Um número num relatório de sustentabilidade quase nunca é um número proveniente diretamente de uma fonte. É geralmente o resultado de somar, calcular médias, ponderar ou redistribuir dados entre localizações, períodos ou unidades. Esse passo chama-se agregação, e de todas as operações entre a fonte e o relatório, esta é frequentemente a menos visível. Uma fórmula numa folha de cálculo soma doze números mensais para chegar a um número anual, ou uma folha de cálculo calcula a média de fatores de emissão de vários fornecedores. Ninguém regista, nesse processo, que pressuposto está subjacente.
Entre a medição em bruto e o número publicado existem várias etapas. Primeiro os dados são recolhidos de sistemas ou folhas de cálculo, depois convertidos para uma unidade comum, e em seguida agregados a um nível que se adeque ao relatório — unidade de negócio, país, ou total. Cada etapa pode conter uma escolha que altera o número final: conta uma fusão a partir da data de aquisição ou a partir do ano completo, calcula a média ponderada pela receita ou pelo número de colaboradores, arredonda por fonte ou apenas no total. Quais operações se situam exatamente entre a fonte e o relatório depende do indicador e da estrutura da organização, e em quais operações se situam entre a fonte e o relatório quando a fonte tem múltiplas fontes, essa lista torna-se mais longa do que a maioria das organizações espera.
A agregação é uma escolha, e escolhas que não ficam registadas voltam a ser feitas na ronda de relatório seguinte — frequentemente por outra pessoa, com um pressuposto diferente. A consequência é que um número do ano anterior deixa de poder ser reconduzido à mesma lógica, e que um controller ou auditor não consegue determinar se uma alteração no número reflete uma mudança real ou uma mudança no método de cálculo. Registar não significa, neste caso, descrever um processo em termos gerais. Significa: registar, para cada ponto de relatório, quais fontes foram incluídas, com que ponderação, em que período, e quem tomou essa decisão.
A agregação é frequentemente confundida com a normalização, mas são duas etapas distintas. A normalização torna os dados comparáveis — por exemplo, ao converter diferentes unidades de energia para um único padrão. A agregação combina depois esses dados comparáveis num nível superior. Um erro na normalização propaga-se em qualquer agregação subsequente, o que significa que as duas etapas devem ser verificadas separadamente. Como fazê-lo está descrito em como regista a normalização.
A maioria das organizações não dispõe de dados de origem que provenham de forma organizada de um único sistema. Parte dos dados de sustentabilidade está em faturas, parte numa folha de cálculo enviada por um fornecedor de energia por e-mail, parte numa exportação de um sistema ERP. Agregar dados entre essas fontes significa que é necessário determinar manualmente qual linha corresponde a que período e qual linha foi contada duplicadamente. Em o que é o mapeamento de fonte a relatório quando a fonte é uma folha de cálculo explica-se como mapear essa ligação entre a fonte em bruto e o ponto de relatório, e em como regista a agregação quando a fonte é uma folha de cálculo explica-se especificamente como documentar essa etapa da folha de cálculo, de modo a que a própria agregação se torne reprodutível, mesmo sem a pessoa que originalmente construiu a fórmula.
Registar a agregação não exige software. Exige disciplina: em cada etapa de cálculo, anotar o que entrou, que regra foi aplicada, e o que resultou. Isso pode ser feito num registo paralelo às folhas de cálculo existentes, mesmo antes de ser adquirido qualquer sistema. Como isso se apresenta sem ferramentas está descrito em como cria lineage sem ferramenta. Quem salta esta etapa e adquire diretamente um pacote de software para o relatório está apenas a sobrepor uma camada mais organizada à mesma agregação pouco clara — o relatório parece melhor, mas a questão de saber se o número está correto permanece sem resposta.
Uma regra de agregação que não foi registada é também um ponto de controlo que falta. Numa auditoria externa ou numa revisão interna, alguém tem de conseguir demonstrar por que motivo um número foi composto da forma como foi composto, não apenas que o número está correto de acordo com a calculadora. Essa distinção — entre um número que está correto e um número que é justificável — é precisamente o propósito de um audit trail, e por que este implica mais do que um simples registo de alterações, como se explica em por que um audit trail é mais do que um registo.
Uma vez registadas as regras de agregação — quais fontes, que ponderação, que período, quem tomou a decisão — surge uma base para determinar que parte desse trabalho é repetível e, portanto, adequada para transferência para um sistema. Essa é uma questão diferente de saber se as regras estão corretas; é a questão de quanto da aplicação dessas regras ainda deve permanecer trabalho humano. A werkscan da FTE TO AI calcula, por tarefa, que parte do trabalho pode ser assumida pela IA, e a agregação — com os seus passos fixos de somar, ponderar e combinar — é precisamente o tipo de tarefa em que esse resultado é frequentemente surpreendente.
O Data Readiness Scan da csrdready.net está em desenvolvimento. Quem já quiser organizar o registo de pontos de dados e as respetivas regras de agregação pode inscrever-se na lista de espera e será informado assim que o scan estiver disponível.
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