Kennisbank

Kde vlastně už datový bod existuje?

Než se číslo objeví ve zprávě, má už svou historii. Pochází z faktury za energii, HR systému, excelového souboru, který někdo aktualizuje každé čtvrtletí, nebo z odhadu, který byl vytvořen před třemi lety a od té doby nikdy revidován. Otázka "kde tento datový bod už existuje" vypadá jednoduše, ale u většiny organizací odpověď není nikde zaznamenána. Sídlí v hlavách, v e-mailové korespondenci z minulého roku, nebo nikde.

Registr datových bodů je místo, kde tato odpověď skutečně existuje. Ne jako zpráva, ale jako evidence: u každého datového bodu je zaznamenáno, odkud hodnota pochází, kdo za ni odpovídá a jakým pravidlům musí hodnota vyhovovat, než ji použijete.

Co je obsahem registru datových bodů

Registr obsahuje pro každý datový bod pevnou sadu polí. Název a definici datového bodu, aby si dva lidé nemysleli při stejném pojmu něco jiného. Zdrojové systémy nebo dokumenty, z nichž hodnota pochází. Vlastníka: osobu, která umí vysvětlit, odkud číslo pochází, a která je kontaktní osobou, pokud není správné. Úpravy, které probíhají mezi zdrojem a reportem, od přepočtu jednotek až po sečtení za jednotlivé pobočky. A kvalitativní pravidla, kterým musí hodnota vyhovovat, jako je očekávané rozpětí nebo kontrola proti předchozímu roku.

Toto není reportovací dokument. Je to vrstva pod ním: místo, kde můžete vyhledat, odkud číslo pochází, aniž byste musel/a někomu telefonovat.

Jak se datový bod dostane do registru

Registr se nevyplní automaticky. Začíná se seznamem datových bodů, které potřebujete, a u každého z nich otázkou: existuje to už někde, a kde přesně. U většiny datových bodů odpověď není jeden zdroj, ale řada kroků: export ze systému, úprava v tabulce, manuální doplnění, a pak výsledná hodnota. Každý krok v této řadě by měl být v registru zaznamenán, nejen ten poslední.

K tomu patří dvě otázky, které se nevynechávají. Za prvé: kdo je vlastníkem tohoto datového bodu, ne jako formalita, ale jako osoba, která hodnotu umí zdůvodnit. Za druhé: co se stane s datovým bodem, jehož zdroj se nepodaří dohledat. To se stává častěji, než se očekává, a co uděláte s datovým bodem bez zdroje je otázka, kterou nelze vynechat pouhým označením za obtížnou.

Budování tohoto registru je samostatný proces s vlastním pořadím: nejprve identifikace datových bodů, pak vysledování zdrojů, pak určení vlastníků, pak formulace pravidel. Jak sestavit registr datových bodů popisuje toto pořadí krok za krokem.

Kdy je datový bod správný

Mít datový bod zaznamenaný v registru není totéž jako mít datový bod, který je správný. Správnost znamená, že zdroj je dohledatelný, že úpravy mezi zdrojem a reportovaným číslem jsou známé a že existuje pravidlo, podle kterého lze výsledek ověřit. Bez těchto tří věcí je číslo předpoklad s číslicí navrch.

Úpravy jsou přitom součástí, která nejčastěji chybí. Datový bod jde jen zřídka přímo ze zdroje do reportu; obvykle je mezi tím přepočet, sloučení nebo korekce. Jaké úpravy se odehrávají mezi zdrojem a reportem je proto samostatná otázka vedle otázky, kde se nachází samotný zdroj, a tyto dvě otázky společně tvoří to, co je známo jako source-to-report mapping: kompletní trasa od syrového zdroje až po reportované číslo, zmapovaná.

Druhý problém, který se stane viditelným až ve chvíli, kdy registr vyplňujete, je duplicita: stejný datový bod dodávaný dvěma cestami, s dvěma poněkud odlišnými hodnotami. Jak rozpoznat duplicitní datový bod pak není teoretická otázka, ale praktická kontrola, kterou provedete na registru, než jej označíte za spolehlivý.

A protože registr není nikdy kompletní na první pokus, existuje samostatná otázka pro okamžik, kdy můžete přestat hledat: kdy je registr hotový popisuje, na čem to závisí, místo aby uváděl pevný počet datových bodů nebo termín.

Co toto neřeší

Registr datových bodů vám sdělí, odkud datový bod pochází a kdo za něj odpovídá. Nesdělí vám, kolik času stojí každý rok znovu shromáždit tyto údaje, ani jaká část této sběrné práce zůstává manuální a jakou část lze převzít automatizací. Jakmile registr existuje a víte, jaké kroky se opakují, tato otázka vyvstane automaticky. Werkscan od FTE TO AI vypočítá pro každý úkol, jakou část práce lze přenést na AI, a navazuje tak přesně na místo, kde registr končí: neřeší, kde data jsou, ale kolik práce stojí je pokaždé znovu získat.