Kennisbank

Izgradnja lineage-a prije nego što se dodaje alat

Lineage nije ništa drugo nego put koji brojka prijeđe: od mjesta gdje nastaje do mjesta gdje se pojavljuje u izvještaju. Taj put postoji i bez alata. Svaki put kad netko preuzme brojku iz proračunske tablice, zbroji je s drugom brojkom, podijeli s brojem fte-a ili preračuna u drugu jedinicu, ta osoba prijeđe komadić lineage-a — bilo da se to zabilježi ili ne. Pitanje nije postoji li taj lineage, nego može li ga netko ponovno ispričati bez potrebe da se uključi izvorni autor.

Koraci između izvora i izvještaja

Podatak u izvještaju o održivosti gotovo uvijek ima iza sebe niz koraka. Prvo postoji izvor: proračunska tablica s potrošnjom energije po lokaciji, izvoz iz HR sustava, račun dobavljača. Zatim slijedi obrada: zbrajanje, prosječivanje, preračunavanje u CO2-ekvivalent, povezivanje s emisijskim faktorom. Često slijedi agregacija: brojke po lokaciji postaju brojke po državi, brojke po mjesecu postaju brojke po godini. Naposljetku brojka završava u izvještaju, često preko još jednog posljednjeg ručnog sloja prekucavanja ili kopiranja.

Da bi se razumjelo što znači mapiranje od izvora do izvještaja kada je izvor proračunska tablica, korisno je te korake ne gledati kao jednu cjelinu, nego kao niz zasebnih radnji, svaka sa svojom vlastitom mogućnošću pogreške. Onaj koji poznaje samo početak i kraj puta ne može vidjeti gdje je usput nešto pošlo po zlu.

Zašto svaki korak treba biti zabilježen

Bez bilježenja, lineage postoji samo u glavi osobe koja je izradila proračunsku tablicu. Čim ta osoba ode na godišnji odmor, promijeni radno mjesto ili napusti organizaciju, znanje o tome što se dogodilo između izvora i izvještaja nestaje. Kontrolor koji želi provjeriti brojku tada mora nagađati ili se raspitivati. Vanjska strana koja procjenjuje izvještaj mora se osloniti na povjerenje umjesto na dokumentaciju.

Obrade koje se nalaze između izvora i izvještaja često su postale nevidljive jer su skrivene u formulama ćelija, makroima ili sjećanju zaposlenika. Da bi se utvrdilo koje se obrade nalaze između izvora i izvještaja kada je izvor proračunska tablica, potrebno je svaku formulu, svaki ručni korak i svaku poveznicu posebno imenovati — ne kao crnu kutiju, nego kao niz zasebnih radnji.

Isto vrijedi za dvije obrade koje se najčešće javljaju u podacima o održivosti: agregaciju i normalizaciju. Agregacija — zbrajanje brojki iz više izvora u jedan zbroj — zahtijeva bilježenje toga koji su izvori uzeti u obzir, koji nisu i zašto. Onaj koji želi znati kako se agregacija bilježi kada je izvor proračunska tablica, naiđe na potrebu da se za svaki zbroj dokumentira koje su ćelije uzete u obzir. Normalizacija — svođenje sirovih brojki na usporedivu jedinicu — nosi sličan problem: koji je faktor preračunavanja korišten, iz kojeg izvora taj faktor potječe i je li ostao isti tijekom cijele godine. Za onoga koji to želi zabilježiti opisan je pristup u kako se normalizacija bilježi kada je izvor proračunska tablica.

Dnevnik promjena nije dovoljan

Česta pogreška je pomisliti da dnevnik promjena pruža dovoljan lineage. Dnevnik pokazuje kada je ćelija izmijenjena i tko je to učinio, ali ne zašto je ta izmjena bila potrebna ili koje je pravilo bilo u pozadini. Revizijski trag koji samo bilježi što se dogodilo, bez temeljne logike, ostavlja neodgovorena ista pitanja kao i kad ne postoji nikakav dnevnik. Zašto revizijski trag mora biti više od dnevnika kada je izvor proračunska tablica, leži u razlici između bilježenja radnje i bilježenja razloga koji se iza nje krije.

Što znači bilježenje bez alata

Bez alata to u praksi znači: za svaki podatak fiksni dokument ili fiksni odjeljak u kojem stoji koji je izvor korišten, koje su obrade primijenjene i u kojem redoslijedu, tko je obradu izvršio i na temelju kojeg pravila. To se može voditi u zasebnom registru, u poljima s komentarima uz samu proračunsku tablicu, ili u posebnom pregledu koji se vodi uz proces izvještavanja. To je više posla nego da se ništa ne bilježi, a manje posla nego postavljanje alata iznad procesa koji te korake još ne poznaje. Baš to je razlog da se prvo prođe kroz te korake: alat koji se postavi na neorganiziran proces daje urednije izlazne podatke, ali o istim brojkama koje se ne mogu pratiti. Za detalje ovog pristupa, uključujući format u kojem se lineage može voditi po pojedinom podatku, postoji razrada kako se izgrađuje lineage bez alata kada je izvor proračunska tablica.

Kada ručni rad dosegne granice

Ručno bilježenje svakog koraka između izvora i izvještaja izvedivo je kod ograničenog broja podataka i proračunskih tablica. Kod većeg broja lokacija, izvora ili ciklusa izvještavanja, praćenje svake obrade postaje zadatak koji oduzima puno vremena i osjetljiv je na iste pogreške koje lineage upravo treba otkriti. U trenutku kad se ta granica približi, korisno je znati koji dio ovog bilježećeg posla se može ponavljati prema fiksnom pravilu i time prepustiti umjetnoj inteligenciji, a koji dio i dalje zahtijeva prosudbu. Skener rada tvrtke FTE TO AI to izračunava po zadatku, tako da postane jasno gdje ručni rad još odgovara, a gdje ponavljanje zahtijeva nešto drugo.