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Ein Audit Trail ist kein Protokoll, wenn die Quelle eine Tabellenkalkulation ist

Ein Protokoll erfasst, wer eine Datei geöffnet hat und wann. Das ist nützlich, beantwortet aber nicht die Frage, die bei Nachhaltigkeitsdaten am häufigsten gestellt wird: wie diese Zahl zustande kommt. Bei einer Tabellenkalkulation als Quelle ist dieser Unterschied größer als bei einem System, weil eine Tabellenkalkulation keine feste Struktur erzwingt. Jeder kann eine Formel anpassen, eine Zeile hinzufügen oder eine Einheit ändern, ohne dass eine Spur zurückbleibt, die über einen Dateinamen mit einem Datum darin hinausgeht.

Was ein Protokoll festhält und was nicht

Ein Protokoll teilt Ihnen mit, dass die Datei "Scope1_2023_v4.xlsx" an einem bestimmten Tag gespeichert wurde. Es teilt Ihnen nicht mit, welche Zelle geändert wurde, aus welchem Grund, und ob diese Änderung eine Korrektur war oder eine neue Annahme. Bei Nachhaltigkeitsdaten ist dieser Unterschied relevant, weil eine Zahl oft durch mehrere Hände geht, bevor sie in einem Bericht landet. Wer nachweisen kann, was zwischen Quelle und Bericht geschehen ist, kann auch nachweisen, warum eine Zahl so ist, wie sie ist. Wer das nicht kann, hat nur ein Ergebnis, aber keinen Weg dorthin.

Die Schritte zwischen Quelle und Bericht

Zwischen den Rohdaten in einer Tabellenkalkulation und der Zahl in einem Bericht liegen meist mehrere Bearbeitungen: eine Einheit wird umgerechnet, ein Zeitraum wird zusammengefasst, ein Ausreißer wird korrigiert, ein Ergebnis aus einem Tab wird zu einem Ergebnis aus einem anderen Tab addiert. Jeder Schritt ist ein Moment, in dem eine Annahme getroffen wird. Welche Bearbeitungen zwischen Quelle und Bericht genau stattfinden, unterscheidet sich je Datenpunkt und je Organisation, aber die Schritte selbst sind selten einzigartig. Sie kommen bei praktisch jeder Zahl vor, die aus mehreren Quellen zusammengestellt wird.

Ein Audit Trail, der nur das Endergebnis und das letzte Änderungsdatum zeigt, übersieht diese Zwischenschritte vollständig. Um eine Zahl nachvollziehen zu können, muss festgehalten sein, welche Bearbeitung zu welchem Zeitpunkt angewendet wurde, mit welcher Eingabe, und von wem. Das ist eine andere Form der Festlegung, als ein Protokoll bietet: es ist Source-to-Report-Mapping, bei dem nicht die Datei, sondern der Datenpunkt der Ausgangspunkt ist.

Aggregation als eigener Schritt

Eine der Bearbeitungen, die am meisten unterbelichtet bleibt, ist die Aggregation: das Zusammenrechnen von Zahlen aus verschiedenen Quellen, Abteilungen oder Zeiträumen zu einer Zahl. Aggregation fühlt sich wie ein technischer Schritt an, enthält aber oft inhaltliche Entscheidungen: welche Einheiten werden angeglichen, welche Zeiträume zählen mit, welche Ausnahmen werden separat gehalten. Wie Sie Aggregation festlegen bestimmt, ob jemand im Nachhinein nachvollziehen kann, warum die Summe so ist, wie sie ist, oder ob die Summe eine Black Box bleibt, die nur ihr Urheber erklären kann, und diese Erklärung ist nicht mehr haltbar, sobald diese Person nicht mehr verfügbar ist.

Warum Eigentümerschaft zur Dokumentation gehört

Ein Audit Trail ohne Eigentümerschaft hält fest, was geschehen ist, aber nicht, wer dafür verantwortlich ist. Bei Tabellenkalkulationen ist das ein Risiko, weil eine Datei von mehreren Personen bearbeitet werden kann, ohne dass klar ist, wer die inhaltliche Entscheidung getroffen hat. Festzuhalten, wer eine Bearbeitung ausgeführt hat, ist etwas anderes als festzuhalten, wer die Definition eines Datenpunkts besitzt: der eine registriert eine Handlung, der andere legt fest, wer erklären kann, warum ein Datenpunkt so definiert ist, wie er ist. Beides ist nötig, um einen Audit Trail für jemanden nutzbar zu machen, der nicht beim Prozess anwesend war.

Daneben ist der Unterschied relevant zwischen wer eine Bearbeitung ausführt und wer den zugrunde liegenden Prozess besitzt. Ein Mitarbeiter kann für das Ausfüllen einer Tabellenkalkulation verantwortlich sein, während ein anderer für den Prozess verantwortlich ist, in dem diese Tabellenkalkulation verwendet wird. Ein Audit Trail, der diesen Unterschied nicht macht, verweist bei einer Frage auf die letzte Person, die etwas angefasst hat, nicht auf denjenigen, der tatsächlich erklären kann, warum der Prozess so eingerichtet ist.

Festlegen ohne Tooling

Es ist möglich, mit dieser Dokumentation zu beginnen, ohne dass dafür ein System angeschafft wird. Das beginnt damit, die Bearbeitungen zu benennen, die auf einen Datenpunkt angewendet werden, festzuhalten, wer welchen Schritt ausführt, und den Grund für eine Korrektur in dem Moment zu beschreiben, in dem sie vorgenommen wird. Wie Sie Lineage ohne Tool aufbauen, wenn die Quelle eine Tabellenkalkulation ist, ist vor allem eine Frage der Disziplin bei der Dokumentation, nicht der Software. Ein Tool kann diesen Prozess anschließend unterstützen, aber ein Tool über einem Prozess, der nichts festhält, liefert nur eine ordentlichere Tabellenkalkulation mit denselben unsichtbaren Annahmen darin.

Sobald die Schritte zwischen Quelle und Bericht benannt und festgehalten sind, entsteht eine zweite Frage: wer führt diese Schritte tatsächlich aus, und welcher Teil davon ist wiederholbar genug, um übertragen zu werden. Viele der hier beschriebenen Bearbeitungen, wie das Umrechnen von Einheiten oder das Zusammenführen von Daten aus festen Quellen, sind Aufgaben, die sich in Schritte zerlegen lassen. Der [Werkscan von FTE TO AI](https://fte-to-ai.com) berechnet pro Aufgabe, welcher Teil dieser Arbeit von KI übernommen werden kann, ausgehend von der Art der Aufgabe statt einer Annahme darüber, was Automatisierung im Allgemeinen leisten kann.