Una bolletta energetica riporta chilowattora, uno scontrino di rifornimento litri, una lettera di vettura tonnellate-chilometro. Prima che queste cifre possano stare insieme in un report di sostenibilità, qualcuno deve convertirle in un'unità comune e spesso in un fattore di emissione comune. Questa conversione si chiama normalizzazione. Avviene spesso in un foglio di calcolo, con una formula che nessuno riesce più a ritrovare quando arriva la domanda su dove sia nato un numero.
La normalizzazione non è un'unica azione ma una serie di scelte. Quale fonte fornisce il valore grezzo. Quale unità vale come standard. Quale fattore di emissione o di conversione viene applicato, e da quale fonte o anno proviene tale fattore. Si corregge per il valore calorico, per la temperatura, per un anno fiscale diverso. Ogni scelta è un'assunzione, e ogni assunzione determina il risultato. Due organizzazioni che normalizzano gli stessi dati grezzi con un fattore diverso o un anno di riferimento diverso arrivano a una cifra diversa, senza che nessuna delle due sbagli qualcosa.
Il problema non nasce al primo calcolo. Nasce un anno dopo, quando qualcuno chiede perché la cifra del 2023 è leggermente diversa da quella del 2024, o quando un controller vuole sapere quale fattore di emissione è stato usato per un determinato flusso energetico. Senza registrazione la risposta è: non lo sappiamo più, oppure: lo verifichiamo. Con la registrazione la risposta è un rimando alla regola che descrive la conversione. La differenza tra queste due situazioni è esattamente ciò di cui tratta perché un audit trail è più di un registro: un audit trail non è un resoconto a posteriori, è la registrazione della scelta nel momento in cui viene fatta.
La normalizzazione è una delle operazioni che avvengono tra fonte e report, insieme a somme, filtri e riclassificazioni. Quali operazioni siano esattamente e in quale ordine incidano sui dati è descritto in quali operazioni ci sono tra fonte e report se la fonte è un foglio di calcolo. Per ogni operazione vale la stessa domanda: è possibile stabilire cosa è avvenuto, da chi, sulla base di quale regola. Nella normalizzazione si aggiunge un livello ulteriore, perché la regola stessa può avere una fonte esterna — un database di fattori di emissione aggiornato annualmente. Se quel database cambia e nessuno ha registrato quale versione è stata usata per quale anno di rendicontazione, la comparabilità delle cifre nel tempo non è più dimostrabile.
Per ogni dato che subisce una conversione di normalizzazione, sono necessarie alcune informazioni per rendere quel passaggio tracciabile. Il valore grezzo e la sua fonte. L'unità di destinazione e il fattore di conversione o di emissione usato, inclusa la provenienza e la versione di tale fattore. La data o il periodo in cui il fattore è applicabile. La persona o il sistema che ha eseguito la conversione. E il punto nel report in cui finisce la cifra normalizzata. Si tratta in effetti di una forma specifica di mappatura source-to-report, in cui non viene registrata solo la provenienza di una cifra ma anche la regola di calcolo che l'ha modificata lungo il percorso. Come si presenta questa mappatura quando la fonte è un foglio di calcolo è approfondito in cos'è la mappatura source-to-report se la fonte è un foglio di calcolo.
In pratica la conoscenza dei fattori di normalizzazione risiede spesso in un unico collaboratore che sa quale scheda usa quale fattore e perché. Non appena quella persona va in vacanza, si ammala o cambia ruolo, quella conoscenza non è più recuperabile, solo ricostruibile — con il rischio che la ricostruzione dia un risultato diverso dall'originale. Registrare separatamente dalla persona significa che la regola è tracciabile in un registro, non in una testa. Quel registro non deve essere un sistema complicato; può essere un formato fisso mantenuto per ogni foglio di calcolo. Come si presenta questo senza acquistare uno strumento è descritto in come creare la lineage senza tool, e l'approccio specifico per la normalizzazione nei fogli di calcolo in come registrare la normalizzazione se la fonte è un foglio di calcolo.
Esistono strumenti che automatizzano la normalizzazione e mostrano i fattori usati in una panoramica. Questo è utile una volta che le regole sono note e le assunzioni sono fissate. Uno strumento che normalizza sulla base di un fattore che nessuno ha controllato, o che usa una versione obsoleta di un database di fattori di emissione senza che nessuno se ne sia accorto, produce un risultato ordinato su un calcolo errato. L'ordine è: prima registrare quale regola viene applicata e perché, solo dopo allestire un sistema che esegua quella regola in modo coerente.
Registrare le regole di normalizzazione è a sua volta un compito che richiede tempo: cercare i fattori, annotare le versioni, documentare i collegamenti tra valore grezzo e cifra convertita. Una parte di questo lavoro è ripetibile e legata a regole, il che lo rende un candidato per il supporto dell'AI. FTE TO AI calcola nella scansione del lavoro, per ogni attività, quale parte del lavoro può essere ripresa in questo modo, così diventa chiaro dove le persone restano necessarie per fare scelte e dove un sistema può occuparsi dell'esecuzione.
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