Kennisbank

Audit trail nie je denník, ak je zdrojom tabuľka

Denník zaznamenáva, kto otvoril súbor a kedy. To je užitočné, ale nezodpovedá otázku, ktorá sa pri dátach o udržateľnosti kladie najčastejšie: ako toto číslo vzniklo. Pri tabuľke ako zdroji je tento rozdiel väčší než pri systéme, pretože tabuľka nevynucuje pevnú štruktúru. Ktokoľvek môže upraviť vzorec, doplniť riadok alebo zmeniť jednotku bez toho, aby po tom zostala akákoľvek stopa okrem názvu súboru s dátumom.

Čo denník zaznamenáva a čo nie

Denník vám povie, že súbor "Scope1_2023_v4.xlsx" bol uložený v konkrétny deň. Nepovie vám, ktorá bunka sa zmenila, z akého dôvodu, a či táto zmena bola korekciou alebo novým predpokladom. Pri dátach o udržateľnosti je tento rozdiel relevantný, pretože číslo často prechádza cez viacero rúk, než sa dostane do reportu. Kto vie preukázať, čo sa stalo medzi zdrojom a reportom, vie aj preukázať, prečo je číslo takým, akým je. Kto to nedokáže, má iba výsledok, a nemá cestu k nemu.

Kroky medzi zdrojom a reportom

Medzi surovými dátami v tabuľke a číslom v reporte zvyčajne leží niekoľko úprav: jednotka sa prepočíta, obdobie sa zlúči, extrémna hodnota sa opraví, výsledok z jednej karty sa spočíta s výsledkom z inej karty. Každý krok je okamih, kedy sa robí predpoklad. Ktoré úpravy medzi zdrojom a reportom presne prebiehajú, sa líši podľa dátového bodu a organizácie, ale samotné kroky zriedka bývajú jedinečné. Objavujú sa pri takmer každom čísle, ktoré sa skladá z viacerých zdrojov.

Audit trail, ktorý ukazuje iba konečný výsledok a dátum poslednej zmeny, tieto medzikroky úplne vynecháva. Aby bolo možné číslo spätne vysvetliť, musí byť zaznamenané, ktorá úprava bola v akom momente použitá, s akým vstupom, a kým. To je iná forma zaznamenávania než ponúka denník: je to mapovanie source-to-report, pri ktorom východiskovým bodom nie je súbor, ale dátový bod.

Agregácia ako samostatný krok

Jednou z úprav, ktorá zostáva najviac podceňovaná, je agregácia: sčítanie čísel z rôznych zdrojov, oddelení alebo období do jedného čísla. Agregácia pôsobí ako technický krok, ale často obsahuje obsahové rozhodnutia: ktoré jednotky sa zjednotia, ktoré obdobia sa započítajú, ktoré výjimky sa vedú oddelene. To, ako zaznamenávate agregáciu, určuje, či je niekto neskôr schopný spätne vysvetliť, prečo je súčet takým, akým je, alebo či súčet zostáva čiernou skrinkou, ktorú vie vysvetliť iba jeho tvorca, a toto vysvetlenie sa stáva neudržateľným, hneď ako táto osoba už nie je dostupná.

Prečo vlastníctvo patrí k zaznamenávaniu

Audit trail bez vlastníctva zaznamenáva, čo sa stalo, ale nie kto je za to zodpovedný. Pri tabuľkách je to riziko, pretože súbor môže upravovať viacero ľudí bez toho, aby bolo jasné, kto urobil obsahové rozhodnutie. Zaznamenať, kto vykonal úpravu, je niečo iné než zaznamenať, kto vlastní definíciu dátového bodu: jedno zaznamenáva úkon, druhé zaznamenáva, kto vie vysvetliť, prečo je dátový bod definovaný tak, ako je. Oboje je potrebné, aby bol audit trail použiteľný pre niekoho, kto sa procesu nezúčastnil.

Okrem toho je relevantný rozdiel medzi tým, kto vykonáva úpravu, a kto vlastní podkladový proces. Zamestnanec môže byť zodpovedný za vyplnenie tabuľky, zatiaľ čo iný je zodpovedný za proces, v ktorom sa táto tabuľka používa. Audit trail, ktorý toto rozlíšenie nerobí, pri otázke smeruje k poslednej osobe, ktorá sa niečoho dotkla, a nie k tomu, kto skutočne vie vysvetliť, prečo je proces nastavený tak, ako je.

Zaznamenávanie bez nástrojov

Toto zaznamenávanie je možné začať bez toho, aby sa na to obstarával systém. Začína sa označením úprav, ktoré sa na dátovom bode vykonávajú, zaznamenaním, kto vykonáva ktorý krok, a popisom dôvodu úpravy v momente, kedy sa robí. To, ako vybudujete lineage bez nástroja, ak je zdrojom tabuľka, je predovšetkým otázkou disciplíny v zaznamenávaní, nie softvéru. Nástroj môže tento proces následne podporiť, ale nástroj nad procesom, ktorý nič nezaznamenáva, prináša iba upratanejšiu tabuľku s tými istými neviditeľnými predpokladmi v nej.

Hneď ako sú kroky medzi zdrojom a reportom označené a zaznamenané, vzniká druhá otázka: kto tieto kroky skutočne vykonáva, a ktorá ich časť je natoľko opakovateľná, aby sa dala preniesť ďalej. Mnohé z úprav popísaných tu, ako prepočet jednotiek alebo zlučovanie údajov z pevných zdrojov, sú úlohy, ktoré sa dajú rozložiť na kroky. [Pracovný scan FTE TO AI](https://fte-to-ai.com) vypočíta pre každú úlohu, akú časť tejto práce môže prevziať AI, na základe povahy úlohy, a nie na základe predpokladu o tom, čo automatizácia zvyčajne dokáže.