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O que é source-to-report mapping

Um valor num relatório de sustentabilidade quase nunca é o mesmo valor que o valor no sistema de origem. Entre o momento em que um colaborador introduz uma fatura de energia ou um sensor regista uma leitura, e o momento em que esse número aparece numa tabela de relatório, algo acontece. Faz-se uma conversão, uma soma, uma correção, uma agregação com outras fontes. Source-to-report mapping é o registo desse percurso: cada etapa que os dados percorrem entre a fonte e o relatório, na ordem em que ocorre.

Por que razão o próprio percurso é informação

O resultado de um cálculo nada diz sobre a sua fiabilidade se ninguém conseguir reconstruir como esse resultado surgiu. Um valor de emissões pode estar correto porque as etapas subjacentes estavam corretas, ou pode parecer correto porque um erro numa etapa compensou, por coincidência, um erro noutra. Sem mapping, essa diferença não se vê. Com mapping, sim: cada etapa é autónoma, com a sua própria fonte, o seu próprio tratamento e o seu próprio resultado, que pode ser verificado.

Esse percurso é normalmente composto por mais etapas do que as pessoas esperam. Entre os dados brutos de origem e o dado do relatório encontram-se, frequentemente, vários tratamentos sucessivos: unidades que são convertidas, valores que são agregados, excepções que são corrigidas manualmente. Quais tratamentos existem entre a fonte e o relatório varia por ponto de dado, mas a estrutura é sempre a mesma: uma sequência de etapas que, cada uma, acrescenta ou altera algo nos dados, e que devem ser registadas individualmente para se poder acompanhar o conjunto.

Os dois tratamentos que mais falham

Dois tipos de tratamento merecem atenção especial, por serem os mais frequentes e os que mais facilmente introduzem erros sem serem detetados.

O primeiro é a agregação: a combinação de valores de várias fontes ou de vários períodos num único número. Quem regista exatamente como essa soma é feita, quais as rubricas incluídas e excluídas, evita que um dado de relatório se torne uma caixa negra. A forma como regista a agregação determina se alguém consegue, mais tarde, reconstituir como se regista a agregação de um modo que permaneça rastreável até às rubricas subjacentes.

O segundo é a normalização: a redução de dados de origem diversos a uma unidade ou definição comum, de modo a tornar comparáveis valores de sistemas diferentes. Um litro de gasóleo e um quilowatt-hora de eletricidade só se tornam comparáveis após uma conversão, e essa conversão contém pressupostos. Registar como se regista a normalização significa registar quais são esses pressupostos, para que outra parte possa seguir o mesmo raciocínio ou pô-lo em causa.

Mais do que um registo de atividades

É tentador confundir mapping com um registo de atividades: uma lista de quem alterou o quê e quando. Isso é uma parte, mas não o todo. Uma trilha de auditoria que apenas regista alterações não explica por que motivo um tratamento foi aplicado ou qual a regra que o sustentava. Por que motivo uma trilha de auditoria é mais do que um registo de atividades tem a ver com a pergunta que, no fim, todo o auditor coloca: não apenas o que foi alterado, mas com base em que lógica e em que fonte.

Sem ferramenta, com a mesma disciplina

O source-to-report mapping é frequentemente confundido com software. Existem ferramentas que mostram automaticamente a linhagem dos dados, mas essas ferramentas apenas registam o que já lhes foi fornecido de forma estruturada. Uma organização que ainda trabalha com folhas de cálculo e transferências manuais pode registar o percurso da mesma forma, apenas com outros meios: um formato de documentação fixo por etapa, um local fixo onde os ficheiros de origem são guardados, uma forma fixa de anotar alterações. A forma como pode organizar isto sem ferramenta está descrita em como criar linhagem sem ferramenta. A disciplina não está no software, mas na repetibilidade do registo.

Essa disciplina é particularmente importante quando a própria fonte já é uma folha de cálculo. Uma célula numa folha de trabalho não tem proveniência incorporada: ninguém vê automaticamente quem introduziu um valor ou com base em que documento. O que significa source-to-report mapping quando a fonte é uma folha de cálculo é que essa proveniência tem de ser organizada manualmente, com o mesmo rigor que num sistema automatizado.

O que este registo significa em concreto

Na prática, o mapping reduz-se a uma pergunta que se repete em cada ponto de dado: de onde vem este valor, o que lhe foi feito antes de chegar ao relatório, e quem executou ou aprovou essa etapa. Fazer esta pergunta em relação a centenas de pontos de dados é um trabalho intensivo, e é precisamente isso que torna tentador ignorá-lo. Mas um relatório assente numa base não rastreável permanece vulnerável a perguntas que ninguém conseguirá responder no momento em que forem colocadas.

Mapear estas etapas, por ponto de dado e ao longo de várias fontes, é um trabalho repetitivo com uma estrutura fixa: identificar a fonte, descrever o tratamento, determinar o responsável, repetir para o ponto de dado seguinte. Trabalho com uma estrutura fixa é precisamente o tipo de trabalho de que uma parte pode ser assumida por IA. O werkscan da FTE TO AI calcula, por tarefa, que parte desse trabalho se presta a isso, tornando claro onde as pessoas continuam a ser necessárias para a avaliação e onde a repetição pode ser automatizada.