Kennisbank

Audit trail nije dnevnik ako je izvor proračunska tablica

Dnevnik bilježi tko je datotoku otvorio i kada. To je korisno, ali ne odgovara na pitanje koje se kod podataka o održivosti najčešće postavlja: kako je ova brojka nastala. Kod proračunske tablice kao izvora, ta je razlika veća nego kod sustava, jer proračunska tablica ne nameće fiksnu strukturu. Svatko može prilagoditi formulu, dodati redak ili promijeniti jedinicu bez da ostane trag koji ide dalje od naziva datoteke s datumom u njemu.

Što dnevnik bilježi, a što ne

Dnevnik vam kaže da je datoteka "Scope1_2023_v4.xlsx" spremljena određenog dana. Ne kaže vam koja je ćelija promijenjena, iz kojeg razloga, i je li ta promjena bila ispravak ili nova pretpostavka. Kod podataka o održivosti ta razlika je relevantna, jer brojka često prolazi kroz više ruku prije nego što završi u izvještaju. Onaj tko može dokazati što se dogodilo između izvora i izvještaja, može i dokazati zašto je brojka takva kakva je. Onaj tko to ne može, ima samo ishod, a nema put do njega.

Koraci između izvora i izvještaja

Između sirovih podataka u proračunskoj tablici i brojke u izvještaju obično se nalazi nekoliko obrada: jedinica se preračunava, razdoblje se objedinjuje, ekstremna vrijednost se ispravlja, rezultat s jedne kartice zbraja se s rezultatom s druge kartice. Svaki korak je trenutak u kojem se donosi pretpostavka. Koje obrade između izvora i izvještaja se točno provode razlikuje se po podatkovnoj točki i po organizaciji, ali koraci sami po sebi rijetko su jedinstveni. Vraćaju se kod gotovo svake brojke koja se sastavlja iz više izvora.

Audit trail koji prikazuje samo krajnji rezultat i datum posljednje izmjene, u potpunosti propušta te međukorake. Da bi se brojka mogla ponovno objasniti, mora biti zapisano koja je obrada u kojem trenutku primijenjena, s kojim ulaznim podacima, i od koga. To je drugačiji oblik zapisivanja od onoga što nudi dnevnik: to je source-to-report mapping, kod kojeg polazna točka nije datoteka nego podatkovna točka.

Agregacija kao zasebni korak

Jedna od obrada koja najviše ostaje u drugom planu je agregacija: zbrajanje brojki iz različitih izvora, odjela ili razdoblja u jedan broj. Agregacija se doima kao tehnički korak, ali često sadrži sadržajne odluke: koje se jedinice usklađuju, koja razdoblja se ubrajaju, koje se iznimke drže odvojeno. Način na koji zapisujete agregaciju određuje može li se naknadno objasniti zašto je zbroj takav kakav je, ili zbroj ostaje crna kutija koju samo njezin autor može razjasniti, a to objašnjenje nije održivo čim ta osoba više nije dostupna.

Zašto vlasništvo pripada zapisivanju

Audit trail bez vlasništva zapisuje što se dogodilo, ali ne tko je za to odgovoran. Kod proračunskih tablica to je rizik, jer datoteku može uređivati više osoba bez da je jasno tko je donio sadržajnu odluku. Zapisivanje toga tko je izveo obradu je nešto drugo od zapisivanja tko posjeduje definiciju podatkovne točke: jedno bilježi radnju, drugo utvrđuje tko može objasniti zašto je podatkovna točka definirana onako kako je definirana. Oboje je potrebno da bi audit trail bio koristan za nekoga koji nije bio prisutan u procesu.

Osim toga, relevantna je razlika između toga tko izvodi obradu i tko posjeduje temeljni proces. Zaposlenik može biti odgovoran za popunjavanje proračunske tablice, dok je neki drugi odgovoran za proces u kojem se ta proračunska tablica koristi. Audit trail koji tu razliku ne pravi, kod postavljenog pitanja upućuje na posljednju osobu koja je nešto dodirnula, a ne na onoga koji stvarno može objasniti zašto je proces tako uređen.

Zapisivanje bez alata

Ovo zapisivanje moguće je započeti bez nabavke sustava za tu svrhu. To počinje imenovanjem obrada koje se primjenjuju na podatkovnu točku, zapisivanjem toga tko izvodi koji korak, i opisivanjem razloga iza ispravka u trenutku kad se on provodi. Kako izgraditi lineage bez alata kada je izvor proračunska tablica, prije svega je pitanje discipline u zapisivanju, a ne softvera. Alat nakon toga može podržati taj proces, ali alat postavljen iznad procesa koji ništa ne zapisuje, donosi samo urednije izgledajuću proračunsku tablicu s istim nevidljivim pretpostavkama u njoj.

Čim su koraci između izvora i izvještaja imenovani i zapisani, nastaje drugo pitanje: tko te korake stvarno izvodi, i koji je njihov dio dovoljno ponovljiv da bi se mogao prenijeti. Mnoge od obrada koje su ovdje opisane, poput preračunavanja jedinica ili spajanja podataka iz fiksnih izvora, zadaci su koji se mogu rasčlaniti u korake. [Radna skena tvrtke FTE TO AI](https://fte-to-ai.com) po zadatku izračunava koji se dio tog rada može prepustiti AI-u, na temelju prirode zadatka, umjesto pretpostavke o tome što automatizacija općenito može.