Una gran parte dei dati di sostenibilità non proviene da un sistema con campi e unità fissi, ma da un foglio di calcolo che un collaboratore ha compilato. Consumo energetico in kWh accanto a litri di carburante, cifre sui rifiuti per sede in unità diverse, numeri di dipendenti conteggiati a date di riferimento diverse. Prima che una tale cifra trovi posto in un rapporto, viene normalizzata: convertita in un'unità comune, corretta per periodo, aggregata a livello organizzativo. Questa normalizzazione avviene spesso nello stesso foglio di calcolo, con una formula che nessuno oltre a chi l'ha redatta conosce.
Il problema non è che si normalizzi. Il problema è che il passaggio è invisibile. Una formula in una cella mostra un risultato, non l'assunzione che c'è dietro. Se qualcun altro apre il file, vede un numero, non un ragionamento.
Tra il foglio di calcolo grezzo e la cifra pubblicata si trovano di solito più passaggi: conversione di unità, stima o omissione di valori mancanti, somma di cifre di più sedi, applicazione di un fattore di correzione per una deviazione nota. Ogni passaggio modifica il numero, e ogni passaggio è una scelta. Quale fattore di conversione è stato usato, su quale periodo si è sommato, perché un valore anomalo è stato incluso o escluso. Senza registrazione, queste scelte esistono solo nella mente di chi ha creato il foglio di calcolo. Una panoramica di quali operazioni si trovano tra fonte e rapporto mostra che la normalizzazione è raramente un singolo passaggio, ma una catena in cui ogni anello deve poter essere controllato separatamente.
Registrare la normalizzazione non è la stessa cosa che scrivere una spiegazione dopo che il rapporto è pronto. Si tratta del momento in cui avviene l'operazione: quale formula, con quali parametri, applicata a quale valore grezzo. Questa è la differenza tra un audit trail e un registro. Un registro annota che qualcosa è avvenuto; un audit trail chiarisce cosa è avvenuto e perché quell'operazione era quella corretta in quel momento. Questa distinzione viene approfondita in perché un audit trail è più di un registro quando la fonte è un foglio di calcolo. Chi documenta la normalizzazione solo a posteriori rischia che la scelta originale non sia più ricostruibile, soprattutto se chi ha redatto il foglio di calcolo ha nel frattempo cambiato funzione o ha lasciato l'organizzazione.
Un'assunzione ricorrente è che il lineage — la tracciabilità di una cifra dalla fonte al rapporto — richieda un sistema che lo registri automaticamente. Non è necessariamente così. Anche con fogli di calcolo come fonte, è possibile registrare per ogni punto dati quale valore di origine è stato utilizzato, quale operazione gli è stata applicata e chi ha approvato quell'operazione. Questo richiede disciplina, non software. Come si presenta questo in pratica è descritto in come si crea il lineage senza strumenti quando la fonte è un foglio di calcolo. Il nucleo è una struttura fissa: per ogni punto dati la tabella di origine, la formula applicata e un riferimento a chi ha stabilito quella formula. Questo è più un formato che un sistema, ed è applicabile prima ancora di pensare a uno strumento.
Una regola di normalizzazione — ad esempio il fattore di conversione da un tipo di carburante a equivalente CO2 — è essa stessa un punto dati che ha bisogno di un proprietario. Non il proprietario della cifra finale, ma il proprietario della regola: chi decide che questo fattore è quello corretto, e chi lo adatta quando la norma cambia. Senza questa attribuzione, la responsabilità si sposta implicitamente su chi per caso ha costruito il foglio di calcolo. La domanda chi possiede la definizione di un punto dati riguarda esattamente questo: una definizione e una regola di calcolo hanno bisogno di un proprietario distinto da chi inserisce i dati. Questo è uno degli elementi del source-to-report mapping, spiegato in cos'è il source-to-report mapping: non solo da dove proviene una cifra, ma anche chi è responsabile per ogni passaggio intermedio.
Esistono strumenti che automatizzano la normalizzazione e mostrano il lineage. Questi strumenti non risolvono nulla se il processo sottostante non è strutturato: se nessuno ha registrato quale regola vale per quale punto dati, lo strumento mostra solo più velocemente una cifra la cui provenienza resta comunque poco chiara. Prima il processo, poi lo strumento. Chi decide su questa strutturazione è una domanda che va oltre la sola normalizzazione; viene trattata in chi possiede il processo sottostante.
Una volta chiarito quali passaggi di normalizzazione esistono, chi li esegue e in base a quale regola, emerge una seconda domanda: quale parte di quel lavoro manuale nel foglio di calcolo può essere trasferita all'IA. La scansione del lavoro di FTE TO AI calcola per ogni compito quale parte del lavoro può essere ripresa, ed è utilizzabile non appena i passaggi di normalizzazione sono descritti come compiti distinti e riconoscibili invece che nascosti in una formula.
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