Kennisbank

Vzpostavitev lineage, preden se dodaja orodje

Lineage ni nič drugega kot pot, ki jo prehodi neko število: od mesta, kjer nastane, do mesta, kjer se znajde v poročilu. Ta pot obstaja tudi brez orodja. Vsakič ko nekdo prevzame številko iz preglednice, jo sešteje z drugo številko, deli s številom fte ali preračuna v drugo enoto, ta oseba opravi delček lineage — ne glede na to, ali je to zabeleženo ali ne. Vprašanje ni, ali ta lineage obstaja, temveč ali jo lahko nekdo obnovi brez sodelovanja prvotnega ustvarjalca.

Koraki med virom in poročilom

Za podatkovno točko v poročilu o trajnosti skoraj vedno stoji več korakov. Najprej je vir: preglednica s porabo energije po lokacijah, izvoz iz kadrovskega sistema, račun dobavitelja. Nato sledi operacija: seštevanje, povprečenje, preračunavanje v CO2-ekvivalent, povezovanje z emisijskim faktorjem. Pogosto sledi agregacija: številke po lokacijah postanejo številke po državah, številke po mesecih postanejo številke po letih. Nazadnje se številka znajde v poročilu, pogosto po še eni zadnji ročni plasti prepisovanja ali lepljenja.

Za razumevanje, kaj pomeni preslikava od vira do poročila, kadar je vir preglednica, pomaga, če teh korakov ne obravnavamo kot celoto, temveč kot vrsto posameznih dejanj, vsako s svojo lastno možnostjo napake. Kdor pozna le začetek in konec poti, ne more videti, kje na sredini je šlo kaj narobe.

Zakaj je treba zabeležiti vsak korak

Brez beleženja lineage obstaja le v glavi tistega, ki je pripravil preglednico. Takoj ko je ta oseba na dopustu, zamenja funkcijo ali zapusti organizacijo, izgine znanje o tem, kaj se je zgodilo med virom in poročilom. Kontroler, ki želi preveriti številko, mora potem uganiti ali povprašati. Zunanja stranka, ki presoja poročilo, se mora zanašati na zaupanje namesto na dokumentacijo.

Operacije med virom in poročilom so pogosto postale nevidne, ker so skrite v formulah celic, makrih ali spominu zaposlenega. Da bi ugotovili, katere operacije se izvajajo med virom in poročilom, kadar je vir preglednica, je treba vsako formulo, vsak ročni korak in vsako povezavo poimenovati posebej — ne kot črno skrinjico, temveč kot vrsto posameznih dejanj.

Enako velja za dve operaciji, ki se pri podatkih o trajnosti najpogosteje pojavljata: agregacijo in normalizacijo. Agregacija — seštevanje številk iz več virov v eno skupno vsoto — zahteva beleženje, kateri viri so bili vključeni in kateri ne, ter zakaj. Kdor želi izvedeti, kako se agregacija zabeleži, kadar je vir preglednica, naleti na potrebo, da za vsako seštevanje dokumentira, katere celice so bile vključene. Normalizacija — pretvorba surovih številk v primerljivo enoto — nosi podoben problem: kateri pretvorbeni faktor je bil uporabljen, iz katerega vira ta faktor izvira in ali je ta faktor ostal enak skozi celo leto. Za tiste, ki to želijo zabeležiti, je pristop opisan v kako se normalizacija zabeleži, kadar je vir preglednica.

Dnevnik ni dovolj

Pogosta napaka je prepričanje, da dnevnik sprememb prinaša zadostno lineage. Dnevnik prikaže, kdaj je bila celica spremenjena in kdo je to storil, ne pa, zakaj je bila sprememba potrebna ali katero pravilo je stalo za njo. Revizijska sled, ki zabeleži le, kaj se je zgodilo, brez podlege logike, pušča odgovore na ista vprašanja odprta kot brez dnevnika. Zakaj mora biti revizijska sled več kot dnevnik, kadar je vir preglednica, tiči v razliki med zapisom dejanja in zabeležbo razloga za njim.

Kaj pomeni beleženje brez orodja

Brez orodja to v praksi pomeni: za vsako podatkovno točko fiksni dokument ali fiksni razdelek, v katerem je zapisano, kateri vir je bil uporabljen, katere operacije so bile izvedene v katerem vrstnem redu, kdo je operacijo izvedel in na podlagi katerega pravila. To lahko poteka v ločenem registru, v komentarnih poljih ob sami preglednici ali v posebnem preglegu, ki se vodi ob procesu poročanja. To pomeni več dela kot brez beleženja in manj dela kot vzpostavitev orodja nad procesom, ki teh korakov še ne pozna. Prav to je razlog, da je treba te korake najprej prehoditi: orodje, ki se namesti na neurejen proces, poda urejenejši izpis nad istimi nesledljivimi številkami. Za podrobnosti tega pristopa, vključno s formatom, v katerem se lahko lineage po podatkovni točki vodi, je pripravljena razlaga, kako se lineage brez orodja vzpostavi, kadar je vir preglednica.

Ko ročno delo doseže svoje meje

Ročno beleženje vsakega koraka med virom in poročilom je izvedljivo pri omejenem številu podatkovnih točk in preglednic. Pri večjem številu lokacij, virov ali poročevalskih ciklov postane sledenje vsaki operaciji naloga, ki zahteva veliko časa in je občutljiva na iste napake, ki naj bi jih lineage prav razkrila. Ko se ta meja približa, je koristno vedeti, kateri del tega beležečega dela se lahko ponavlja po fiksnem pravilu in ga je torej mogoče prepustiti AI, in kateri del še vedno zahteva presojo. Delovni scan podjetja FTE TO AI to izračuna po posamezni nalogi, tako da postane jasno, kje ročno delo še ustreza in kje ponavljanje zahteva nekaj drugega.