Un dato in un report di sostenibilità non è quasi mai un dato proveniente direttamente da una fonte. Di solito è il risultato di una somma, una media, una ponderazione o una riallocazione su sedi, periodi o unità. Questo passaggio si chiama aggregazione, e di tutte le operazioni tra fonte e report è spesso quella meno visibile. Una formula in un foglio di calcolo somma dodici cifre mensili in una cifra annuale, oppure un foglio di lavoro calcola la media dei fattori di emissione su più fornitori. Nessuno annota quale ipotesi è contenuta in quel calcolo.
Tra la misurazione grezza e il numero pubblicato ci sono diversi passaggi. Prima i dati vengono raccolti da sistemi o fogli di calcolo, poi convertiti in un'unità comune, quindi aggregati a un livello adatto al report — divisione aziendale, paese o totale. Ogni passaggio può contenere una scelta che modifica il dato finale: conteggia una fusione dalla data di acquisizione o per l'intero anno, calcola la media ponderata sul fatturato o sul numero di dipendenti, arrotonda per fonte o solo sul totale. Quali operazioni esattamente si trovano tra fonte e report dipende dall'indicatore e dalla struttura dell'organizzazione, e su quali operazioni si trovano tra fonte e report quando la fonte ha diverse fonti, quell'elenco diventa più lungo di quanto la maggior parte delle organizzazioni si aspetti.
L'aggregazione è una scelta, e le scelte che non vengono registrate vengono rifatte al ciclo di rendicontazione successivo — spesso da qualcun altro, con un'ipotesi diversa. La conseguenza è che un dato dell'anno scorso non è più ricostruibile secondo la stessa logica, e che un controller o un revisore non può stabilire se una variazione nel dato sia una variazione reale o una variazione nel metodo di calcolo. Registrare, in questo caso, non significa descrivere un processo in termini generali. Significa: registrare, per ogni punto di rendicontazione, quali fonti sono state incluse, con quale ponderazione, per quale periodo, e chi ha fatto quella scelta.
L'aggregazione viene spesso confusa con la normalizzazione, ma sono due passaggi distinti. La normalizzazione rende i dati comparabili — per esempio convertendo diverse unità energetiche in uno standard unico. L'aggregazione unisce poi quei dati comparabili a un livello superiore. Un errore nella normalizzazione si propaga in ogni aggregazione successiva, il che significa che i due passaggi devono essere controllati separatamente. Come fare questo è descritto in come registrare la normalizzazione.
La maggior parte delle organizzazioni non dispone di dati sorgente che provengano ordinatamente da un unico sistema. Una parte dei dati di sostenibilità si trova nelle fatture, una parte in un foglio di calcolo inviato via e-mail da un fornitore di energia, una parte in un'esportazione da un sistema ERP. Aggregare tra queste fonti significa dover stabilire manualmente quale riga corrisponde a quale periodo e quale riga è stata contata due volte. Su cos'è il source-to-report mapping quando la fonte è un foglio di calcolo è descritto come mappare questo collegamento tra fonte grezza e punto di rendicontazione, e su come registrare l'aggregazione quando la fonte è un foglio di calcolo è descritto specificamente come documentare questo passaggio del foglio di calcolo affinché l'aggregazione stessa diventi riproducibile, anche senza la persona che ha originariamente costruito la formula.
Registrare l'aggregazione non richiede software. Richiede una disciplina: annotare a ogni passaggio di calcolo cosa è entrato, quale regola è stata applicata e cosa ne è uscito. Questo può avvenire in un registro accanto ai fogli di calcolo esistenti, prima ancora che venga acquistato un sistema. Come si presenta questo senza strumenti è descritto su come si crea la lineage senza strumenti. Chi salta questo passaggio e acquista direttamente un pacchetto software per la rendicontazione, sovrappone semplicemente uno strato più ordinato sulla stessa aggregazione poco chiara — il report ha un aspetto migliore, ma la domanda se il dato sia corretto resta senza risposta.
Una regola di aggregazione non registrata è anche un punto di controllo mancante. In caso di revisione esterna o di verifica interna, qualcuno deve poter dimostrare perché un dato è stato composto nel modo in cui è stato composto, non solo che il dato corrisponde al calcolo. Questa distinzione — tra un dato corretto e un dato di cui si può rendere conto — è esattamente lo scopo di un audit trail, e il motivo per cui esso comporta più di un semplice registro delle modifiche, come illustrato su perché un audit trail è più di un registro.
Una volta che le regole di aggregazione sono state registrate — quali fonti, quale ponderazione, quale periodo, chi ha fatto la scelta — si crea una base per determinare quale parte di quel lavoro sia ripetibile e quindi adatta a essere trasferita a un sistema. È una domanda diversa dal chiedersi se le regole siano corrette; è la domanda su quanto dell'applicazione di quelle regole debba ancora rimanere lavoro umano. La werkscan di FTE TO AI calcola, per ogni compito, quale parte del lavoro può essere assunta dall'AI, e l'aggregazione — con i suoi passaggi fissi di somma, ponderazione e unione — è esattamente il tipo di compito in cui questo risultato è spesso sorprendente.
La Data Readiness Scan di csrdready.net è in fase di sviluppo. Chi desidera già ora portare ordine nel registro dei punti dati e nelle relative regole di aggregazione può iscriversi alla lista d'attesa e verrà informato non appena la scan sarà disponibile.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
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