Um grupo com múltiplas entidades tem frequentemente múltiplas versões do mesmo ponto de dados. Uma filial mede as emissões de âmbito 2 através do fornecedor de energia, outra através de uma empresa de facility management, uma terceira fornece uma estimativa a partir de uma folha de cálculo cuja origem já ninguém consegue rastrear. Ao nível do grupo, isto converge num único número, mas a pergunta sobre quem é o proprietário desse número fica muitas vezes sem resposta. Não porque ninguém queira assumi-la, mas porque a estrutura do grupo fragmenta a propriedade entre entidades que têm cada uma os seus próprios sistemas, definições e responsáveis.
Dentro de uma única empresa, a propriedade é normalmente uma questão de associar um nome a uma tarefa. Num grupo com múltiplas entidades, a pergunta é primeiro: a que nível se situa a propriedade? A responsabilidade por um ponto de dados está na entidade que faz a medição subjacente, ou na função de grupo que consolida o número? Ambas as respostas são defensáveis, e é precisamente esse o problema. Sem uma escolha explícita, surge uma zona cinzenta em que a entidade pensa que o grupo é responsável pela exatidão, e o grupo pensa que a entidade responde pela exatidão da medição na fonte. O que entende por definição e âmbito nesse contexto depende de quem detém a definição de um ponto de dados ao nível do grupo versus ao nível local — uma questão que é distinta da, mas precede, a questão de quem gere o processo subjacente.
Quando ninguém é proprietário, não acontece imediatamente nada visível. O número simplesmente chega, de algum lado, e é incluído na consolidação. O problema só se manifesta quando algo tem de mudar: uma definição é afinada, uma auditoria pede fundamentação, ou o número deste ano difere fortemente do ano anterior. É então que se constata que ninguém consegue explicar de onde vem o número, que pressupostos contém, ou quem pode aprovar o ajustamento. Numa única entidade, isso é incómodo. Num grupo com múltiplas entidades, torna-se uma busca por vários departamentos, todos convencidos de que outro pode responder à pergunta.
Isto está diretamente relacionado com quem é proprietário do processo subjacente a um ponto de dados: não apenas quem fornece o número, mas quem é responsável pelos passos que conduzem a ele — a medição, a conversão, a introdução no sistema. Num grupo com múltiplas entidades, esses passos podem estar em diferentes partes, e sem um proprietário definido para cada passo não é possível reconstituir onde surgiu um desvio.
A solução não é nomear, para cada ponto de dados, um proprietário que por acaso esteja disponível. Isso só desloca o problema. Um proprietário deve ser alguém que tenha efetivamente influência sobre a fonte do número: quem faz a medição, gere o sistema, ou controla a entrega. Em grupos com múltiplas entidades, isto significa muitas vezes uma atribuição em camadas — um proprietário local para a medição na fonte, e um proprietário de grupo para a lógica de consolidação que reúne as medições individuais num único número.
Estas duas funções não são intermutáveis. O proprietário local pode confirmar que a medição está correta na entidade, mas não que a soma ao nível do grupo foi aplicada corretamente, com os fatores de conversão adequados e sem duplicação de contagem. O proprietário do grupo pode gerir a consolidação, mas não pode garantir que cada medição subjacente é válida. Preencher ambas as funções é necessário para saber de onde vem um desvio quando a auditoria o questiona ao nível do grupo — uma questão que, no fim, remete para quem detém o controlo sobre um ponto de dados: quem assina pela exatidão, e com base em que confirmações subjacentes.
Em muitos grupos com múltiplas entidades, a propriedade existe, mas apenas na cabeça de pessoas que ocupam o seu lugar há já vários anos. Todos sabem, mais ou menos, quem é responsável por quê, até essa pessoa estar de férias, mudar de função, ou a pergunta ser um pouco mais específica do que aquilo que a imagem informal cobre. Um registo de pontos de dados que estabeleça, para cada ponto de dados, quem gere a fonte, quem faz a consolidação e quem assina pela exatidão, torna isto independente de quem está por acaso disponível naquela semana. Esse registo não precisa de ser maior do que o próprio grupo; apenas precisa de existir antes de a questão se tornar urgente.
Estabelecer a propriedade é um passo; é também um bom momento para avaliar quanto do trabalho que chega a esse proprietário exige de facto avaliação, e quanto se reduz a copiar números de um sistema para outro. O scan de trabalho da FTE TO AI calcula, por tarefa, que parte desse trabalho pode ser assumida pela IA, para que um proprietário num grupo com múltiplas entidades dedique o seu tempo às questões que realmente exigem avaliação, em vez de à combinação manual de folhas de cálculo provenientes de diferentes filiais.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
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