Kennisbank

En audit trail er ikke en logbog, når kilden er et spreadsheet

En logbog registrerer hvem der har åbnet en fil og hvornår. Det er nyttigt, men det besvarer ikke det spørgsmål, der oftest stilles ved bæredygtighedsdata: hvordan fremkommer dette tal. Ved et spreadsheet som kilde er den forskel større end ved et system, fordi et spreadsheet ikke tvinger en fast struktur igennem. Alle kan tilpasse en formel, tilføje en række eller ændre en enhed, uden at der efterlades et spor der går videre end et filnavn med en dato i.

Hvad en logbog registrerer, og hvad den ikke registrerer

En logbog fortæller dig, at filen "Scope1_2023_v4.xlsx" blev gemt på en bestemt dag. Den fortæller dig ikke, hvilken celle der er blevet ændret, med hvilken grund, og om den ændring var en korrektion eller en ny antagelse. Ved bæredygtighedsdata er det skel relevant, fordi et tal ofte går gennem flere hænder, før det ender i en rapport. Den, der kan påvise hvad der er sket mellem kilde og rapport, kan også påvise hvorfor et tal er, som det er. Den, der ikke kan det, har kun et resultat, og ingen vej dertil.

Trinene mellem kilde og rapport

Mellem de rå data i et spreadsheet og tallet i en rapport ligger der som regel en række bearbejdninger: en enhed omregnes, en periode sammenlægges, en outlier korrigeres, et resultat fra det ene faneblad lægges sammen med et resultat fra et andet faneblad. Hvert trin er et øjeblik, hvor der gøres en antagelse. Hvilke bearbejdninger mellem kilde og rapport der præcis finder sted, varierer fra datapunkt til datapunkt og fra organisation til organisation, men trinene selv er sjældent unikke. De går igen ved næsten ethvert tal, der samles fra flere kilder.

En audit trail, der kun viser slutresultatet og den seneste ændringsdato, mangler disse mellemtrin fuldstændigt. For at kunne genfortælle et tal skal det være registreret, hvilken bearbejdning der er anvendt på hvilket tidspunkt, med hvilket input, og af hvem. Det er en anden form for registrering end en logbog tilbyder: det er source-to-report mapping, hvor det ikke er filen, men datapunktet, der er udgangspunktet.

Aggregering som separat trin

En af de bearbejdninger, der forbliver mest underbelyst, er aggregering: sammenlægningen af tal fra forskellige kilder, afdelinger eller perioder til ét tal. Aggregering føles som et teknisk trin, men indeholder ofte indholdsmæssige valg: hvilke enheder harmoniseres, hvilke perioder tæller med, hvilke undtagelser holdes separat. Hvordan De registrerer aggregering afgør, om nogen bagefter kan genfortælle hvorfor totalen er, som den er, eller om totalen forbliver en sort boks, som kun ophavsmanden kan forklare, og den forklaring holder ikke, så snart den person ikke længere er til rådighed.

Hvorfor ejerskab hører sammen med registreringen

En audit trail uden ejerskab registrerer, hvad der er sket, men ikke hvem der er ansvarlig for det. Ved spreadsheets er det en risiko, fordi en fil kan bearbejdes af flere personer, uden at det er klart, hvem der har taget det indholdsmæssige valg. At registrere, hvem der har udført en bearbejdning, er noget andet end at registrere hvem der ejer definitionen af et datapunkt: den ene registrerer en handling, den anden fastlægger, hvem der kan forklare hvorfor et datapunkt er defineret, som det er. Begge er nødvendige for at gøre en audit trail brugbar for en, der ikke var til stede under processen.

Derudover er skellet relevant mellem hvem der udfører en bearbejdning, og hvem der ejer den underliggende proces. En medarbejder kan være ansvarlig for at udfylde et spreadsheet, mens en anden er ansvarlig for den proces, hvori det spreadsheet anvendes. En audit trail, der ikke skelner mellem det, peger ved et spørgsmål på den sidste person, der har rørt ved noget, ikke på hvem der egentlig kan forklare, hvorfor processen er indrettet, som den er.

Registrering uden tooling

Det er muligt at begynde denne registrering, uden at der anskaffes et system til det. Det begynder med at navngive de bearbejdninger, der anvendes på et datapunkt, registrere hvem der udfører hvilket trin, og beskrive grunden bag en korrektion på det tidspunkt, den foretages. Hvordan De opbygger lineage uden et værktøj, når kilden er et spreadsheet, er først og fremmest et spørgsmål om disciplin i registreringen, ikke om software. Et værktøj kan derefter støtte den proces, men et værktøj ovenpå en proces, der ikke registrerer noget, giver kun et pænere spreadsheet med de samme usynlige antagelser i.

Når trinene mellem kilde og rapport er navngivet og registreret, opstår et andet spørgsmål: hvem udfører rent faktisk disse trin, og hvilken del af det er tilstrækkeligt gentagelig til at kunne overdrages. Mange af de bearbejdninger, der beskrives her, som at omregne enheder eller sammenlægge data fra fastlagte kilder, er opgaver, der kan opdeles i trin. [Arbejdsscanen fra FTE TO AI](https://fte-to-ai.com) beregner for hver opgave, hvilken del af det arbejde der kan overtages af AI, baseret på opgavens karakter i stedet for en antagelse om, hvad automatisering generelt kan.