Kennisbank

Audit trail není deník, pokud je zdrojem tabulkový procesor

Deník zaznamenává, kdo otevřel soubor a kdy. To je užitečné, ale neodpovídá na otázku, která se u dat o udržitelnosti klade nejčastěji: jak tento údaj vznikl. Pokud je zdrojem tabulkový procesor, je tento rozdíl větší než u systému, protože tabulkový procesor nevynucuje žádnou pevnou strukturu. Kdokoli může upravit vzorec, přidat řádek nebo změnit jednotku, aniž by po tom zůstala jakákoli stopa nad rámec názvu souboru s datem v něm.

Co deník zaznamenává a co ne

Deník vám sdělí, že soubor „Scope1_2023_v4.xlsx“ byl uložen určitého dne. Nesdělí vám, která buňka se změnila, z jakého důvodu, a zda šlo o opravu, nebo o nový předpoklad. U dat o udržitelnosti je tento rozdíl relevantní, protože číslo často prochází několika rukama, než se dostane do reportu. Kdo dokáže prokázat, co se stalo mezi zdrojem a reportem, dokáže také vysvětlit, proč je číslo takové, jaké je. Kdo to nedokáže, má pouze výsledek, a žádnou cestu k němu.

Kroky mezi zdrojem a reportem

Mezi surovými daty v tabulkovém procesoru a číslem v reportu obvykle leží několik úprav: jednotka se přepočítá, období se sloučí, odlehlá hodnota se opraví, výsledek z jedné záložky se sečte s výsledkem z jiné záložky. Každý krok je okamžikem, kdy vzniká předpoklad. Které úpravy mezi zdrojem a reportem přesně probíhají, se liší podle datového bodu a podle organizace, ale samotné kroky jsou málokdy jedinečné. Opakují se u téměř každého čísla, které vzniká z více zdrojů.

Audit trail, který zobrazuje pouze konečný výsledek a datum poslední změny, tyto mezikroky zcela postrádá. Aby bylo možné číslo dodatečně rekonstruovat, musí být zaznamenáno, jaká úprava byla provedena v jakém okamžiku, s jakým vstupem a kým. To je jiná forma zaznamenávání než ta, kterou nabízí deník: je to source-to-report mapping, kde výchozím bodem není soubor, ale datový bod.

Agregace jako samostatný krok

Jednou z úprav, která zůstává nejčastěji nedoceněná, je agregace: sečtení čísel z různých zdrojů, oddělení nebo období do jednoho čísla. Agregace působí jako technický krok, ale často obsahuje obsahová rozhodnutí: které jednotky se sjednotí, která období se započítají, které výjimky se drží zvlášť. To, jak zaznamenáváte agregaci, určuje, zda někdo dodatečně dokáže vysvětlit, proč je celkový součet takový, jaký je, nebo zda tento součet zůstává černou skříňkou, kterou dokáže vysvětlit pouze její tvůrce – a toto vysvětlení se stává neudržitelným, jakmile tato osoba není nadále k dispozici.

Proč vlastnictví patří k zaznamenávání

Audit trail bez vlastnictví zaznamenává, co se stalo, ale ne, kdo za to nese odpovědnost. U tabulkových procesorů je to riziko, protože soubor může upravovat více lidí, aniž by bylo jasné, kdo učinil obsahové rozhodnutí. Zaznamenat, kdo provedl úpravu, je jiná věc než zaznamenat, kdo vlastní definici datového bodu: jeden zaznamenává úkon, druhý zaznamenává, kdo dokáže vysvětlit, proč je datový bod definován tak, jak je definován. Obojí je nutné, aby byl audit trail použitelný pro někoho, kdo u procesu nebyl přítomen.

Kromě toho je relevantní rozlišovat mezi tím, kdo provádí úpravu, a kdo vlastní podkladový proces. Pracovník může být odpovědný za vyplnění tabulkového procesoru, zatímco jiná osoba je odpovědná za proces, ve kterém se tento tabulkový procesor používá. Audit trail, který toto rozlišení nedělá, při dotazu odkazuje na poslední osobu, která se něčeho dotkla, nikoli na toho, kdo skutečně dokáže vysvětlit, proč je proces uspořádán tak, jak je.

Zaznamenávání bez nástrojů

S tímto zaznamenáváním je možné začít, aniž by bylo nutné pořizovat pro něj systém. Začíná to označením úprav, které se na datovém bodu provádějí, zaznamenáním toho, kdo provádí jaký krok, a popsáním důvodu opravy v okamžiku, kdy je provedena. To, jak budujete lineage bez nástroje, pokud je zdrojem tabulkový procesor, je především otázkou disciplíny při zaznamenávání, nikoli softwaru. Nástroj může tento proces následně podpořit, ale nástroj nad procesem, který nic nezaznamenává, přinese pouze upravenější tabulkový procesor se stejnými neviditelnými předpoklady uvnitř.

Jakmile jsou kroky mezi zdrojem a reportem označeny a zaznamenány, vzniká druhá otázka: kdo tyto kroky skutečně provádí a která jejich část je natolik opakovatelná, aby ji bylo možné předat dál. Mnohé z úprav popsaných zde, jako přepočet jednotek nebo slučování údajů z pevných zdrojů, jsou úkoly, které lze rozložit na jednotlivé kroky. [Werkscan od FTE TO AI](https://fte-to-ai.com) vypočítá pro každý úkol, jakou část této práce může převzít AI, na základě povahy úkolu, nikoli na základě předpokladu o tom, co automatizace obecně dokáže.