Ένα αρχείο καταγραφής καταγράφει ποιος άνοιξε ένα αρχείο και πότε. Αυτό είναι χρήσιμο, αλλά δεν απαντά στο ερώτημα που τίθεται συχνότερα όσον αφορά τα δεδομένα βιωσιμότητας: πώς προκύπτει αυτός ο αριθμός. Όταν η πηγή είναι ένα υπολογιστικό φύλλο, αυτή η διαφορά είναι μεγαλύτερη απ' ό,τι σε ένα σύστημα, επειδή ένα υπολογιστικό φύλλο δεν επιβάλλει σταθερή δομή. Ο καθένας μπορεί να προσαρμόσει έναν τύπο, να προσθέσει μια γραμμή ή να αλλάξει μια μονάδα χωρίς να παραμείνει ίχνος πέρα από ένα όνομα αρχείου με μια ημερομηνία.
Ένα αρχείο καταγραφής σας λέει ότι το αρχείο "Scope1_2023_v4.xlsx" αποθηκεύτηκε μια συγκεκριμένη ημέρα. Δεν σας λέει ποιο κελί άλλαξε, για ποιο λόγο, και αν αυτή η αλλαγή ήταν διόρθωση ή νέα υπόθεση. Στα δεδομένα βιωσιμότητας αυτή η διάκριση είναι σημαντική, επειδή ένας αριθμός συχνά περνάει από πολλά χέρια πριν καταλήξει σε μια αναφορά. Όποιος μπορεί να αποδείξει τι συνέβη μεταξύ πηγής και αναφοράς, μπορεί επίσης να αποδείξει γιατί ένας αριθμός είναι όπως είναι. Όποιος δεν μπορεί, έχει μόνο ένα αποτέλεσμα, χωρίς τη διαδρομή προς αυτό.
Ανάμεσα στα ανεπεξέργαστα δεδομένα ενός υπολογιστικού φύλλου και τον αριθμό σε μια αναφορά υπάρχουν συνήθως αρκετές επεξεργασίες: μια μονάδα μετατρέπεται, μια περίοδος συγκεντρώνεται, μια ακραία τιμή διορθώνεται, ένα αποτέλεσμα από μια καρτέλα προσθέτεται σε ένα αποτέλεσμα από άλλη καρτέλα. Κάθε βήμα είναι μια στιγμή στην οποία γίνεται μια υπόθεση. Ποιες επεξεργασίες μεταξύ πηγής και αναφοράς λαμβάνουν χώρα ακριβώς, διαφέρει ανά σημείο δεδομένων και ανά οργανισμό, αλλά τα βήματα καθαυτά είναι σπάνια μοναδικά. Επαναλαμβάνονται σχεδόν σε κάθε αριθμό που συντίθεται από πολλαπλές πηγές.
Ένα ίχνος ελέγχου που δείχνει μόνο το τελικό αποτέλεσμα και την τελευταία ημερομηνία τροποποίησης χάνει αυτά τα ενδιάμεσα βήματα εντελώς. Για να μπορεί κανείς να αναδιηγηθεί έναν αριθμό, πρέπει να έχει καταγραφεί ποια επεξεργασία εφαρμόστηκε σε ποια στιγμή, με ποια εισαγωγή δεδομένων, και από ποιον. Αυτό είναι μια διαφορετική μορφή καταγραφής από αυτή που προσφέρει ένα αρχείο καταγραφής: είναι source-to-report mapping, όπου αφετηρία δεν είναι το αρχείο αλλά το σημείο δεδομένων.
Μία από τις επεξεργασίες που παραμένει συχνότερα υποεκτιμημένη είναι η συγκέντρωση: η πρόσθεση αριθμών από διαφορετικές πηγές, τμήματα ή περιόδους σε έναν αριθμό. Η συγκέντρωση φαίνεται ως τεχνικό βήμα, αλλά συχνά περιέχει ουσιαστικές επιλογές: ποιες μονάδες εξισώνονται, ποιες περίοδοι μετρούν, ποιες εξαιρέσεις κρατούνται ξεχωριστά. Ο τρόπος με τον οποίο καταγράφετε τη συγκέντρωση καθορίζει αν κάποιος μπορεί εκ των υστέρων να αναδιηγηθεί γιατί το σύνολο είναι όπως είναι, ή αν το σύνολο παραμένει μαύρο κουτί που μόνο ο δημιουργός του μπορεί να εξηγήσει, και αυτή η εξήγηση δεν είναι βιώσιμη μόλις αυτό το άτομο δεν είναι πλέον διαθέσιμο.
