Kennisbank

Sledljivost ni dnevnik, kadar je vir preglednica

Dnevnik zapisuje, kdo je datoteko odprl in kdaj. To je koristno, vendar ne odgovarja na vprašanje, ki se pri podatkih o trajnosti postavlja najpogosteje: kako je ta številka nastala. Kadar je vir preglednica, je ta razlika večja kot pri sistemu, ker preglednica ne uveljavlja stalne strukture. Kdorkoli lahko spremeni formulo, doda vrstico ali spremeni enoto, brez da bi za tem ostala sled, ki gre dlje od imena datoteke z datumom v njem.

Kaj dnevnik zajame in kaj ne

Dnevnik vam pove, da je bila datoteka "Scope1_2023_v4.xlsx" shranjena določenega dne. Ne pove vam, katera celica je bila spremenjena, iz katerega razloga, in ali je bila ta spremembo popravek ali nova predpostavka. Pri podatkih o trajnosti je to razlikovanje pomembno, ker gre številka pogosto skozi več rok, preden pride v poročilo. Kdor lahko dokaže, kaj se je zgodilo med virom in poročilom, lahko tudi pojasni, zakaj je številka takšna, kakršna je. Kdor tega ne more, ima le rezultat, ne pa poti do njega.

Koraki med virom in poročilom

Med surovimi podatki v preglednici in številko v poročilu je navadno vrsta obdelav: enota se preračuna, obdobje se združi, izjema se popravi, rezultat iz enega zavihka se sešteje z rezultatom iz drugega. Vsak korak je trenutek, v katerem se sprejme predpostavka. Katere obdelave med virom in poročilom natančno potekajo, se razlikuje glede na podatkovno točko in organizacijo, vendar so koraki sami redko edinstveni. Ponavljajo se pri skoraj vsaki številki, ki je sestavljena iz več virov.

Sledljivost, ki prikazuje le končni rezultat in datum zadnje spremembe, te vmesne korake povsem izpusti. Da bi lahko številko ponovno pojasnili, mora biti zapisano, katera obdelava je bila uporabljena, kdaj, s katerim vhodnim podatkom in kdo jo je izvedel. To je drugačna oblika zapisovanja od tiste, ki jo ponuja dnevnik: gre za preslikavo od vira do poročila, kjer izhodišče ni datoteka, temveč podatkovna točka.

Agregacija kot samostojen korak

Ena od obdelav, ki ostaja najbolj v senci, je agregacija: seštevanje številk iz različnih virov, oddelkov ali obdobij v eno vrednost. Agregacija se zdi kot tehnični korak, a pogosto vsebuje vsebinske odločitve: katere enote se poenotijo, katera obdobja se štejejo, katere izjeme se ločeno obravnavajo. Kako zapisujete agregacijo določa, ali lahko nekdo naknadno pojasni, zakaj je skupni znesek takšen, kakršen je, ali pa skupni znesek ostane črna škatla, ki jo lahko razloži le njen ustvarjalec, in ta razlaga ni vzdržna, ko ta oseba ni več na voljo.

Zakaj lastništvo spada k zapisovanju

Sledljivost brez lastništva zapisuje, kaj se je zgodilo, ne pa, kdo je za to odgovoren. Pri preglednicah je to tveganje, ker lahko datoteko urejajo več ljudi, brez da bi bilo jasno, kdo je sprejel vsebinsko odločitev. Zapisovanje, kdo je izvedel obdelavo, je nekaj drugega kot zapisovanje kdo je lastnik definicije podatkovne točke: eno zapisuje dejanje, drugo določa, kdo lahko pojasni, zakaj je podatkovna točka definirana tako, kot je. Oboje je potrebno, da postane sledljivost uporabna za nekoga, ki ni bil prisoten pri procesu.

Poleg tega je pomembno razlikovanje med tem, kdo izvede obdelavo, in tem, kdo je lastnik osnovnega procesa. Zaposleni je lahko odgovoren za vnos podatkov v preglednico, medtem ko je drug odgovoren za proces, v katerem se ta preglednica uporablja. Sledljivost, ki tega razlikovanja ne upošteva, ob vprašanju pokaže na zadnjo osebo, ki je nekaj spremenila, ne pa na tistega, ki dejansko lahko pojasni, zakaj je proces zasnovan tako, kot je.

Zapisovanje brez orodij

To zapisovanje je mogoče začeti, ne da bi za to kupili sistem. Začne se z opredelitvijo obdelav, ki se izvajajo na podatkovni točki, z zapisovanjem, kdo izvaja kateri korak, in z opisom razloga za popravek v trenutku, ko je narejen. Kako vzpostavite sledljivost izvora brez orodja, kadar je vir preglednica, je predvsem vprašanje discipline pri zapisovanju, ne programske opreme. Orodje lahko ta proces nato podpre, vendar orodje nad procesom, ki ničesar ne zapisuje, prinese le urejenejšo preglednico z enakimi nevidnimi predpostavkami v njej.

Ko so koraki med virom in poročilom opredeljeni in zapisani, se pojavi drugo vprašanje: kdo te korake dejansko izvaja in kateri del tega je dovolj ponovljiv, da se lahko prenese. Veliko obdelav, opisanih tukaj, kot je preračunavanje enot ali združevanje podatkov iz fiksnih virov, je nalog, ki jih je mogoče razčleniti na korake. [Delovna analiza podjetja FTE TO AI](https://fte-to-ai.com) za vsako nalogo izračuna, kolikšen del tega dela je mogoče prevzeti z AI, na podlagi narave naloge, ne pa splošne predpostavke o tem, kaj lahko avtomatizacija zmore.