Ένας αριθμός σε μια έκθεση βιωσιμότητας έχει σχεδόν πάντα διανύσει μια διαδρομή. Ξεκινά ως μια γραμμή σε ένα λογαριασμό ενέργειας, ένας μετρητής σε ένα σύστημα παραγωγής, ένα πεδίο εισαγωγής σε ένα εργαλείο HR. Μέχρι τη στιγμή που ο αριθμός εμφανίζεται στην αναφορά, έχει καταμετρηθεί, μετατραπεί, συγκεντρωθεί και μερικές φορές διορθωθεί. Αυτά τα ενδιάμεσα βήματα σπάνια είναι ορατά στο τελικό αποτέλεσμα. Όποιος κοιτάζει μόνο την αναφορά, βλέπει έναν αριθμό. Όποιος κοιτάζει τη διαδρομή ανάμεσα, βλέπει μια σειρά επιλογών.
Ανάμεσα στην πηγή και την αναφορά υπάρχει συνήθως μια σταθερή σειρά επεξεργασιών, ακόμα και αν κανείς δεν την έχει ποτέ καταγράψει.
Πρώτα συλλέγονται τα δεδομένα: εξάγονται από ένα σύστημα, αντιγράφονται από ένα τιμολόγιο, αντιγράφονται από ένα υπολογιστικό φύλλο. Στη συνέχεια κανονικοποιούνται: λίτρα γίνονται κυβικά μέτρα, κιλοβατώρες γίνονται γιγατζάουλ, τοπικό νόμισμα γίνεται σταθερή λογιστική μονάδα. Έπειτα ανατίθενται σε μια κατηγορία ή εμβέλεια, κάτι που είναι επιλογή και όχι αυτοματισμός. Ακολουθεί η συγκέντρωση: αριθμοί από εγκαταστάσεις, μήνες ή τμήματα συνενώνονται σε ετήσιο σύνολο. Στην πορεία γίνονται διορθώσεις, για διπλές καταμετρήσεις, για μήνες που λείπουν, για μια λανθασμένη μονάδα που κάποιος παρατήρησε πριν από ένα χρόνο και διόρθωσε χειροκίνητα.
Κάθε βήμα είναι ένα σημείο όπου γίνεται μια παραδοχή. Επιλέγεται ένας συντελεστής εκπομπών. Μια εκτίμηση αντικαθιστά μια μέτρηση που λείπει. Εφαρμόζεται μια στρογγυλοποίηση. Καθαυτό, τίποτα από αυτά δεν αποτελεί πρόβλημα. Το πρόβλημα προκύπτει όταν κανείς δεν γνωρίζει πλέον ποια παραδοχή έγινε, από ποιον, και γιατί.
Ένας αριθμός αναφοράς που δεν μπορεί να ανιχνευθεί πίσω στην πηγή του είναι ένας δηλωθείς αριθμός. Τη στιγμή που ένας ελεγκτής, λογιστής ή εποπτική αρχή ρωτήσει πώς έχει προκύψει ένας αριθμός, η απάντηση πρέπει να είναι κάτι περισσότερο από «αυτό βρίσκεται στο σύστημα». Η απάντηση πρέπει να μπορεί να δείξει τη διαδρομή: αυτή η πηγή, αυτή η μετατροπή, αυτή η συγκέντρωση, αυτή η διόρθωση.
Η καταγραφή αυτής της διαδρομής έχει τρεις άμεσες συνέπειες. Πρώτον, ο εντοπισμός σφαλμάτων γίνεται δουλειά λεπτών αντί για ημέρες, επειδή είναι σαφές πού έχει εφαρμοστεί μια μετατροπή και πού όχι. Δεύτερον, γίνεται δυνατή η παράδοση: αν αποχωρήσει το άτομο που διαχειρίζεται το υπολογιστικό φύλλο, η γνώση σχετικά με τις επεξεργασίες δεν αποχωρεί μαζί της. Τρίτον, δημιουργείται μια βάση για έλεγχο, επειδή ένας εξωτερικός φορέας μπορεί να παρακολουθήσει τα βήματα χωρίς να πρέπει πρώτα να τα ανασυνθέσει.
Χωρίς αυτή την καταγραφή, κάθε κύκλος αναφοράς είναι μια επανάληψη ανίχνευσης. Κάποιος καλεί τον προηγούμενο διαχειριστή, ψάχνει σε παλιά email, μαντεύει τον λόγο πίσω από μια στρογγυλοποίηση. Αυτή η δουλειά είναι αόρατη στην ίδια την αναφορά, αλλά καθορίζει πόση εμπιστοσύνη αξίζει αυτή η αναφορά.