Ένα ίχνος ελέγχου χωρίς ιδιοκτησία καταγράφει τι συνέβη, αλλά όχι ποιος είναι υπεύθυνος για αυτό. Στα υπολογιστικά φύλλα αυτό αποτελεί κίνδυνο, επειδή ένα αρχείο μπορεί να επεξεργαστεί από πολλά άτομα χωρίς να είναι σαφές ποιος έκανε την ουσιαστική επιλογή. Η καταγραφή του ποιος εκτέλεσε μια επεξεργασία είναι διαφορετική από την καταγραφή ποιος κατέχει τον ορισμό ενός σημείου δεδομένων: ο ένας καταγράφει μια ενέργεια, ο άλλος καταγράφει ποιος μπορεί να εξηγήσει γιατί ένα σημείο δεδομένων έχει οριστεί όπως έχει οριστεί. Και τα δύο είναι απαραίτητα για να γίνει ένα ίχνος ελέγχου χρήσιμο για κάποιον που δεν ήταν παρών στη διαδικασία.
Επιπλέον, η διάκριση είναι σημαντική μεταξύ του ποιος εκτελεί μια επεξεργασία και ποιος κατέχει την υποκείμενη διαδικασία. Ένας υπάλληλος μπορεί να είναι υπεύθυνος για τη συμπλήρωση ενός υπολογιστικού φύλλου, ενώ κάποιος άλλος είναι υπεύθυνος για τη διαδικασία στην οποία χρησιμοποιείται αυτό το υπολογιστικό φύλλο. Ένα ίχνος ελέγχου που δεν κάνει αυτή τη διάκριση, σε περίπτωση ερωτήματος, δείχνει προς το τελευταίο άτομο που άγγιξε κάτι, όχι προς όποιον μπορεί πραγματικά να εξηγήσει γιατί η διαδικασία έχει διαμορφωθεί με αυτόν τον τρόπο.
Είναι δυνατόν να ξεκινήσετε αυτή την καταγραφή χωρίς να αγοράσετε σύστημα για αυτόν τον σκοπό. Αυτό ξεκινά με τον προσδιορισμό των επεξεργασιών που εφαρμόζονται σε ένα σημείο δεδομένων, την καταγραφή του ποιος εκτελεί κάθε βήμα, και την περιγραφή του λόγου πίσω από μια διόρθωση τη στιγμή που γίνεται. Ο τρόπος με τον οποίο δημιουργείτε lineage χωρίς εργαλείο όταν η πηγή είναι ένα υπολογιστικό φύλλο, είναι κυρίως ζήτημα πειθαρχίας στην καταγραφή, όχι λογισμικού. Ένα εργαλείο μπορεί να υποστηρίξει αυτή τη διαδικασία στη συνέχεια, αλλά ένα εργαλείο πάνω από μια διαδικασία που δεν καταγράφει τίποτα, αποδίδει μόνο ένα πιο ευπρεπές υπολογιστικό φύλλο με τις ίδιες αόρατες υποθέσεις μέσα του.
Μόλις τα βήματα μεταξύ πηγής και αναφοράς προσδιοριστούν και καταγραφούν, προκύπτει ένα δεύτερο ερώτημα: ποιος εκτελεί πραγματικά αυτά τα βήματα, και ποιο μέρος τους είναι αρκετά επαναλαμβανόμενο για να μεταβιβαστεί. Πολλές από τις επεξεργασίες που περιγράφονται εδώ, όπως η μετατροπή μονάδων ή η συγχώνευση δεδομένων από σταθερές πηγές, είναι εργασίες που μπορούν να αναλυθούν σε βήματα. Η [εργασιακή σάρωση της FTE TO AI](https://fte-to-ai.com) υπολογίζει ανά εργασία ποιο μέρος αυτής της εργασίας μπορεί να αναληφθεί από AI, με βάση τη φύση της εργασίας και όχι μια υπόθεση για το τι μπορεί να κάνει γενικά η αυτοματοποίηση.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.