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Onde estão os dados de sustentabilidade no setor de instalações

O setor de instalações não trabalha a partir de uma única localização com um único medidor de energia. O trabalho acontece em projetos, junto aos clientes, com uma frota de veículos que circula o dia inteiro e com equipamentos que mudam de empreiteiro para empreiteiro. Onde uma organização de escritório tem um edifício e alguns fornecedores, uma empresa de instalações tem uma soma de fontes pequenas e dispersas: comprovantes de combustível, relatórios de leasing, registos de horas por projeto, faturas de compra de material, e subcontratados que praticamente não acompanham o seu próprio consumo. A maior parte das emissões está muitas vezes não no edifício, mas na movimentação entre locais e no material que é processado.

Isso torna este setor diferente de um ambiente com uma base fixa de ativos. Uma fábrica tem máquinas que estão paradas ou em funcionamento, com contadores que registam algo. Uma empresa de instalações tem pessoas que conduzem furgonetas para endereços variáveis, material que chega através de diferentes distribuidores, e projetos que utilizam, a cada trabalho, uma combinação diferente de subcontratados e fornecedores. Os dados existem, mas estão fragmentados por sistemas que não foram construídos para relatórios de sustentabilidade: software de planeamento, um gestor de leasing, a contabilidade, e uma pilha de ficheiros Excel por filial.

A frota de veículos como maior ponto cego

Para muitas empresas de instalações, a frota de veículos é o maior item e, ao mesmo tempo, o mais difícil de rastrear. Os cartões de combustível fornecem totais por cartão, não por projeto ou por encomenda. As empresas de leasing fornecem relatórios no seu próprio formato, com unidades e datas de encerramento diferentes das da restante administração. Quem quiser ligar o consumo de combustível a um ponto de dados específico num relatório, tem primeiro de descobrir qual sistema é a fonte de verdade: a empresa de leasing, o fornecedor do cartão de combustível, ou um registo manual mantido por um planeador. Sem esse registo, permanece pouco claro se um número está correto ou apenas parece plausível.

Material e subcontratados: dados fora da própria organização

Uma segunda camada situa-se fora da própria organização. As empresas de instalações trabalham com material de distribuidores e com subcontratados que utilizam pessoal e equipamentos próprios. As emissões associadas a essa cadeia são, em parte, dados ligados ao material, que estão na posse do fornecedor, e, em parte, dados ligados à atividade, que estão na posse do subcontratado e muitas vezes não são registados de forma estruturada em nenhum lugar. Quem quiser utilizar estes números tem de saber qual parte de um relatório de projeto se baseia em medições próprias e qual parte se baseia numa estimativa ou num pressuposto que foi feito em algum momento e nunca mais foi verificado. Outros setores apresentam pontos de estrangulamento semelhantes: em o comércio por grosso grande parte dos dados está na posse de fornecedores e transportadores, em a indústria transformadora está, precisamente, em processos de produção e dados de máquinas, e em o setor dos transportes em dados de rotas e de combustível que também não estão configurados por defeito para relatórios.

Administração de projetos versus administração de filial

Uma terceira camada surge da forma como o trabalho está organizado. Alguns números pertencem a uma filial: gás, eletricidade, resíduos no local. Outros números pertencem a um projeto: uso de material, horas contratadas, transporte para o trabalho. Quem elabora um relatório tem de saber a que nível cada ponto de dados deve ser recolhido, e quem dentro da organização é responsável por fornecer e verificar esses dados. Sem essa atribuição, os dados de sustentabilidade tornam-se uma tarefa de recolha que é executada de forma improvisada todos os anos, com resultados variáveis que são difíceis de reconduzir ao que realmente aconteceu.

Primeiro a fonte, depois o sistema

A armadilha é adquirir uma ferramenta de relatórios antes de estas fontes e responsáveis estarem mapeados. Uma ferramenta que gera relatórios com base em números que ninguém verificou produz documentos mais arrumados sobre a mesma base incerta. Antes de escolher um sistema, vale a pena registar, para cada ponto de dados, de onde vem, quem é o responsável, e qual a regra que determina se um valor é credível. Isto aplica-se à frota de veículos, aos fluxos de materiais, ao consumo ligado a projetos, e ao fornecimento de dados por parte dos subcontratados. Só quando essa base estiver estabelecida é que uma ferramenta tem algo sobre o qual construir.

O Data Readiness Scan da csrdready.net mapeia essa base: um registo de pontos de dados, a origem de cada número até aos sistemas de origem, quem é o proprietário, e quais as regras de qualidade aplicáveis. Não é um relatório, nem um questionário preenchido, mas a estrutura subjacente que precede tudo isso. O scan está em desenvolvimento; quem tiver interesse pode inscrever-se na lista de espera.

O que isto significa para o resto da organização

Organizar os dados de sustentabilidade raramente afeta apenas a função de relatórios. Afeta o planeamento, as compras, a administração financeira e a forma como os gestores de projeto registam as suas horas e materiais. Assim que ficar claro que dados estão onde e quem é responsável por eles, surge também uma melhor perceção de qual parte desse trabalho de recolha permanece manual e qual parte pode ser automatizada. A FTE TO AI calcula isso por tarefa: o scan de trabalho detalha, passo a passo, qual parte da carga administrativa, desde relatórios de cartões de combustível a registos de projetos, pode ser assumida por IA e qual parte continua a ser trabalho humano. Para uma empresa de instalações que está apenas a começar a organizar os seus dados de sustentabilidade, esse é um ponto de continuação lógico assim que as fontes e os responsáveis estiverem claros.