Δεν απαιτεί κάθε επεξεργασία την ίδια προσέγγιση. Η συγκέντρωση, όπου αριθμοί από πολλαπλές πηγές συνενώνονται σε ένα σύνολο, απαιτεί διαφορετική καταγραφή από την κανονικοποίηση, όπου εξισώνονται μονάδες και ορισμοί. Όποιος θέλει να μάθει πώς ακριβώς να τεκμηριώσει τη συγκέντρωση, το βρίσκει σε μια επεξήγηση σχετικά με την καταγραφή βημάτων συγκέντρωσης, και όποιος αναρωτιέται πώς να χειριστεί την κανονικοποίηση διαβάζει αυτό σε μια περιγραφή της καταγραφής κανονικοποίησης. Οι δύο είναι μέρος της ίδιας αλυσίδας, αλλά τα ερωτήματα που εγείρουν είναι διαφορετικά: η συγκέντρωση εγείρει ερωτήματα σχετικά με την πληρότητα, η κανονικοποίηση σχετικά με τη συνέπεια.
Η κατάσταση αλλάζει επίσης όταν η ίδια η πηγή δεν είναι σύστημα αλλά υπολογιστικό φύλλο. Τότε δεν υπάρχει αυτόματη εξαγωγή, δεν υπάρχει αρχείο καταγραφής συστήματος, δεν υπάρχει σταθερή δομή, και η καταγραφή πρέπει να δομηθεί διαφορετικά. Όποιος αντιμετωπίζει αυτή την κατάσταση, βρίσκει σημεία αναφοράς σε μια επεξήγηση για τη χαρτογράφηση πηγής προς αναφορά όταν η πηγή είναι υπολογιστικό φύλλο και σε μια επισκόπηση των επεξεργασιών ανάμεσα στην πηγή και την αναφορά ειδικά για πηγές υπολογιστικού φύλλου. Για όποιον δεν έχει προϋπολογισμό για εργαλείο και πρέπει να χτίσει τη γενεαλογία δεδομένων με τα μέσα που ήδη υπάρχουν, υπάρχει μια μεθοδολογία για τη δημιουργία γενεαλογίας δεδομένων χωρίς εξειδικευμένο λογισμικό.
Η καταγραφή επεξεργασιών συχνά συγχέεται με ημερολόγιο καταγραφών: μια λίστα με ποιος τι άλλαξε και πότε. Αυτό είναι ένα μέρος της ιστορίας, αλλά όχι το σύνολο. Ένα αρχείο ελέγχου (audit trail) που καταγράφει μόνο αλλαγές δεν εξηγεί γιατί έγινε μια επιλογή ή ποιος κανόνας εφαρμόστηκε. Η διαφορά ανάμεσα σε ένα ημερολόγιο καταγραφών και μια πραγματική δομή λογοδοσίας αναπτύσσεται σε μια ανάλυση σχετικά με το γιατί ένα αρχείο ελέγχου πρέπει να είναι κάτι περισσότερο από ημερολόγιο καταγραφών.
Το Data Readiness Scan χαρτογραφεί αυτή τη διαδρομή: ποια πηγή τροφοδοτεί ποιο σημείο δεδομένων, ποιες επεξεργασίες βρίσκονται ανάμεσα, ποιος είναι ο κάτοχος κάθε βήματος και ποιος κανόνας ποιότητας αντιστοιχεί σε αυτό. Αυτό δεν είναι αναφορά ούτε ερωτηματολόγιο, αλλά η υποκείμενη δομή που κάνει και τα δύο αξιόπιστα.
Μόλις οι επεξεργασίες ανάμεσα στην πηγή και την αναφορά περιγραφούν, γίνεται ορατό ποια βήματα είναι σταθερή χειρωνακτική εργασία: η αντιγραφή ενός τιμολογίου, η εφαρμογή ενός σταθερού συντελεστή μετατροπής, η συνένωση μηνιαίων αριθμών σύμφωνα με έναν σταθερό κανόνα. Αυτό είναι ακριβώς το είδος εργασίας για το οποίο μπορεί να υπολογιστεί ποιο μέρος μπορεί να αναληφθεί από την ΑΙ, χωρίς η καταγραφή από την πηγή στην αναφορά να χάσει τη λειτουργία της. Η FTE TO AI υπολογίζει ανά εργασία ποιο μέρος αυτής είναι μεταβιβάσιμο, με βάση τη σάρωση εργασίας που κάνει ορατή αυτή τη διαφορά ανά εργασία.
Το Data Readiness Scan βρίσκεται σε ανάπτυξη. Όποιος θέλει οι επεξεργασίες ανάμεσα στην πηγή και την αναφορά να καταγραφούν μόλις η σάρωση γίνει διαθέσιμη, μπορεί να εγγραφεί στη λίστα αναμονής.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.