frecuentes en los datos de sostenibilidad: la agregación y la normalización. La agregación —sumar cifras de varias fuentes en un total— exige documentar qué fuentes se han incluido y cuáles no, y por qué. Quien quiera saber cómo se documenta la agregación cuando la fuente es una hoja de cálculo, se encuentra con la necesidad de documentar, por cada suma, qué celdas se han incluido. La normalización —reducir cifras brutas a una unidad comparable— tiene un problema similar: qué factor de conversión se ha utilizado, de qué fuente procede ese factor y si ese factor se ha mantenido igual durante todo el año. Para quien quiera documentar esto, hay un enfoque descrito en cómo se documenta la normalización cuando la fuente es una hoja de cálculo.
Un error frecuente es pensar que un registro de cambios ya ofrece suficiente lineage. Un registro de cambios muestra cuándo se modificó una celda y por quién, pero no por qué era necesaria esa modificación ni qué regla había detrás. Una pista de auditoría que solo registra lo que ha ocurrido, sin la lógica subyacente, deja sin respuesta las mismas preguntas que un registro de cambios inexistente. Por qué una pista de auditoría debe ser más que un registro de cambios cuando la fuente es una hoja de cálculo, radica en la diferencia entre registrar una acción y documentar la razón que hay detrás.
Sin herramienta, esto significa en la práctica: para cada dato, un documento fijo o una sección fija donde se indique qué fuente se ha utilizado, qué operaciones se han aplicado y en qué orden, quién ha ejecutado la operación y con base en qué regla. Esto puede hacerse en un registro independiente, en campos de comentario dentro de la propia hoja de cálculo, o en un resumen aparte que se mantiene junto al proceso de elaboración de informes. Es más trabajo que no documentar nada, y menos trabajo que implantar una herramienta sobre un proceso que todavía no conoce estos pasos. Precisamente por eso conviene recorrer primero estos pasos: una herramienta que se aplica sobre un proceso desorganizado produce una salida más ordenada sobre las mismas cifras imposibles de rastrear. Para los detalles de este enfoque, incluido el formato en el que se puede mantener la lineage por cada dato, hay un desarrollo de cómo se construye la lineage sin herramienta cuando la fuente es una hoja de cálculo.
Documentar manualmente cada paso entre fuente e informe es viable con un número limitado de datos y hojas de cálculo. Con un número mayor de sedes, fuentes o ciclos de informes, seguir cada operación se convierte en una tarea que exige mucho tiempo y es susceptible a los mismos errores que la lineage precisamente debe sacar a la luz. En el momento en que ese límite se acerca, resulta útil saber qué parte de este trabajo de documentación puede repetirse según una regla fija y, por tanto, puede asumirla la IA, y qué parte sigue requiriendo criterio humano. El escáner de trabajo de FTE TO AI calcula esto por tarea, de modo que quede claro dónde el trabajo manual todavía tiene sentido y dónde la repetición exige otra cosa.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.