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Uma trilha de auditoria não é um registro de acessos quando a fonte é uma planilha

Um registro de acessos indica quem abriu um ficheiro e quando. Isso é útil, mas não responde à pergunta que mais se faz sobre dados de sustentabilidade: como este número surgiu. Quando a fonte é uma planilha, essa diferença é maior do que num sistema, porque uma planilha não impõe uma estrutura fixa. Qualquer pessoa pode alterar uma fórmula, adicionar uma linha ou mudar uma unidade sem que fique um rasto que vá além de um nome de ficheiro com uma data.

O que um registro de acessos regista e o que não regista

Um registro de acessos informa que o ficheiro "Scope1_2023_v4.xlsx" foi guardado num determinado dia. Não informa qual célula foi alterada, por que motivo, nem se essa alteração foi uma correção ou um pressuposto novo. Nos dados de sustentabilidade, essa distinção é relevante, porque um número passa muitas vezes por várias mãos antes de chegar a um relatório. Quem consegue demonstrar o que aconteceu entre a fonte e o relatório também consegue demonstrar por que o número é como é. Quem não consegue, tem apenas um resultado, e não o caminho até ele.

As etapas entre a fonte e o relatório

Entre os dados brutos numa planilha e o número num relatório existem normalmente várias operações: uma unidade é convertida, um período é agregado, um valor atípico é corrigido, um resultado de uma aba é somado a um resultado de outra aba. Cada etapa é um momento em que se faz um pressuposto. Quais operações entre a fonte e o relatório ocorrem exatamente varia por ponto de dados e por organização, mas as etapas em si raramente são únicas. Repetem-se em praticamente todos os números compostos a partir de múltiplas fontes.

Uma trilha de auditoria que mostra apenas o resultado final e a data da última alteração não capta estas etapas intermédias. Para se poder reconstituir um número, é preciso ter registado que operação foi aplicada, em que momento, com que dados de entrada e por quem. Essa é uma forma de registo diferente da que um registro de acessos oferece: trata-se de mapeamento source-to-report, em que o ponto de partida não é o ficheiro, mas o ponto de dados.

A agregação como etapa separada

Uma das operações que fica mais frequentemente por explicar é a agregação: somar números de diferentes fontes, departamentos ou períodos num único valor. A agregação parece uma etapa técnica, mas contém frequentemente escolhas de conteúdo: que unidades são uniformizadas, que períodos contam, que excepções são tratadas separadamente. A forma como regista a agregação determina se, mais tarde, alguém conseguirá reconstituir por que o total é como é, ou se o total continuará a ser uma caixa preta que só quem o criou consegue explicar - e essa explicação deixa de se sustentar assim que essa pessoa deixa de estar disponível.

Por que a titularidade faz parte do registo

Uma trilha de auditoria sem titularidade regista o que aconteceu, mas não quem é responsável por isso. Nas planilhas, isso é um risco, porque um ficheiro pode ser editado por várias pessoas sem que fique claro quem tomou a decisão de conteúdo. Registar quem executou uma operação é diferente de registar quem detém a definição de um ponto de dados: um regista uma ação, o outro regista quem consegue explicar por que um ponto de dados foi definido como foi. Ambos são necessários para tornar uma trilha de auditoria útil a alguém que não esteve presente no processo.

Além disso, é relevante a distinção entre quem executa uma operação e quem detém o processo subjacente. Um colaborador pode ser responsável por preencher uma planilha, enquanto outro é responsável pelo processo em que essa planilha é utilizada. Uma trilha de auditoria que não faz essa distinção aponta, quando surge uma pergunta, para a última pessoa que tocou em algo, e não para quem consegue realmente explicar por que o processo está organizado assim.

Registar sem ferramentas

É possível começar este registo sem adquirir um sistema para isso. Começa por identificar as operações aplicadas a um ponto de dados, registar quem executa cada etapa e descrever o motivo de uma correção no momento em que ela é feita. A forma como constrói lineage sem ferramenta, quando a fonte é uma planilha, é sobretudo uma questão de disciplina de registo, não de software. Uma ferramenta pode depois apoiar esse processo, mas uma ferramenta sobre um processo que nada regista resulta apenas numa planilha mais arrumada com os mesmos pressupostos invisíveis lá dentro.

Assim que as etapas entre a fonte e o relatório estiverem identificadas e registadas, surge uma segunda pergunta: quem executa efetivamente essas etapas, e que parte disso é suficientemente repetível para ser transferida. Muitas das operações aqui descritas, como converter unidades ou consolidar dados de fontes fixas, são tarefas que se decompõem em etapas. O [scan de trabalho da FTE TO AI](https://fte-to-ai.com) calcula, por tarefa, que parte desse trabalho pode ser assumida pela IA, com base na natureza da tarefa em vez de um pressuposto genérico sobre o que a automação pode fazer.