Un registro documenta quién abrió un archivo y cuándo. Eso es útil, pero no responde a la pregunta que más se plantea con los datos de sostenibilidad: cómo se llega a esta cifra. Cuando la fuente es una hoja de cálculo, esa diferencia es mayor que con un sistema, porque una hoja de cálculo no impone una estructura fija. Cualquiera puede modificar una fórmula, añadir una fila o cambiar una unidad sin que quede un rastro que vaya más allá de un nombre de archivo con una fecha.
Un registro le indica que el archivo "Scope1_2023_v4.xlsx" se guardó en un día determinado. No le dice qué celda cambió, por qué motivo, ni si ese cambio fue una corrección o un supuesto nuevo. En los datos de sostenibilidad, esa distinción es relevante, porque una cifra suele pasar por varias manos antes de llegar a un informe. Quien puede demostrar qué ha ocurrido entre la fuente y el informe, también puede demostrar por qué una cifra es como es. Quien no puede hacerlo, solo tiene un resultado, sin el camino que lleva hasta él.
Entre los datos en bruto de una hoja de cálculo y la cifra de un informe suele haber varias operaciones: se convierte una unidad, se combina un período, se corrige un valor atípico, se suma un resultado de una pestaña con el de otra. Cada paso es un momento en el que se hace un supuesto. Qué operaciones entre la fuente y el informe tienen lugar exactamente varía según el punto de datos y la organización, pero los pasos en sí rara vez son únicos. Se repiten en prácticamente cualquier cifra que se elabore a partir de varias fuentes.
Una pista de auditoría que solo muestra el resultado final y la fecha de la última modificación pasa por alto por completo estos pasos intermedios. Para poder reconstruir una cifra, hay que haber registrado qué operación se aplicó, en qué momento, con qué datos de entrada y por quién. Esa es una forma de registro distinta de la que ofrece un logbook: se trata de source-to-report mapping, en el que el punto de partida no es el archivo, sino el punto de datos.
Una de las operaciones que con más frecuencia queda infravalorada es la agregación: sumar cifras procedentes de distintas fuentes, departamentos o períodos hasta obtener una sola cifra. La agregación parece un paso técnico, pero a menudo contiene decisiones de fondo: qué unidades se homogeneizan, qué períodos se incluyen, qué excepciones se mantienen aparte. Cómo registra la agregación determina si alguien puede, a posteriori, reconstruir por qué el total es como es, o si el total sigue siendo una caja negra que solo su autor puede explicar, explicación que deja de ser sostenible en cuanto esa persona ya no está disponible.
Una pista de auditoría sin titularidad registra lo que ha ocurrido, pero no quién es responsable de ello. En las hojas de cálculo esto supone un riesgo, porque un archivo puede ser modificado por varias personas sin que quede claro quién ha tomado la decisión de fondo. Registrar quién ha realizado una operación es distinto de registrar quién es titular de la definición de un punto de datos: lo primero documenta una acción, lo segundo determina quién puede explicar por qué un punto de datos está definido tal como está. Ambas cosas son necesarias para que una pista de auditoría resulte útil a alguien que no estuvo presente en el proceso.
Además, es relevante la distinción entre quién ejecuta una operación y quién es titular del proceso subyacente. Un empleado puede ser responsable de completar una hoja de cálculo, mientras que otra persona es responsable del proceso en el que se utiliza esa hoja de cálculo. Una pista de auditoría que no hace esa distinción, ante una pregunta, señala a la última persona que tocó algo, no a quien realmente puede explicar por qué el proceso está diseñado de esa manera.
Es posible empezar a llevar este registro sin adquirir un sistema para ello. Se empieza por identificar las operaciones que se aplican a un punto de datos, registrar quién ejecuta cada paso y describir el motivo de una corrección en el momento en que se realiza. Cómo construye lineage sin herramienta cuando la fuente es una hoja de cálculo es sobre todo una cuestión de disciplina en el registro, no de software. Una herramienta puede apoyar ese proceso después, pero una herramienta sobre un proceso que no registra nada solo produce una hoja de cálculo más ordenada con los mismos supuestos invisibles dentro.
En cuanto se han identificado y registrado los pasos entre la fuente y el informe, surge una segunda pregunta: quién ejecuta realmente esos pasos, y qué parte de ello es lo bastante repetible como para transferirse. Muchas de las operaciones descritas aquí, como convertir unidades o combinar datos de fuentes fijas, son tareas que pueden descomponerse en pasos. El [escáner de trabajo de FTE TO AI](https://fte-to-ai.com) calcula, por tarea, qué parte de ese trabajo puede asumir la IA, partiendo de la naturaleza de la tarea en lugar de un supuesto general sobre lo que puede hacer la automatización.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
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