Kennisbank

Audita pēdas izsekošana nav žurnāls, ja avots ir izklājlapa

Žurnāls reģistrē, kurš failu ir atvēris un kad. Tas ir noderīgi, bet tas neatbild uz jautājumu, kas ilgtspējas datu kontekstā tiek uzdots visbiežāk: kā šis skaitlis ir radies. Ja avots ir izklājlapa, šī atšķirība ir lielāka nekā sistēmas gadījumā, jo izklājlapa neuzspiež fiksētu struktūru. Ikviens var pielāgot formulu, pievienot rindu vai maiņu vienību, un pēc tam nekādas pēdas nepaliek, izņemot faila nosaukumu ar datumu.

Ko žurnāls fiksē un ko nē

Žurnāls informē jūs, ka fails "Scope1_2023_v4.xlsx" ir saglabāts konkrētā dienā. Tas neinformē jūs, kura šūna ir izmainīta, ar kādu iemeslu, un vai šī izmaiņa bija labojums vai jauns pieņēmums. Ilgtspējas datu gadījumā šī atšķirība ir svarīga, jo skaitlis bieži iet caur vairākām rokām, pirms tas nokļūst pārskatā. Kas var pierādīt, kas notikušas starp avotu un pārskatu, tas var arī pierādīt, kāpēc skaitlis ir tāds, kāds tas ir. Kas to nevar, tam ir tikai rezultāts, bez ceļa, kā tas radies.

Soļi starp avotu un pārskatu

Starp neapstrādātiem datiem izklājlapā un skaitli pārskatā parasti ir vairākas apstrādes: vienība tiek pārrēķināta, periods tiek apkopots, novirze tiek koriģēta, viena rezultāts no vienas cilnes tiek pieskaitīts pie rezultāta no citas cilnes. Katrs solis ir brīdis, kad tiek pieņemts pieņēmums. Kuras apstrādes starp avotu un pārskatu precīzi notiek, atšķiras pēc datu punkta un organizācijas, bet paši soļi reti ir unikāli. Tie atkārtojas praktiski katrā skaitlī, kas tiek apkopots no vairākiem avotiem.

Audita pēdas izsekošana, kas parāda tikai galarezultātu un pēdējo izmaiņu datumu, šos starpsoļus pilnībā palaiž garām. Lai skaitli varētu izstāstīt no jauna, jāfiksē, kāda apstrāde konkrētā brīdī tika piemērota, ar kādu ievadi, un kas to veica. Tā ir cita fiksēšanas forma nekā žurnāls piedāvā: tā ir source-to-report mapping, kurā izejas punkts nav fails, bet datu punkts.

Agregācija kā atsevišķs solis

Viena no apstrādēm, kas paliek visnepamanītāka, ir agregācija: skaitļu summēšana no dažādiem avotiem, nodaļām vai periodiem vienā skaitlī. Agregācija izskatās pēc tehniska soļa, bet bieži ietver saturīgas izvēles: kuras vienības tiek saskaņotas, kuri periodi tiek ieskaitīti, kuri izņēmumi tiek turēti atsevišķi. Kā jūs agregāciju fiksējat nosaka, vai kāds pēc laika var izstāstīt, kāpēc summa ir tāda, kāda tā ir, vai summa paliek melnā kaste, ko var izskaidrot tikai tās veidotājs, un šis izskaidrojums nav noturīgs, tiklīdz šī persona nav vairs pieejama.

Kāpēc īpašumtiesības pieder pie fiksēšanas

Audita pēdas izsekošana bez īpašumtiesībām fiksē, kas notikusi, bet nē, kurš par to ir atbildīgs. Izklājlapu gadījumā tas ir risks, jo failu var apstrādāt vairāki cilvēki, bez skaidrības, kurš pieņēmis saturīgo izvēli. Fiksēt, kurš veicis apstrādi, ir kas citāds nekā fiksēt, kam pieder datu punkta definīcija: viens reģistrē darbību, otrs fiksē, kurš var izskaidrot, kāpēc datu punkts ir definēts tā, kā tas ir. Abi ir nepieciešami, lai audita pēdas izsekošana būtu izmantojama kādam, kurš procesā nav bijis klāt.

Turklāt ir svarīga atšķirība starp to, kurš veic apstrādi, un kam pieder pamatā esošais process. Darbinieks var būt atbildīgs par izklājlapas aizpildīšanu, kamēr cits ir atbildīgs par procesu, kurā šī izklājlapa tiek izmantota. Audita pēdas izsekošana, kas šo atšķirību neveic, jautājuma gadījumā norāda uz pēdējo personu, kas kaut ko pieskārusi, nevis uz to, kurš patiešām var izskaidrot, kāpēc process ir izveidots tieši tā.

Fiksēšana bez rīkiem

Šo fiksēšanu ir iespējams sākt, neiegādājoties tam sistēmu. Tas sākas ar apstrāžu nosaukšanu, kas tiek piemērotas datu punktam, ar fiksēšanu, kurš veic kuru soli, un ar labojuma iemesla aprakstīšanu brīdī, kad tas tiek veikts. Kā jūs veidojat izsekojamību bez rīka, ja avots ir izklājlapa, galvenokārt ir disciplīnas jautājums fiksēšanā, nevis programmatūras jautājums. Rīks var pēc tam šo procesu atbalstīt, bet rīks virs procesa, kas nekā nefiksē, dod tikai kārtīgāku izklājlapu ar tiem pašiem neredzamajiem pieņēmumiem.

Tiklīdz soļi starp avotu un pārskatu ir nosaukti un fiksēti, rodas otrs jautājums: kurš šos soļus faktiski veic, un kura daļa no tā ir pietiekami atkārtojama, lai to nodotu. Daudzas no šeit aprakstītajām apstrādēm, piemēram, vienību pārrēķināšana vai datu apkopošana no fiksētiem avotiem, ir uzdevumi, kas ļaujas sadalīšanai soļos. [FTE TO AI darba skenēšana](https://fte-to-ai.com) katram uzdevumam izrēķina, kuru daļu no šī darba var pārņemt AI, pamatojoties uz uzdevuma raksturu, nevis uz pieņēmumu par to, ko automatizācija vispār var.