Kennisbank

Изграждане на lineage преди да се добави инструмент

Lineage не е нищо друго освен пътят, който изминава едно число: от мястото, където възниква, до мястото, където се появява в отчета. Този път съществува дори без инструмент. Всеки път когато някой взема число от електронна таблица, го събира с друго число, го дели на брой fte или го преизчислява в друга единица, тази личност изминава част от lineage — независимо дали това се документира или не. Въпросът не е дали този lineage съществува, а дали някой може да го разкаже отново без да се обръща към първоначалния създател.

Стъпките между източник и отчет

Една точка от данни в отчет за устойчивост почти винаги има зад себе си няколко стъпки. Първо има източник: електронна таблица с енергийна консумация по обект, експорт от HR-система, фактура от доставчик. След това следва обработка: събиране, осредняване, преизчисляване в CO2-еквивалент, свързване с емисионен фактор. Често следва агрегация: числа по обект стават числа по държава, числа по месец стават числа по година. Накрая числото попада в отчета, често през още един последен слой на ръчно препечатване или копиране.

За да разберете какво означава source-to-report mapping, когато източникът е електронна таблица, помага да не гледате на тези стъпки като на едно цяло, а като на серия от отделни действия, всяко със собствен риск от грешки. Който познава само началото и края на пътя, не може да види къде по средата нещо се е объркало.

Защо всяка стъпка трябва да бъде документирана

Без документиране lineage съществува само в главата на онзи, който е създал електронната таблица. Щом този човек отиде на почивка, смени длъжност или напусне организацията, знанието за случилото се между източник и отчет изчезва. Контролер, който иска да провери число, тогава трябва да гадае или да пита. Външна страна, която оценява отчета, трябва да се доверява, вместо да разчита на документация.

Обработките, които се намират между източник и отчет, често са станали невидими, защото са скрити във формули на клетки, макроси или паметта на служител. За да установите какви обработки се намират между източник и отчет, когато източникът е електронна таблица, е необходимо да назовете всяка формула, всяка ръчна стъпка и всяка връзка поотделно — не като черна кутия, а като серия от отделни действия.

Същото важи за двете обработки, които най-често се срещат в данните за устойчивост: агрегация и нормализация. Агрегацията — събирането на числа от множество източници в едно общо число — изисква документиране на кои източници са включени и кои не, и защо. Който иска да знае как се документира агрегация, когато източникът е електронна таблица, се сблъсква с необходимостта да документира за всяка сума кои клетки са включени. Нормализацията — преобразуването на суровите числа в сравнима единица — има подобен проблем: какъв преизчислителен коефициент е използван, от какъв източник произхожда този коефициент и дали този коефициент е останал същият през цялата година. За онези, които искат да документират това, е описан подход в как се документира нормализация, когато източникът е електронна таблица.

Дневник не е достатъчен

Честа грешка е да се мисли, че дневник на промените осигурява достатъчен lineage. Дневникът показва кога е променена клетка и от кого, но не защо тази промяна е била необходима или каква логика стои зад нея. Одитна пътека, която регистрира само какво се е случило, без основната логика, оставя същите въпроси без отговор както при липса на дневник. Защо одитната пътека трябва да е нещо повече от дневник, когато източникът е електронна таблица, се крие в разликата между регистрация на действие и документиране на причината зад него.

Какво означава документиране без инструмент

Без инструмент това на практика означава: за всяка точка от данни — фиксиран документ или фиксиран раздел, в който е описано какъв източник е използван, какви обработки са приложени в какъв ред, кой е извършил обработката и на базата на какво правило. Това може да бъде в отделен регистър, в полета за коментар към самата електронна таблица, или в отделен преглед, който се поддържа наред с процеса на отчитане. Това е повече работа от липсата на документиране и по-малко работа от внедряването на инструмент върху процес, който още не познава тези стъпки. Точно това е причината първо да се преминат тези стъпки: инструмент, поставен върху неорганизиран процес, дава по-подреден изход върху същите непроследими числа. За подробностите на този подход, включително формата, в който lineage може да се поддържа за всяка точка от данни, има разработка на как се изгражда lineage без инструмент, когато източникът е електронна таблица.

Когато ръчният труд достига граници

Ръчното документиране на всяка стъпка между източник и отчет е постижимо при ограничен брой точки от данни и електронни таблици. При по-голям брой обекти, източници или отчетни цикли, следенето на всяка обработка се превръща в задача, която отнема много време и е чувствителна към същите грешки, които lineage всъщност трябва да разкрие. В момента, когато тази граница се приближава, е полезно да се знае коя част от тази документираща работа се повтаря по фиксирано правило и следователно може да бъде поета от AI, и коя част продължава да изисква преценка. Работният скан на FTE TO AI изчислява това за всяка задача, така че става ясно къде ръчният труд все още е подходящ и къде повторението изисква нещо друго.