Un registro registra chi ha aperto un file e quando. Questo è utile, ma non risponde alla domanda che viene posta più spesso riguardo ai dati di sostenibilità: come si arriva a questo numero. Con un foglio di calcolo come fonte, questa differenza è maggiore che con un sistema, perché un foglio di calcolo non impone una struttura fissa. Chiunque può modificare una formula, aggiungere una riga o cambiare un'unità di misura senza che rimanga traccia oltre a un nome file con una data.
Un registro le dice che il file "Scope1_2023_v4.xlsx" è stato salvato in un certo giorno. Non le dice quale cella è cambiata, per quale motivo, e se quella modifica fosse una correzione o una nuova ipotesi. Nei dati di sostenibilità questa distinzione è rilevante, perché un numero passa spesso per più mani prima di finire in un report. Chi può dimostrare cosa è avvenuto tra la fonte e il report, può anche dimostrare perché un numero è come è. Chi non può farlo, ha solo un risultato, e nessun percorso che ci conduca.
Tra i dati grezzi in un foglio di calcolo e il numero in un report ci sono di solito diverse elaborazioni: un'unità viene convertita, un periodo viene aggregato, un valore anomalo viene corretto, un risultato di una scheda viene somma a un risultato di un'altra scheda. Ogni passaggio è un momento in cui viene fatta un'ipotesi. Quali elaborazioni tra fonte e report avvengono esattamente varia per punto dato e per organizzazione, ma i passaggi in sé sono raramente unici. Ricorrono in praticamente ogni numero costruito da più fonti.
Un audit trail che mostra solo il risultato finale e la data dell'ultima modifica non cattura affatto questi passaggi intermedi. Per poter ripercorrere un numero, deve essere registrato quale elaborazione è stata applicata in quale momento, con quale input, e da chi. Questa è una forma di registrazione diversa da quella offerta da un registro: è source-to-report mapping, dove non il file ma il punto dato è il punto di partenza.
Una delle elaborazioni che rimane più sottovalutata è l'aggregazione: la somma di numeri provenienti da diverse fonti, reparti o periodi in un unico dato. L'aggregazione sembra un passaggio tecnico, ma contiene spesso scelte di contenuto: quali unità vengono uniformate, quali periodi vengono conteggiati, quali eccezioni vengono tenute separate. Come registra l'aggregazione determina se qualcuno può in seguito ripercorrere perché il totale è come è, oppure se il totale rimane una scatola nera che solo chi l'ha creato può spiegare, e quella spiegazione non è sostenibile nel momento in cui quella persona non è più disponibile.
Un audit trail senza titolarità registra cosa è avvenuto, ma non chi ne è responsabile. Con i fogli di calcolo questo è un rischio, perché un file può essere modificato da più persone senza che sia chiaro chi ha fatto la scelta di contenuto. Registrare chi ha eseguito un'elaborazione è diverso dal registrare chi possiede la definizione di un punto dato: l'uno registra un'azione, l'altro stabilisce chi può spiegare perché un punto dato è definito come è. Entrambi sono necessari per rendere un audit trail utile a chi non era presente al processo.
Inoltre, è rilevante la distinzione tra chi esegue un'elaborazione e chi possiede il processo sottostante. Un collaboratore può essere responsabile della compilazione di un foglio di calcolo, mentre un altro è responsabile del processo in cui quel foglio di calcolo viene utilizzato. Un audit trail che non fa questa distinzione, in caso di domanda, indica l'ultima persona che ha toccato qualcosa, non chi può effettivamente spiegare perché il processo è strutturato in quel modo.
È possibile iniziare questa registrazione senza acquistare un sistema apposito. Si comincia identificando le elaborazioni applicate a un punto dato, registrando chi esegue quale passaggio, e descrivendo il motivo dietro una correzione nel momento in cui viene apportata. Come costruire la lineage senza strumenti quando la fonte è un foglio di calcolo, è soprattutto una questione di disciplina nella registrazione, non di software. Uno strumento può poi supportare quel processo, ma uno strumento sopra un processo che non registra nulla produce solo un foglio di calcolo più ordinato con le stesse ipotesi invisibili al suo interno.
Una volta che i passaggi tra fonte e report sono stati identificati e registrati, emerge una seconda domanda: chi esegue effettivamente quei passaggi, e quale parte di essi è sufficientemente ripetibile da poter essere trasferita. Molte delle elaborazioni descritte qui, come la conversione di unità o l'aggregazione di dati da fonti fisse, sono compiti che si possono scomporre in passaggi. La [scansione del lavoro di FTE TO AI](https://fte-to-ai.com) calcola per ogni compito quale parte di quel lavoro può essere svolta dall'IA, sulla base della natura del compito piuttosto che di un'ipotesi generica su cosa l'automazione può fare in generale.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
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