Un foglio di calcolo sembra una fonte semplice. Una cella con un numero, una scheda con un nome, un'esportazione da un altro sistema che è stata incollata. Ma tra quella cella e la cifra che finisce per comparire in un rapporto, c'è una serie di elaborazioni che di norma non viene documentata da nessuna parte. Source-to-report mapping significa mappare quella serie: ogni passaggio che un numero attraversa dal momento in cui entra nel foglio di calcolo fino al momento in cui finisce in una riga di rapporto.
Con un sistema con campi fissi e una struttura fissa, è spesso ancora possibile ricostruire da dove proviene un determinato campo. Un foglio di calcolo non ha automaticamente quella struttura. Qualcuno aggiunge una scheda intermedia per aggregare. Qualcun altro copia una colonna in un altro file per fare una conversione. Un terzo incolla il risultato come valore in un foglio di rendicontazione, facendo così scomparire la formula e con essa la traccia. Niente di tutto ciò è sbagliato nel momento in cui avviene. Il problema nasce un anno dopo, quando qualcuno deve spiegare da dove proviene una cifra e la risposta non è più ricostruibile.
La source-to-report mapping per una fonte di tipo foglio di calcolo consiste in una serie di passaggi riconoscibili, ciascuno dei quali richiede attenzione a parte.
Il primo passaggio è l'origine dei dati grezzi: quale file, quale scheda, quale cella o intervallo di celle, e chi la inserisce o la fornisce. Senza questo punto di ancoraggio non esiste una fonte a cui poter fare riferimento.
Il secondo passaggio è quali elaborazioni si trovano tra fonte e rapporto quando la fonte è un foglio di calcolo. Si pensi a unità di misura che vengono convertite, a filtri che escludono determinate righe, a formule che somministrano o riscalano i valori. Ogni elaborazione modifica il numero, e ogni elaborazione non documentata è un passaggio che in seguito non può più essere verificato.
Il terzo passaggio è l'aggregazione: più righe, schede o file che vengono uniti in un'unica cifra. Con un foglio di calcolo questo avviene spesso manualmente, con un clic sulla funzione somma su un intervallo che qualcuno ha delimitato autonomamente. Come è stato scelto quell'intervallo e cosa contiene determina la cifra tanto quanto i dati sottostanti. Ecco esattamente perché deve essere documentato come si registra l'aggregazione quando la fonte è un foglio di calcolo: non come formalità, ma perché il passaggio di aggregazione stesso è una fonte di errori che nessun altro vede.
Il quarto passaggio è la normalizzazione: diverse unità di misura, diversi periodi di rendicontazione o diverse sedi che vengono ricondotte a una base comune prima di diventare comparabili. Anche qui vale che la scelta di un fattore di conversione o di un valore di riferimento determina il risultato, e che questa scelta deve essere tracciabile. Come funziona è illustrato in come si registra la normalizzazione quando la fonte è un foglio di calcolo.
L'ultimo passaggio è il punto in cui il numero atterra: la riga di rapporto, l'indicatore, il totale annuale. Anche questo passaggio deve avere una traccia, non solo un riferimento al documento di origine.
È tentante pensare che una lista di chi ha modificato cosa sia sufficiente. Questo è un registro, e un registro documenta le modifiche senza mostrare la logica che le ha determinate. Un audit trail che ha un significato non mostra solo che una cella è stata modificata, ma anche perché, sulla base di quale regola e con quale risultato riconducibile alla fonte originaria. Questa distinzione viene ulteriormente illustrata nella spiegazione su perché un audit trail è più di un registro quando la fonte è un foglio di calcolo.
La maggior parte delle organizzazioni che lavora con fogli di calcolo non dispone di un sistema che tiene traccia automaticamente della lineage. Questo non significa che la mappatura sia impossibile, significa che deve avvenire manualmente, con disciplina invece che con software. Quali passaggi sono necessari a questo scopo e come un processo basato su fogli di calcolo può comunque diventare tracciabile è descritto in come si crea la lineage senza uno strumento quando la fonte è un foglio di calcolo. Una domanda correlata che viene spesso trascurata è chi possiede la definizione di un punto dato: senza un proprietario designato della definizione, il significato di un punto dato cambia insieme a chi lo osserva in un determinato momento, e a quel punto anche la mappatura più curata ha poco valore.
Uno strumento che rende i rapporti più curati non cambia nulla riguardo all'affidabilità delle cifre che vi entrano. Se il percorso dalla cella al rapporto non è stato documentato, uno strumento produce rapporti più ordinati sulle stesse cifre incerte. La mappatura da fonte a rapporto non è quindi un passaggio che viene dopo lo strumento, ma uno che lo precede.
Non appena i passaggi tra fonte e rapporto vengono messi per iscritto, diventa visibile anche quali di questi passaggi sono lavoro umano e quali seguono un'elaborazione fissa e ripetibile. Questa distinzione è la base della werkscan di FTE TO AI, che calcola per ciascun compito quale parte del lavoro può essere ripresa dall'AI, sulla base di ciò che è già stato documentato riguardo all'elaborazione, alle regole e all'origine dei dati.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
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