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Costruire la lineage prima di aggiungere un tool

La lineage non è altro che il percorso che compie un numero: dal luogo dove nasce al luogo dove finisce nel report. Questo percorso esiste anche senza tool. Ogni volta che qualcuno riprende una cifra da un foglio di calcolo, la somma a un'altra cifra, la divide per un numero di fte o la converte in un'altra unità, quella persona compie un tratto di lineage — che venga documentato o no. La domanda non è se questa lineage esiste, ma se qualcuno può ricostruirla senza dover coinvolgere chi l'ha creata originariamente.

I passaggi tra fonte e report

Un dato in un report di sostenibilità ha quasi sempre una serie di passaggi dietro di sé. Prima c'è la fonte: un foglio di calcolo con il consumo energetico per sede, un'esportazione da un sistema HR, una fattura di un fornitore. Poi segue un'elaborazione: somma, media, conversione in CO2-equivalente, collegamento a un fattore di emissione. Spesso segue un'aggregazione: cifre per sede diventano cifre per paese, cifre per mese diventano cifre per anno. Infine la cifra arriva nel report, spesso tramite un ultimo strato manuale di trascrizione o copia-incolla.

Per capire cosa significa la mappatura source-to-report quando la fonte è un foglio di calcolo, aiuta non vedere questi passaggi come un unico insieme ma come una serie di operazioni distinte, ciascuna con una propria probabilità di errore. Chi conosce solo l'inizio e la fine del percorso non può vedere dove, nel mezzo, qualcosa è andato storto.

Perché ogni passaggio deve essere documentato

Senza documentazione, la lineage esiste solo nella mente di chi ha creato il foglio di calcolo. Nel momento in cui quella persona è in vacanza, cambia funzione o lascia l'organizzazione, la conoscenza su cosa è accaduto tra fonte e report scompare. Un controller che vuole verificare una cifra deve allora indovinare o chiedere. Una parte esterna che valuta il report deve basarsi sulla fiducia invece che sulla documentazione.

Le elaborazioni che si trovano tra fonte e report sono spesso diventate invisibili perché nascoste in formule di celle, macro o nella memoria di un collaboratore. Per scoprire quali elaborazioni si trovano tra fonte e report quando la fonte è un foglio di calcolo, è necessario individuare separatamente ogni formula, ogni passaggio manuale e ogni collegamento — non come una scatola nera ma come una serie di operazioni distinte.

Lo stesso vale per le due elaborazioni più frequenti nei dati di sostenibilità: l'aggregazione e la normalizzazione. L'aggregazione — la somma di cifre provenienti da più fonti in un unico totale — richiede la documentazione di quali fonti sono state incluse e quali no, e perché. Chi vuole sapere come si documenta l'aggregazione quando la fonte è un foglio di calcolo, si trova di fronte alla necessità di documentare, per ogni somma, quali celle sono state incluse. La normalizzazione — la riconduzione di cifre grezze a un'unità comparabile — presenta un problema simile: quale fattore di conversione è stato usato, da quale fonte proviene tale fattore, ed è rimasto lo stesso durante tutto l'anno. Per chi vuole documentare questo aspetto è descritto un approccio in come si documenta la normalizzazione quando la fonte è un foglio di calcolo.

Un registro non basta

Un errore comune è pensare che un registro delle modifiche fornisca una lineage sufficiente. Un registro mostra quando una cella è stata modificata e da chi, ma non perché quella modifica era necessaria o quale regola c'era dietro. Un audit trail che registra solo cosa è accaduto, senza la logica sottostante, lascia senza risposta le stesse domande di un registro assente. Il motivo per cui un audit trail deve essere più di un registro quando la fonte è un foglio di calcolo sta nella differenza tra registrare un'azione e documentare la ragione che la sottende.

Cosa significa documentare senza tool

Senza tool questo significa in pratica: per ogni dato un documento fisso o una sezione fissa in cui è indicato quale fonte è stata usata, quali elaborazioni sono state applicate e in quale ordine, chi ha eseguito l'elaborazione e su quale base di regola. Questo può avvenire in un registro separato, in campi di commento nel foglio di calcolo stesso, o in una panoramica separata mantenuta a fianco del processo di reportistica. È più lavoro che non documentare nulla, ed è meno lavoro che implementare un tool sopra un processo che non conosce ancora questi passaggi. Proprio questo è il motivo per attraversare prima questi passaggi: un tool applicato a un processo disorganizzato produce un output più ordinato sulle stesse cifre non tracciabili. Per i dettagli di questo approccio, incluso il formato in cui la lineage può essere tenuta per ogni dato, è disponibile un approfondimento su come si costruisce la lineage senza tool quando la fonte è un foglio di calcolo.

Quando il lavoro manuale raggiunge i suoi limiti

Documentare manualmente ogni passaggio tra fonte e report è gestibile con un numero limitato di dati e fogli di calcolo. Con un numero maggiore di sedi, fonti o cicli di reportistica, seguire ogni elaborazione diventa un compito che richiede molto tempo ed è sensibile agli stessi errori che la lineage dovrebbe proprio far emergere. Nel momento in cui questo limite si avvicina, è utile sapere quale parte di questo lavoro di documentazione si presta a essere ripetuta secondo una regola fissa e quindi può essere assunta dall'AI, e quale parte continua a richiedere valutazione. La werkscan di FTE TO AI calcola questo per ogni compito, in modo che risulti chiaro dove il lavoro manuale resta adeguato e dove la ripetizione richiede qualcos'altro.